Loading...
08/03/2020-CC-Minutes-RegularMINUTES CITY COUNCIL REGULAR MEETING MONDAY, AUGUST 3, 2020 7:00 PM HISTORIC CHURCH BUILDING ­ 403 N 7TH STREET SANGER, TEXAS COUNCIL MEMBERS PRESENT: Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT: None. STAFF MEMBERS PRESENT: City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Director of Development Services Ramie Hammonds; City Engineer Tracy LaPiene; Police Officer Josh Bishop. 1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance. There being a quorum, Mayor Muir called the August 3, 202 Regular Meeting to order at 7:00 p.m.  The Invocation was given by Mayor Pro Tem Bilyeu.  The Pledge of Alligence was led by Councilmember Clark. 2.CITIZEN INPUT: There were no citizens who came forward wishing to speak.   3.CONSENT AGENDA: a.Approval of Minutes 1.City Council Regular Meeting Minutes 07­20­20 Approve the Regular City Council Meeting Minutes from the July 20, 2020 Meeting. A motion was made by Councilmember Chick to approve the Consent Agenda as presented.  The motion was seconded by Mayor Pro Tem Bilyeu.  The motion to approve carried unanimously (5­0 vote).   4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda. No items were removed from the Consent Agenda.  REGULAR AGENDA Page 1 MINUTESCITY COUNCIL REGULAR MEETINGMONDAY, AUGUST 3, 20207:00 PMHISTORIC CHURCH BUILDING ­ 403 N 7TH STREETSANGER, TEXASCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett;Councilmember Dennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick.COUNCIL MEMBERS ABSENT:None.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Director of Development Services RamieHammonds; City Engineer Tracy LaPiene; Police Officer Josh Bishop.1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum, Mayor Muir called the August 3, 202 Regular Meeting to order at 7:00 p.m. The Invocation was given by Mayor Pro Tem Bilyeu.  The Pledge of Alligence was led byCouncilmember Clark.2.CITIZEN INPUT:There were no citizens who came forward wishing to speak.  3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Regular Meeting Minutes 07­20­20Approve the Regular City Council Meeting Minutes from the July 20, 2020 Meeting.A motion was made by Councilmember Chick to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Mayor Pro Tem Bilyeu.  The motion to approve carried unanimously (5­0vote).  4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.No items were removed from the Consent Agenda.  REGULAR AGENDA 5.Indian Springs ­ Replat Conduct a Public Hearing and Consider, Discuss and Act on the Replat of Lot 5 and 6 of the Indian Springs Estates Phase Two Addition, within the City of Sanger Being 1.746 Acres, and Generally Located North of Duck Creek Rd and Approximately 740 West of the Intersection of Tejas Dr and Caddo Tr. Mayor Muir read the agenda item description and opened the public hearing at 7:03 p.m. Director of Development Services Ramie Hammonds was recognized and provided a summary.  This is a request for two lots to be platted into one lot for residential use in the Indian Springs Subdivision.  The property was originally platted as two residential lots.  The applicant is requesting to combine the lots to be able to build an accessory accessory building. They have corrected the plat and included drainage easements on the plat.  Staff sent out fifteen (15) public hearing notices to the owners of properties within 200 feet of the subject. property.  One (1) response was received back in favor of the application.  The Planning and Zoning Commission approved this replat (5­0) with the condition that all staff comments were satisfied. The applicant has met all staff items and staff recommends approval.  Mayor Muir noted that this is a public hearing and solicited citizens who wished to speak on the public hearing item.  There were no citizens who came forward wishing to speak.  There being no public input, the public hearing was closed at 7:04 p.m.  Councilmember Clark asked why they were replatting.  Ms. Hammonds noted that they desired to construct an accessory building and could not build an accessory structure on a lot without a main structure.  She noted that in order to have an accessory bu8ilding you have to have a main structure on the lot and that this prevents the City from having lots with just accessory buildings on them.  There was additional discussion regarding the orientation of the accessory building on the lot,and if it would have a driveway.  Also discussed was the type of material the building would be constructed with.   Ms. Hammonds noted that according to the new state law we can not mandate any type of building material; that if it is allowed by the building code it is allowed.  