Loading...
03/20/2020-CC-Minutes-RegularCITY OF SANGER, TEXAS MINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETING Monday, March 2, 2020 ­ 7:00 PM 502 Elm Street, Sanger, Texas COUNCIL MEMBERS PRESENT: Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon; Councilmember Allen Chick.  COUNCIL MEMBERS ABSENT: Councilmember David Clark STAFF MEMBERS PRESENT: City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Director of Development Services Ramie Hammonds; Planner Muzaib Riaz; City Engineer Tracy LaPiene; Police Chief Curtis Amyx; Police Officer Josh Bishop. 1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance. There being a quorum present at the March 2, 2020 Regular City Council Meeting, the meeting was called to order by Mayor Muir at 7:03 p.m.  The invocation was given by Mayor Pro Tem Bilyeu and the Pledge of Allegiance was led by Councilmember Barrett. 2.CITIZEN INPUT: There were no citizens who came forward wishing to speak during Citizen Input regarding items not on the agenda.   3.CONSENT AGENDA: a.Approval of Minutes 1.City Council Work Session Minutes 02­03­2020 Approve the City Council Work Session Minutes for the February 3, 2020 Work Session.  2.City Council Regular Meeting Minutes 02­03­2020 Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for February 3, 2020 Regular Meeting.   3.City Council Regular Meeting Minutes 02­18­2020 Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for the February 19, 2020 Regular Meeting.   A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve the Consent Agenda as presented.  The Page 1 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, March 2, 2020 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett;Councilmember Dennis Dillon; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Councilmember David ClarkSTAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Director of Development Services RamieHammonds; Planner Muzaib Riaz; City Engineer Tracy LaPiene; Police Chief Curtis Amyx; PoliceOfficer Josh Bishop.1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present at the March 2, 2020 Regular City Council Meeting, the meeting wascalled to order by Mayor Muir at 7:03 p.m.  The invocation was given by Mayor Pro Tem Bilyeuand the Pledge of Allegiance was led by Councilmember Barrett.2.CITIZEN INPUT:There were no citizens who came forward wishing to speak during Citizen Input regarding items noton the agenda.  3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 02­03­2020Approve the City Council Work Session Minutes for the February 3, 2020 WorkSession. 2.City Council Regular Meeting Minutes 02­03­2020Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for February 3, 2020 RegularMeeting.  3.City Council Regular Meeting Minutes 02­18­2020Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for the February 19, 2020Regular Meeting.   A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve the Consent Agenda as presented.  The motion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0 vote ­ Councilmember Clark absent). 4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda. There were no items removed from the Consent Agenda. REGULAR AGENDA 5.Norris Design Contract for Sanger Comprehensive Plan Update Consider, Discuss and Possibly Authorize the Mayor to Execute the Contract Between the City of Sanger and Norris Design for Consulting Services for City of Sanger Comprehensive Plan in an Amount not to Exceed $126,300. Director of Development Services, Ramie Hammonds summarized. The City put out a Request for Qualifications (RFQ) for an Engineering Firm to provide a Comprehensive Plan.  They had ten (10) firms respond and after evaluations, interviews, looking at all of the qualifications of other similar size cities the firms had worked with, which were comparable to our City.  Norris Design was chosen as the number one choice. The contract is written with Norris Design who will be doing the following tasks:  baseline analysis; community branding; communication, vision and outreach; future land use; parks, trails and open space plans; conceptual, mobility and transportation plans; downtown revitalization plan; implementation of Economic Development strategies; and, the Comprehensive Plan adoption.  This will be a twelve to fourteen month project.   The contract has been reviewed by legal and staff is requesting approval and authorization for the Mayor to execute the contract.Ms. Hammonds noted that Rick Leisner with Norris Design was present if the Council had any questions. Mayor Muir asked for clarification regarding the downtown revitalization and Ms. Hammonds noted that it is a overall comprehensive plan with a downtown element, but the plan will be citywide.  It was noted the plan should be updated every ten years and it has been 12 to 14 years since we have had it done.   There was brief discussion regarding the fee, that it was a not to exceed $126,300 and the money has been put into the budget.  