A motion was made by Councilmember Chick to approve the Replat of Lot 5 and 6 of the Indian Springs Estates Phase Two Addition, within the City of Sanger Being 1.746 Acres and Generally located north of Duck Creek Road and approximately 740 feet west of the intersection of Tejas Drive and Caddo Trail.   The motion was seconded by Councilmember Clark.  The motion carried unanimously (5­0 vote). 6.PSA Belcheff & Associates, Inc. On­Call Engineering Services Consider, Discuss And Possibly Act To Approve A Professional Services Agreement With Belcheff & Associates, Inc. For City Engineering Department Support Services And Authorize Mayor to Execute Agreement. Tracy LaPiene was recognized to summarize. He noted the history of  Request for Qualifications for Engineering Services.  He advised that Belcheff and Associates has also been utilized by the City and that they have provided excellent service.  This is a request that Belcheff  Associates be considered as a candidate to provide engineering services to the City on an hourly basis.  The services will be paid for (reimbursed) by the developers submitting projects.  Mr. LaPiene noted that he would be submitting a new Request for Qualifications for Engineering Services next year, after future capital improvement projects and development review needs are future analyzed.  Page 2 MINUTESCITY COUNCIL REGULAR MEETINGMONDAY, AUGUST 3, 20207:00 PMHISTORIC CHURCH BUILDING ­ 403 N 7TH STREETSANGER, TEXASCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett;Councilmember Dennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick.COUNCIL MEMBERS ABSENT:None.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Director of Development Services RamieHammonds; City Engineer Tracy LaPiene; Police Officer Josh Bishop.1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum, Mayor Muir called the August 3, 202 Regular Meeting to order at 7:00 p.m. The Invocation was given by Mayor Pro Tem Bilyeu.  The Pledge of Alligence was led byCouncilmember Clark.2.CITIZEN INPUT:There were no citizens who came forward wishing to speak.  3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Regular Meeting Minutes 07­20­20Approve the Regular City Council Meeting Minutes from the July 20, 2020 Meeting.A motion was made by Councilmember Chick to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Mayor Pro Tem Bilyeu.  The motion to approve carried unanimously (5­0vote).  4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.No items were removed from the Consent Agenda. REGULAR AGENDA5.Indian Springs ­ ReplatConduct a Public Hearing and Consider, Discuss and Act on the Replat of Lot 5 and 6 of the IndianSprings Estates Phase Two Addition, within the City of Sanger Being 1.746 Acres, and GenerallyLocated North of Duck Creek Rd and Approximately 740 West of the Intersection of Tejas Dr andCaddo Tr.Mayor Muir read the agenda item description and opened the public hearing at 7:03 p.m. Directorof Development Services Ramie Hammonds was recognized and provided a summary.  This is arequest for two lots to be platted into one lot for residential use in the Indian Springs Subdivision. The property was originally platted as two residential lots.  The applicant is requesting to combinethe lots to be able to build an accessory accessory building. They have corrected the plat andincluded drainage easements on the plat.  Staff sent out fifteen (15) public hearing notices to theowners of properties within 200 feet of the subject. property.  One (1) response was received backin favor of the application.  The Planning and Zoning Commission approved this replat (5­0) with thecondition that all staff comments were satisfied. The applicant has met all staff items and staffrecommends approval. Mayor Muir noted that this is a public hearing and solicited citizens who wished to speak on thepublic hearing item.  There were no citizens who came forward wishing to speak.  There being nopublic input, the public hearing was closed at 7:04 p.m. Councilmember Clark asked why they were replatting.  Ms. Hammonds noted that they desired toconstruct an accessory building and could not build an accessory structure on a lot without a mainstructure.  She noted that in order to have an accessory bu8ilding you have to have a main structureon the lot and that this prevents the City from having lots with just accessory buildings on them. There was additional discussion regarding the orientation of the accessory building on the lot,and if itwould have a driveway.  Also discussed was the type of material the building would be constructedwith.   