A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to authorize the Mayor to execute the contract between the City of Sanger and Norris Design for Consulting Services for City of Sanger Comprehensive Plan in an amount not to exceed $126,300.  The motion was seconded by Councilmember Barrett. Mayor Muir noted that this is shared funding between 4A, 4B and the City. The motion carried unanimously (4­0 vote ­ Councilman Clark absent). 6.Sanger Meadow Addition Phase 1 ­ Final Plat Consider, Discuss and Act on the Final Plat of Sanger Meadows Addition, Phase 1, Being 15.928 Acres of Land, and Generally Located North­West of the Intersection of View Road and Metz Road. Director of Development Services Ramie Hammonds summarized.  The final plat is proposing to develop 10 residential lots of a minimum of one acre with two drainage and detention easement lots. The property is located in City of Sanger Extraterritorial Jurisdiction (ETJ). The property will be served by Bolivar Water, CoServ Electric and will have on­site septic for sanitary sewer.  Council has seen a preliminary plat for this, this is the final.  There was one change made since the preliminary plat was approved, the two detention lots which were included originally as part of the Page 2 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, March 2, 2020 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett;Councilmember Dennis Dillon; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Councilmember David ClarkSTAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Director of Development Services RamieHammonds; Planner Muzaib Riaz; City Engineer Tracy LaPiene; Police Chief Curtis Amyx; PoliceOfficer Josh Bishop.1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present at the March 2, 2020 Regular City Council Meeting, the meeting wascalled to order by Mayor Muir at 7:03 p.m.  The invocation was given by Mayor Pro Tem Bilyeuand the Pledge of Allegiance was led by Councilmember Barrett.2.CITIZEN INPUT:There were no citizens who came forward wishing to speak during Citizen Input regarding items noton the agenda.  3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 02­03­2020Approve the City Council Work Session Minutes for the February 3, 2020 WorkSession. 2.City Council Regular Meeting Minutes 02­03­2020Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for February 3, 2020 RegularMeeting.  3.City Council Regular Meeting Minutes 02­18­2020Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for the February 19, 2020Regular Meeting.  A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0 vote ­Councilmember Clark absent).4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.There were no items removed from the Consent Agenda.REGULAR AGENDA5.Norris Design Contract for Sanger Comprehensive Plan UpdateConsider, Discuss and Possibly Authorize the Mayor to Execute the Contract Between the City ofSanger and Norris Design for Consulting Services for City of Sanger Comprehensive Plan in anAmount not to Exceed $126,300.Director of Development Services, Ramie Hammonds summarized. The City put out a Request forQualifications (RFQ) for an Engineering Firm to provide a Comprehensive Plan.  They had ten (10)firms respond and after evaluations, interviews, looking at all of the qualifications of other similar sizecities the firms had worked with, which were comparable to our City.  Norris Design was chosen asthe number one choice. The contract is written with Norris Design who will be doing the followingtasks:  baseline analysis; community branding; communication, vision and outreach; future land use;parks, trails and open space plans; conceptual, mobility and transportation plans; downtownrevitalization plan; implementation of Economic Development strategies; and, the ComprehensivePlan adoption.  This will be a twelve to fourteen month project.   The contract has been reviewed bylegal and staff is requesting approval and authorization for the Mayor to execute the contract.Ms.Hammonds noted that Rick Leisner with Norris Design was present if the Council had anyquestions.Mayor Muir asked for clarification regarding the downtown revitalization and Ms. Hammonds notedthat it is a overall comprehensive plan with a downtown element, but the plan will be citywide.  Itwas noted the plan should be updated every ten years and it has been 12 to 14 years since we havehad it done.   There was brief discussion regarding the fee, that it was a not to exceed $126,300 andthe money has been put into the budget. A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to authorize the Mayor to execute the contractbetween the City of Sanger and Norris Design for Consulting Services for City of SangerComprehensive Plan in an amount not to exceed $126,300.  