Ms. Hammonds noted that according to the new state law we can not mandate any type ofbuilding material; that if it is allowed by the building code it is allowed. A motion was made by Councilmember Chick to approve the Replat of Lot 5 and 6 of the IndianSprings Estates Phase Two Addition, within the City of Sanger Being 1.746 Acres and Generallylocated north of Duck Creek Road and approximately 740 feet west of the intersection of TejasDrive and Caddo Trail.   The motion was seconded by Councilmember Clark.  The motion carriedunanimously (5­0 vote).6.PSA Belcheff & Associates, Inc. On­Call Engineering ServicesConsider, Discuss And Possibly Act To Approve A Professional Services Agreement With Belcheff& Associates, Inc. For City Engineering Department Support Services And Authorize Mayor toExecute Agreement.Tracy LaPiene was recognized to summarize. He noted the history of  Request for Qualifications forEngineering Services.  He advised that Belcheff and Associates has also been utilized by the City andthat they have provided excellent service.  This is a request that Belcheff  Associates be consideredas a candidate to provide engineering services to the City on an hourly basis.  The services will bepaid for (reimbursed) by the developers submitting projects.  Mr. LaPiene noted that he would besubmitting a new Request for Qualifications for Engineering Services next year, after future capital improvement projects and development review needs are future analyzed.  There was lengthy discussion regarding engineering services; the current workload;  and requirements for a Request for Qualifications.  Mr. LaPiene advised that he feels comfortable with Belcheff and Associates as they have come up with similar comments on previous projects.  It was also noted that fees could not be requested during  a RFQ request for engineering services and concern was noted that the costs may be prohibitive for some people who were bringing in the smaller developments.  Mr. LaPiene noted that he would likely do the smaller items himself in­house and not sent them out.    A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve A Professional Services Agreement with Belcheff & Associates , Inc. for City Engineering Department Support Services and authorize Mayor to execute agreement.  Councilmember Chick asked if this excludes the other firms which are currently on the list and it was noted that it did not.  The motion was seconded by Councilmember Chick.  The motion carried unanimously (5­0 vote).   7.Ordinance 08­21­20 Revising Ordinance 07­20­20 Calling ,Ordering and Notice of Election Consider, Discuss and Possibly Act on Ordinance No. 08­21­20 Revising Ordinance No. 07­20­ 20 Ordering a General Election To Be Held Jointly With Other Denton County Political Subdivisions For The Purpose of Electing A Mayor and Two (2) City Council Members:  City Council Member Place 2 and City Council Member Place 4; Designating Locations Of Polling Places; Providing For Dates, Times, and Places for Voting and Early Voting By Personal Appearance; Providing Deadline For Application for Ballot By Mail; Ordering Notices of Election To be Posted and Published; And, Providing For An Effective Date. Mayor Muir summarized the agenda item and noted that this ordinance was approved at the last meeting; however, the Governor issued a Proclamation suspending certain statutes concerning Elections on July 27th, 2020 which basically extended the early voting period by a week and adding additional hours to allow citizens more opportunity to vote.  Also, it expanded the in person delivery for Mail Ballots up until the close of business on Election day if delivered in person directly to the Denton County Election Administrator at 701 Kimberly Drive Suite A111, Denton Texas.   City Secretary Cheryl Price also noted that if a citizen does not early vote they will have to vote at their precinct noted on shier voter registration card on November 3rd, 2020 and noted two (2) of the precinct locations are listed in the Ordinance with one location to be determined by Denton County Elections.. A motion was made by Councilmember Chick to approve Ordinance No. 08­21­20 revising Ordinance No. 07­20­20 Ordering a General Election to be held jointly with other Denton County Political Subdivisions for the purpose of electing a Mayor and two (2) City Council Members:  City Council Member Place 2 and City Council Member Place 4; Designating locations of polling places; providing for dates, times, and places for voting and early voting by personal appearance; Providing deadline for application for Ballot By Mail; Ordering Notices of Election To be posted and published; And, providing for an effective date.  