The motion was seconded byCouncilmember Barrett. Mayor Muir noted that this is shared funding between 4A, 4B and the City.The motion carried unanimously (4­0 vote ­ Councilman Clark absent).6.Sanger Meadow Addition Phase 1 ­ Final PlatConsider, Discuss and Act on the Final Plat of Sanger Meadows Addition, Phase 1, Being 15.928Acres of Land, and Generally Located North­West of the Intersection of View Road and MetzRoad.Director of Development Services Ramie Hammonds summarized.  The final plat is proposing todevelop 10 residential lots of a minimum of one acre with two drainage and detention easement lots.The property is located in City of Sanger Extraterritorial Jurisdiction (ETJ). The property will beserved by Bolivar Water, CoServ Electric and will have on­site septic for sanitary sewer.  Council has seen a preliminary plat for this, this is the final.  There was one change made since the preliminary plat was approved, the two detention lots which were included originally as part of the residential lots, have been  broken out into separate common lots and will be maintained by the Homeowner's Association. All of the Planning and Engineering comments, as well as Denton County's list, have been given to the applicant.  The preliminary plat for Sanger Meadows Addition Phase 1 was approved by City Council on November 18, 2019, with the following variances: 1. Where no existing subdivision controls, the blocks shall not exceed 1000 feet in length nor be less than 500 feet in length, except in certain instances where topographical features warrant special consideration (Sec. 10.105.6.B). 2. Residential lots shall front on residential class streets (Sec. 10.105.4.D). These two variances would also need to be approved with the final plat.  Mayor Pro Tem Bilyeu questioned if all of the items on the Engineering Memo have been addressed.  City Engineer Tracy LaPiene stated that they have all been addressed.  There was brief discussion regarding some of the specific items which were addressed.  Mr. LaPiene noted that the future phases of the subdivision would address the drainage as the subdivision is fully developed.  Also discussed were the detention lots, that he had them separate from the residential lots so the residents were not responsible for the detention areas. There was also brief discussion regarding the future phases and the road widths and concern for the traffic volume the subdivision would generate.   Mayor Muir questioned if the developer, who was not present, would be willing to work with the City and meet some of the design criteria requested by the City Engineer. There was discussion regarding the "Shot Clock" process and it was noted that the construction plan process is now handled separately due to a recently approved change by ordinance.  Mayor Pro Tem Bilyeu asked if they could put the variances noted on the plat.  Staff noted that they could be added.  A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve the the Final Plat of Sanger Meadows Addition, Phase 1, Being 15.928 Acres of Land, and Generally Located North­West of the Intersection of View Road and Metz Road with the two variances: 1. Where no existing subdivision controls, the blocks shall not exceed 1000 feet in length nor be less than 500 feet in length, except in certain instances where topographical features warrant special consideration (Sec. 10.105.6.B). 2. Residential lots shall front on residential class streets (Sec. 10.105.4.D). The motion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried with a 3­1 vote, Councilmember Chick voting in opposition, Councilman Clark absent. 7.PSA Plummer ­ WWTP Amendment No. 7 Consider, Discuss and Possibly Act To Approve A Professional Services Agreement with Alan Plummer Associates, Inc. For Amendment No. 7; Wastewater Treatment Plant Improvements and Expansion for Walkways for Safety and Maintenance of Facility in the Amount of $8,314.00, and Authorize City Manager to Execute Amendment. City Engineer Tracy LaPiene summarized.  He stated that this is an amendment for an additional design from Plummer & Associates that is actually a design to run walkways and access platforms to the different tanks that they have at the plant.  This was originally discussed with the previous Director of Public Works and Plant Supervisor, but was deleted as a cost savings. Current staff believes it is a safety concern and feels it is necessary. He noted that the amount of the amendment ($8,314.00) is only for the design and coordination of construction of the catwalks and not for the Page 3 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, March 2, 2020 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett;Councilmember Dennis Dillon; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Councilmember David ClarkSTAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Director of Development Services RamieHammonds; Planner Muzaib Riaz; City Engineer Tracy LaPiene; Police Chief Curtis Amyx; PoliceOfficer Josh Bishop.1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present at the March 2, 2020 Regular City Council Meeting, the meeting wascalled to order by Mayor Muir at 7:03 p.m.  The invocation was given by Mayor Pro Tem Bilyeuand the Pledge of Allegiance was led by Councilmember Barrett.2.CITIZEN INPUT:There were no citizens who came forward wishing to speak during Citizen Input regarding items noton the agenda.  3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 02­03­2020Approve the City Council Work Session Minutes for the February 3, 2020 WorkSession. 2.City Council Regular Meeting Minutes 02­03­2020Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for February 3, 2020 RegularMeeting.  3.City Council Regular Meeting Minutes 02­18­2020Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for the February 19, 2020Regular Meeting.  A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0 vote ­Councilmember Clark absent).4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.There were no items removed from the Consent Agenda.REGULAR AGENDA5.Norris Design Contract for Sanger Comprehensive Plan UpdateConsider, Discuss and Possibly Authorize the Mayor to Execute the Contract Between the City ofSanger and Norris Design for Consulting Services for City of Sanger Comprehensive Plan in anAmount not to Exceed $126,300.Director of Development Services, Ramie Hammonds summarized. The City put out a Request forQualifications (RFQ) for an Engineering Firm to provide a Comprehensive Plan.  They had ten (10)firms respond and after evaluations, interviews, looking at all of the qualifications of other similar sizecities the firms had worked with, which were comparable to our City.  Norris Design was chosen asthe number one choice. The contract is written with Norris Design who will be doing the followingtasks:  baseline analysis; community branding; communication, vision and outreach; future land use;parks, trails and open space plans; conceptual, mobility and transportation plans; downtownrevitalization plan; implementation of Economic Development strategies; and, the ComprehensivePlan adoption.  This will be a twelve to fourteen month project.   The contract has been reviewed bylegal and staff is requesting approval and authorization for the Mayor to execute the contract.Ms.Hammonds noted that Rick Leisner with Norris Design was present if the Council had anyquestions.Mayor Muir asked for clarification regarding the downtown revitalization and Ms. Hammonds notedthat it is a overall comprehensive plan with a downtown element, but the plan will be citywide.  Itwas noted the plan should be updated every ten years and it has been 12 to 14 years since we havehad it done.   There was brief discussion regarding the fee, that it was a not to exceed $126,300 andthe money has been put into the budget. A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to authorize the Mayor to execute the contractbetween the City of Sanger and Norris Design for Consulting Services for City of SangerComprehensive Plan in an amount not to exceed $126,300.  The motion was seconded byCouncilmember Barrett. Mayor Muir noted that this is shared funding between 4A, 4B and the City.The motion carried unanimously (4­0 vote ­ Councilman Clark absent).6.Sanger Meadow Addition Phase 1 ­ Final PlatConsider, Discuss and Act on the Final Plat of Sanger Meadows Addition, Phase 1, Being 15.928Acres of Land, and Generally Located North­West of the Intersection of View Road and MetzRoad.Director of Development Services Ramie Hammonds summarized.  The final plat is proposing todevelop 10 residential lots of a minimum of one acre with two drainage and detention easement lots.The property is located in City of Sanger Extraterritorial Jurisdiction (ETJ). The property will beserved by Bolivar Water, CoServ Electric and will have on­site septic for sanitary sewer.  Councilhas seen a preliminary plat for this, this is the final.  There was one change made since thepreliminary plat was approved, the two detention lots which were included originally as part of theresidential lots, have been  broken out into separate common lots and will be maintained by theHomeowner's Association. All of the Planning and Engineering comments, as well as DentonCounty's list, have been given to the applicant.  The preliminary plat for Sanger Meadows AdditionPhase 1 was approved by City Council on November 18, 2019, with the following variances:1. Where no existing subdivision controls, the blocks shall not exceed 1000 feet in length nor beless than 500 feet in length, except in certain instances where topographical features warrantspecial consideration (Sec. 10.105.6.B).2. Residential lots shall front on residential class streets (Sec. 10.105.4.D).These two variances would also need to be approved with the final plat. Mayor Pro Tem Bilyeu questioned if all of the items on the Engineering Memo have beenaddressed.  City Engineer Tracy LaPiene stated that they have all been addressed.  There was briefdiscussion regarding some of the specific items which were addressed.  