The motion was seconded by Councilmember Clark. Mayor Muir summarized details in the Ordinance regarding the new voting dates, times and precincts for the November 3rd, 2020 General Election.   The motion carried unanimously (5­0 vote). 8.FUTURE AGENDA ITEMS: Mayor Muir noted that staff attended the Chamber monthly meeting and there was a vote to postpone the Sanger Sellabration to October 31st to match up with Safe Spook. If they cannot have Page 3 MINUTESCITY COUNCIL REGULAR MEETINGMONDAY, AUGUST 3, 20207:00 PMHISTORIC CHURCH BUILDING ­ 403 N 7TH STREETSANGER, TEXASCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett;Councilmember Dennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick.COUNCIL MEMBERS ABSENT:None.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Director of Development Services RamieHammonds; City Engineer Tracy LaPiene; Police Officer Josh Bishop.1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum, Mayor Muir called the August 3, 202 Regular Meeting to order at 7:00 p.m. The Invocation was given by Mayor Pro Tem Bilyeu.  The Pledge of Alligence was led byCouncilmember Clark.2.CITIZEN INPUT:There were no citizens who came forward wishing to speak.  3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Regular Meeting Minutes 07­20­20Approve the Regular City Council Meeting Minutes from the July 20, 2020 Meeting.A motion was made by Councilmember Chick to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Mayor Pro Tem Bilyeu.  The motion to approve carried unanimously (5­0vote).  4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.No items were removed from the Consent Agenda. REGULAR AGENDA5.Indian Springs ­ ReplatConduct a Public Hearing and Consider, Discuss and Act on the Replat of Lot 5 and 6 of the IndianSprings Estates Phase Two Addition, within the City of Sanger Being 1.746 Acres, and GenerallyLocated North of Duck Creek Rd and Approximately 740 West of the Intersection of Tejas Dr andCaddo Tr.Mayor Muir read the agenda item description and opened the public hearing at 7:03 p.m. Directorof Development Services Ramie Hammonds was recognized and provided a summary.  This is arequest for two lots to be platted into one lot for residential use in the Indian Springs Subdivision. The property was originally platted as two residential lots.  The applicant is requesting to combinethe lots to be able to build an accessory accessory building. They have corrected the plat andincluded drainage easements on the plat.  Staff sent out fifteen (15) public hearing notices to theowners of properties within 200 feet of the subject. property.  One (1) response was received backin favor of the application.  The Planning and Zoning Commission approved this replat (5­0) with thecondition that all staff comments were satisfied. The applicant has met all staff items and staffrecommends approval. Mayor Muir noted that this is a public hearing and solicited citizens who wished to speak on thepublic hearing item.  There were no citizens who came forward wishing to speak.  There being nopublic input, the public hearing was closed at 7:04 p.m. Councilmember Clark asked why they were replatting.  Ms. Hammonds noted that they desired toconstruct an accessory building and could not build an accessory structure on a lot without a mainstructure.  She noted that in order to have an accessory bu8ilding you have to have a main structureon the lot and that this prevents the City from having lots with just accessory buildings on them. There was additional discussion regarding the orientation of the accessory building on the lot,and if itwould have a driveway.  Also discussed was the type of material the building would be constructedwith.   Ms. Hammonds noted that according to the new state law we can not mandate any type ofbuilding material; that if it is allowed by the building code it is allowed. A motion was made by Councilmember Chick to approve the Replat of Lot 5 and 6 of the IndianSprings Estates Phase Two Addition, within the City of Sanger Being 1.746 Acres and Generallylocated north of Duck Creek Road and approximately 740 feet west of the intersection of TejasDrive and Caddo Trail.   The motion was seconded by Councilmember Clark.  The motion carriedunanimously (5­0 vote).6.PSA Belcheff & Associates, Inc. On­Call Engineering ServicesConsider, Discuss And Possibly Act To Approve A Professional Services Agreement With Belcheff& Associates, Inc. For City Engineering Department Support Services And Authorize Mayor toExecute Agreement.Tracy LaPiene was recognized to summarize. He noted the history of  Request for Qualifications forEngineering Services.  