Mr. LaPiene noted that thefuture phases of the subdivision would address the drainage as the subdivision is fully developed. Also discussed were the detention lots, that he had them separate from the residential lots so theresidents were not responsible for the detention areas. There was also brief discussion regarding thefuture phases and the road widths and concern for the traffic volume the subdivision wouldgenerate.   Mayor Muir questioned if the developer, who was not present, would be willing to workwith the City and meet some of the design criteria requested by the City Engineer. There wasdiscussion regarding the "Shot Clock" process and it was noted that the construction plan process isnow handled separately due to a recently approved change by ordinance. Mayor Pro Tem Bilyeu asked if they could put the variances noted on the plat.  Staff noted that theycould be added. A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve the the Final Plat of Sanger MeadowsAddition, Phase 1, Being 15.928 Acres of Land, and Generally Located North­West of theIntersection of View Road and Metz Road with the two variances:1. Where no existing subdivision controls, the blocks shall not exceed 1000 feet in length nor beless than 500 feet in length, except in certain instances where topographical features warrantspecial consideration (Sec. 10.105.6.B).2. Residential lots shall front on residential class streets (Sec. 10.105.4.D).The motion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried with a 3­1 vote,Councilmember Chick voting in opposition, Councilman Clark absent.7.PSA Plummer ­ WWTP Amendment No. 7Consider, Discuss and Possibly Act To Approve A Professional Services Agreement with AlanPlummer Associates, Inc. For Amendment No. 7; Wastewater Treatment Plant Improvements andExpansion for Walkways for Safety and Maintenance of Facility in the Amount of $8,314.00, andAuthorize City Manager to Execute Amendment.City Engineer Tracy LaPiene summarized.  He stated that this is an amendment for an additionaldesign from Plummer & Associates that is actually a design to run walkways and access platforms tothe different tanks that they have at the plant.  This was originally discussed with the previousDirector of Public Works and Plant Supervisor, but was deleted as a cost savings. Current staff believes it is a safety concern and feels it is necessary. He noted that the amount of the amendment ($8,314.00) is only for the design and coordination of construction of the catwalks and not for the actual construction; the amount is a not to exceed amount.  Mr. LaPiene noted that we can not get a hard number on the price of the construction until the design is complete, and they are able to send it to the steel fabricator to get prices. They have given an estimate about $75,000, but do not know for sure at this time what the figure will be. There was brief discussion regarding why this was not planned from the beginning and it should not have been deleted by prior staff.   Mayor Pro Tem Bilyeu and other Councilmembers echoed the concern that any time there is a safety concern there should be no question as to whether or not to do it, that it should have never been omitted.  If an accident were to happen,  the cost to the city will be exponentially more.  Councilmember Chick asked if it was in the original plans and cut, was it already engineered at that time ­ are we doing it again.  Mr. LaPiene noted that the point at which it was cut from the plans was very preliminary and nothing had been done at that point.    Mr. LaPiene gave a brief summary of finalizing the plant and noted that we hoped to have everything wrapped up with the plant by about the 3rd week in May.  Councilmember Barrett asked if in the future when improvements to facilities are requested, etc, if staff could include photos of the current conditions.  That it would be helpful when having discussions to understand what exactly is being done and why it is necessary.  Mayor Pro Tem Bilyeu noted that he would propose a motion since it is a safety issue that needs to be addressed.   A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve a Professional Services Agreement with Alan Plummer Associates, Inc. For Amendment No. 7; Wastewater Treatment Plant Improvements and Expansion for the design of walkways for safety and maintenance of the facility in the amount of $8,314.00, and authorize City Manager to execute amendment.  The motion was seconded by Councilmember Barrett, she noted, for safety concerns.  The motion carried unanimously (4­0 vote Councilmember Clark absent). 8.Small Wireless Facilities Policy and Design Manual Consider, Discuss, and Act on Ordinance # 02­05­20 Adding Chapter 16 "Right­of­Way Management" in the City of Sanger Code of Ordinances, And Adopting City of Sanger Small Wireless Facilities Policy and Small Wireless Facilities Design Guidelines. City Planner Muzaib Riaz summarized.  The City of Sanger in consultation with HR Green has established standards for regulating small wireless facilities within the City of Sanger in response to Federal Communications Commission (FCC) Ruling on September 28, 2018.  The ruling established shot clocks for permit approval permitting fees, and limits on local governments control of small wireless infrastructure in terms of its location within the right­of­way (ROW).  These standards are intended to protect the aesthetic character of the City, and ensure safety of the general public.  These standards also establish fees for permitting and City Infrastructure and ROW use by small wireless facility service providers.  He noted that there are fees for permitting, use of right­of­ way, pole attachments and attaching nodes to transport facilities.  Mayor Pro Tem Bilyeu complimented the "Exhibit A" the Small Wireless Facility Design Guidelines booklet and asked if it was done by HR Green.Mr. Riaz stated that they did the research and created the brochure for the City.  Mayor Pro Tem Bilyeu noted concern regarding staff and processing the permits for the nodes, noting that they could submit up to 30 permits at a time. City Engineer, Tracy LaPiene  noted that that he would be able to handle the permits.  Mayor Muir Page 4 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, March 2, 2020 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett;Councilmember Dennis Dillon; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Councilmember David ClarkSTAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Director of Development Services RamieHammonds; Planner Muzaib Riaz; City Engineer Tracy LaPiene; Police Chief Curtis Amyx; PoliceOfficer Josh Bishop.1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present at the March 2, 2020 Regular City Council Meeting, the meeting wascalled to order by Mayor Muir at 7:03 p.m.  The invocation was given by Mayor Pro Tem Bilyeuand the Pledge of Allegiance was led by Councilmember Barrett.2.CITIZEN INPUT:There were no citizens who came forward wishing to speak during Citizen Input regarding items noton the agenda.  3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 02­03­2020Approve the City Council Work Session Minutes for the February 3, 2020 WorkSession. 2.City Council Regular Meeting Minutes 02­03­2020Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for February 3, 2020 RegularMeeting.  3.City Council Regular Meeting Minutes 02­18­2020Approval of the Regular City Council Meeting Minutes for the February 19, 2020Regular Meeting.  A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0 vote ­Councilmember Clark absent).4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.There were no items removed from the Consent Agenda.REGULAR AGENDA5.Norris Design Contract for Sanger Comprehensive Plan UpdateConsider, Discuss and Possibly Authorize the Mayor to Execute the Contract Between the City ofSanger and Norris Design for Consulting Services for City of Sanger Comprehensive Plan in anAmount not to Exceed $126,300.Director of Development Services, Ramie Hammonds summarized. The City put out a Request forQualifications (RFQ) for an Engineering Firm to provide a Comprehensive Plan.  They had ten (10)firms respond and after evaluations, interviews, looking at all of the qualifications of other similar sizecities the firms had worked with, which were comparable to our City.  Norris Design was chosen asthe number one choice. The contract is written with Norris Design who will be doing the followingtasks:  baseline analysis; community branding; communication, vision and outreach; future land use;parks, trails and open space plans; conceptual, mobility and transportation plans; downtownrevitalization plan; implementation of Economic Development strategies; and, the ComprehensivePlan adoption.  This will be a twelve to fourteen month project.   The contract has been reviewed bylegal and staff is requesting approval and authorization for the Mayor to execute the contract.Ms.Hammonds noted that Rick Leisner with Norris Design was present if the Council had anyquestions.Mayor Muir asked for clarification regarding the downtown revitalization and Ms. Hammonds notedthat it is a overall comprehensive plan with a downtown element, but the plan will be citywide.  Itwas noted the plan should be updated every ten years and it has been 12 to 14 years since we havehad it done.   There was brief discussion regarding the fee, that it was a not to exceed $126,300 andthe money has been put into the budget. A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to authorize the Mayor to execute the contractbetween the City of Sanger and Norris Design for Consulting Services for City of SangerComprehensive Plan in an amount not to exceed $126,300.  The motion was seconded byCouncilmember Barrett. Mayor Muir noted that this is shared funding between 4A, 4B and the City.The motion carried unanimously (4­0 vote ­ Councilman Clark absent).6.Sanger Meadow Addition Phase 1 ­ Final PlatConsider, Discuss and Act on the Final Plat of Sanger Meadows Addition, Phase 1, Being 15.928Acres of Land, and Generally Located North­West of the Intersection of View Road and MetzRoad.Director of Development Services Ramie Hammonds summarized.  