He advised that Belcheff and Associates has also been utilized by the City andthat they have provided excellent service.  This is a request that Belcheff  Associates be consideredas a candidate to provide engineering services to the City on an hourly basis.  The services will bepaid for (reimbursed) by the developers submitting projects.  Mr. LaPiene noted that he would besubmitting a new Request for Qualifications for Engineering Services next year, after future capitalimprovement projects and development review needs are future analyzed. There was lengthy discussion regarding engineering services; the current workload;  andrequirements for a Request for Qualifications.  Mr. LaPiene advised that he feels comfortable withBelcheff and Associates as they have come up with similar comments on previous projects.  It wasalso noted that fees could not be requested during  a RFQ request for engineering services andconcern was noted that the costs may be prohibitive for some people who were bringing in thesmaller developments.  Mr. LaPiene noted that he would likely do the smaller items himself in­houseand not sent them out.   A motion was made by Mayor Pro Tem Bilyeu to approve A Professional Services Agreement withBelcheff & Associates , Inc. for City Engineering Department Support Services and authorize Mayorto execute agreement.  Councilmember Chick asked if this excludes the other firms which arecurrently on the list and it was noted that it did not.  The motion was seconded by CouncilmemberChick.  The motion carried unanimously (5­0 vote).  7.Ordinance 08­21­20 Revising Ordinance 07­20­20 Calling ,Ordering and Notice of ElectionConsider, Discuss and Possibly Act on Ordinance No. 08­21­20 Revising Ordinance No. 07­20­20 Ordering a General Election To Be Held Jointly With Other Denton County Political SubdivisionsFor The Purpose of Electing A Mayor and Two (2) City Council Members:  City Council MemberPlace 2 and City Council Member Place 4; Designating Locations Of Polling Places; Providing ForDates, Times, and Places for Voting and Early Voting By Personal Appearance; Providing DeadlineFor Application for Ballot By Mail; Ordering Notices of Election To be Posted and Published; And,Providing For An Effective Date.Mayor Muir summarized the agenda item and noted that this ordinance was approved at the lastmeeting; however, the Governor issued a Proclamation suspending certain statutes concerningElections on July 27th, 2020 which basically extended the early voting period by a week and addingadditional hours to allow citizens more opportunity to vote.  Also, it expanded the in person deliveryfor Mail Ballots up until the close of business on Election day if delivered in person directly to theDenton County Election Administrator at 701 Kimberly Drive Suite A111, Denton Texas.   CitySecretary Cheryl Price also noted that if a citizen does not early vote they will have to vote attheir precinct noted on shier voter registration card on November 3rd, 2020 and noted two (2) ofthe precinct locations are listed in the Ordinance with one location to be determined by DentonCounty Elections..A motion was made by Councilmember Chick to approve Ordinance No. 08­21­20 revisingOrdinance No. 07­20­20 Ordering a General Election to be held jointly with other Denton CountyPolitical Subdivisions for the purpose of electing a Mayor and two (2) City Council Members:  CityCouncil Member Place 2 and City Council Member Place 4; Designating locations of polling places;providing for dates, times, and places for voting and early voting by personal appearance; Providingdeadline for application for Ballot By Mail; Ordering Notices of Election To be posted andpublished; And, providing for an effective date.  The motion was seconded by CouncilmemberClark. Mayor Muir summarized details in the Ordinance regarding the new voting dates, times andprecincts for the November 3rd, 2020 General Election.   The motion carried unanimously (5­0vote).8.FUTURE AGENDA ITEMS: Mayor Muir noted that staff attended the Chamber monthly meeting and there was a vote to postpone the Sanger Sellabration to October 31st to match up with Safe Spook. If they cannot have it on that date they may come to Council with a future agenda item Hotel Motel Tax and the possibility of helping the Chamber with expenses so they can continue to move forward through this pandemic. . Councilmember Chick asked about the schedule on the budget and City Manager Alina Ciocan provided an update. Councilmember Chick noted that at the next work session that he would like to see an update on personnel  and an update on the status of the wastewater plant.  9.ADJOURN. There being no further agenda items, Mayor Muir adjourned at 7:37 p.m.  Page 4