The final plat is proposing todevelop 10 residential lots of a minimum of one acre with two drainage and detention easement lots.The property is located in City of Sanger Extraterritorial Jurisdiction (ETJ). The property will beserved by Bolivar Water, CoServ Electric and will have on­site septic for sanitary sewer.  Councilhas seen a preliminary plat for this, this is the final.  There was one change made since thepreliminary plat was approved, the two detention lots which were included originally as part of theresidential lots, have been  broken out into separate common lots and will be maintained by theHomeowner's Association. All of the Planning and Engineering comments, as well as DentonCounty's list, have been given to the applicant.  The preliminary plat for Sanger Meadows AdditionPhase 1 was approved by City Council on November 18, 2019, with the following variances:1. Where no existing subdivision controls, the blocks shall not exceed 1000 feet in length nor beless than 500 feet in length, except in certain instances where topographical features warrantspecial consideration (Sec. 10.105.6.B).2. Residential lots shall front on residential class streets (Sec. 10.105.4.D).These two variances would also need to be approved with the final plat. Mayor Pro Tem Bilyeu questioned if all of the items on the Engineering Memo have beenaddressed.  City Engineer Tracy LaPiene stated that they have all been addressed.  There was briefdiscussion regarding some of the specific items which were addressed.  Mr. LaPiene noted that thefuture phases of the subdivision would address the drainage as the subdivision is fully developed. Also discussed were the detention lots, that he had them separate from the residential lots so theresidents were not responsible for the detention areas. There was also brief discussion regarding thefuture phases and the road widths and concern for the traffic volume the subdivision wouldgenerate.   Mayor Muir questioned if the developer, who was not present, would be willing to workwith the City and meet some of the design criteria requested by the City Engineer. There wasdiscussion regarding the "Shot Clock" process and it was noted that the construction plan process isnow handled separately due to a recently approved change by ordinance. Mayor Pro Tem Bilyeu asked if they could put the variances noted on the plat.  Staff noted that theycould be added. A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve the the Final Plat of Sanger MeadowsAddition, Phase 1, Being 15.928 Acres of Land, and Generally Located North­West of theIntersection of View Road and Metz Road with the two variances:1. Where no existing subdivision controls, the blocks shall not exceed 1000 feet in length nor beless than 500 feet in length, except in certain instances where topographical features warrantspecial consideration (Sec. 10.105.6.B).2. Residential lots shall front on residential class streets (Sec. 10.105.4.D).The motion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried with a 3­1 vote,Councilmember Chick voting in opposition, Councilman Clark absent.7.PSA Plummer ­ WWTP Amendment No. 7Consider, Discuss and Possibly Act To Approve A Professional Services Agreement with AlanPlummer Associates, Inc. For Amendment No. 7; Wastewater Treatment Plant Improvements andExpansion for Walkways for Safety and Maintenance of Facility in the Amount of $8,314.00, andAuthorize City Manager to Execute Amendment.City Engineer Tracy LaPiene summarized.  He stated that this is an amendment for an additionaldesign from Plummer & Associates that is actually a design to run walkways and access platforms tothe different tanks that they have at the plant.  This was originally discussed with the previousDirector of Public Works and Plant Supervisor, but was deleted as a cost savings. Current staffbelieves it is a safety concern and feels it is necessary. He noted that the amount of the amendment($8,314.00) is only for the design and coordination of construction of the catwalks and not for theactual construction; the amount is a not to exceed amount.  Mr. LaPiene noted that we can not get ahard number on the price of the construction until the design is complete, and they are able to send itto the steel fabricator to get prices. They have given an estimate about $75,000, but do not knowfor sure at this time what the figure will be. There was brief discussion regarding why this was notplanned from the beginning and it should not have been deleted by prior staff.   Mayor Pro TemBilyeu and other Councilmembers echoed the concern that any time there is a safety concern thereshould be no question as to whether or not to do it, that it should have never been omitted.  If anaccident were to happen,  the cost to the city will be exponentially more.  Councilmember Chickasked if it was in the original plans and cut, was it already engineered at that time ­ are we doing itagain.  Mr. LaPiene noted that the point at which it was cut from the plans was very preliminary andnothing had been done at that point.   Mr. LaPiene gave a brief summary of finalizing the plant and noted that we hoped to have everythingwrapped up with the plant by about the 3rd week in May. Councilmember Barrett asked if in the future when improvements to facilities are requested, etc, ifstaff could include photos of the current conditions.  That it would be helpful when havingdiscussions to understand what exactly is being done and why it is necessary. Mayor Pro Tem Bilyeu noted that he would propose a motion since it is a safety issue that needs tobe addressed.  A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve a Professional Services Agreement withAlan Plummer Associates, Inc. For Amendment No. 7; Wastewater Treatment Plant Improvementsand Expansion for the design of walkways for safety and maintenance of the facility in the amount of$8,314.00, and authorize City Manager to execute amendment.  The motion was seconded byCouncilmember Barrett, she noted, for safety concerns.  The motion carried unanimously (4­0 voteCouncilmember Clark absent).8.Small Wireless Facilities Policy and Design ManualConsider, Discuss, and Act on Ordinance # 02­05­20 Adding Chapter 16 "Right­of­WayManagement" in the City of Sanger Code of Ordinances, And Adopting City of Sanger SmallWireless Facilities Policy and Small Wireless Facilities Design Guidelines.City Planner Muzaib Riaz summarized.  The City of Sanger in consultation with HR Green hasestablished standards for regulating small wireless facilities within the City of Sanger in response toFederal Communications Commission (FCC) Ruling on September 28, 2018.  The rulingestablished shot clocks for permit approval permitting fees, and limits on local governments controlof small wireless infrastructure in terms of its location within the right­of­way (ROW).  Thesestandards are intended to protect the aesthetic character of the City, and ensure safety of the generalpublic.  These standards also establish fees for permitting and City Infrastructure and ROW use bysmall wireless facility service providers.  He noted that there are fees for permitting, use of right­of­way, pole attachments and attaching nodes to transport facilities. Mayor Pro Tem Bilyeu complimented the "Exhibit A" the Small Wireless Facility Design Guidelinesbooklet and asked if it was done by HR Green.Mr. Riaz stated that they did the research andcreated the brochure for the City.  Mayor Pro Tem Bilyeu noted concern regarding staff and processing the permits for the nodes, noting that they could submit up to 30 permits at a time. City Engineer, Tracy LaPiene  noted that that he would be able to handle the permits.  Mayor Muir complimented staff for getting ahead of these regulations, and asked if they came in with an amount of permits that staff could not handle, could it be outsourced outsourced and paid for by the Permitee like the inspections.  It was noted that this could be done if it became overwhelming.  That some larger cities have experienced this already.  A motion was made by Councilmember Chick to approve Ordinance # 02­05­20 Adding Chapter 16 "Right­of­Way Management" in the City of Sanger Code of Ordinances, and adopting City of Sanger Small Wireless Facilities Policy and Small Wireless Facilities Design Guidelines.  The motion was seconded by Mayor Pro Tem Bilyeu.  The motion carried unanimously (4­0 vote ­ Councilman Clark absent).  9.INFORMATION ITEMS: a.Racial Profiling Report Attached is a copy of information from January 1, 2019 through December 31, 2019 regarding racial profiling information set in place by policy. There have been no complaints filed with this department regarding a racial profiling incident. Chief Curtis Amyx  was recognized answered a few questions regarding the report noting that this is a report that is done every year.  This is the second year with the Sandra Bland Act which requires that all traffic stops, including warnings are  recorded for this report.  It was 2001 when this report originally began and it is turned into the State on the first of March every year and published online on the Texas Commission on Law Enforcement (TCOLE) website.  He noted that once reports are entered into the computer the software (INCODE) generates the reports.  Mayor Muir noted that the he and the Council appreciate the work that the Police Department does for the City and appreciates the extra work the officers are putting out to carry the extra load while we hire more officers.   10.FUTURE AGENDA ITEMS: No future agenda items were discussed.  11.ADJOURN. There being no further City Council Agenda items for discussion Mayor Muir adjourned the meeting at 8:04 p.m. Page 5