Loading...
10/07/2019-CC-Minutes-RegularCITY OF SANGER, TEXAS MINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETING Monday, October 7, 2019 ­ 7:00 PM 502 Elm Street, Sanger, Texas COUNCIL MEMBERS PRESENT: Mayor Thomas Muir; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick.  COUNCIL MEMBERS ABSENT: Mayor Pro Tem Gary Bilyeu. STAFF MEMBERS PRESENT: City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; City Engineer Tracy LaPiene; Director of Development Services Ramie Hammonds; Planner Muzaib Riaz; Police Officer Josh Bishop.   1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance. There being a quorum present, the October 7, 2019 Regular City Council Meeting was called to order by Mayor Muir at 7:00 p.m.  The Invocation was given by Allen  Chick and the Pledge of Allegiance was led by Councilmember Barrett.  2.CITIZEN INPUT: Mark Kerr, 1114 N. Stemmons, Sanger, (Marky's dry cleaning business), was recognized.  He noted that a water leak caused his bill to be very high during the months of June through September.  He noted he had a plumber come out identify it and repair it.  He requested a utility adjustment from the City and received it; however, on the next statement, the bill was still high and the fix happened after the meter was read so he waited until next month and the bill was still very large.  They found the second leak which was more significant and the plumber did not spot it and it was fixed.  He then spoke with utility billing again and they advised that they only provide an adjustment for a two month billing cycle twice a year.  He requested an exception to this rule.   Mr. Kerr said his bill is normally about $4,000 and it was over $13,000.  He hoped that staff would reconsider his request for adjustment.  3.CONSENT AGENDA: a.Approval of Minutes 1.City Council Work Session Minutes 09­16­2019 Approval of Minutes for the City Council Work Session on September 16, 2019.  2.City Council Regular Meeting Minutes 9­16­2019 Approval of the Regular City Council Agenda Minutes for September 16, 2019.  Page 1 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, October 7, 2019 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon;Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Mayor Pro Tem Gary Bilyeu.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; CityEngineer Tracy LaPiene; Director of Development Services Ramie Hammonds; Planner MuzaibRiaz; Police Officer Josh Bishop.  1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present, the October 7, 2019 Regular City Council Meeting was called toorder by Mayor Muir at 7:00 p.m.  The Invocation was given by Allen  Chick and the Pledge ofAllegiance was led by Councilmember Barrett. 2.CITIZEN INPUT:Mark Kerr, 1114 N. Stemmons, Sanger, (Marky's dry cleaning business), was recognized.  Henoted that a water leak caused his bill to be very high during the months of June through September. He noted he had a plumber come out identify it and repair it.  He requested a utility adjustment fromthe City and received it; however, on the next statement, the bill was still high and the fix happenedafter the meter was read so he waited until next month and the bill was still very large.  They foundthe second leak which was more significant and the plumber did not spot it and it was fixed.  He thenspoke with utility billing again and they advised that they only provide an adjustment for a two monthbilling cycle twice a year.  He requested an exception to this rule.   Mr. Kerr said his bill is normallyabout $4,000 and it was over $13,000.  He hoped that staff would reconsider his request foradjustment. 3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 09­16­2019Approval of Minutes for the City Council Work Session on September 16, 2019. 2.City Council Regular Meeting Minutes 9­16­2019 Approval of the Regular City Council Agenda Minutes for September 16, 2019.  b.Resolution #10­14­19 Closing a Bank Account Approval of  Resolution #10­14­19 Authorizing the Closure of a Bank Account A motion was made by Councilmember Barrett to approve the Consent Agenda as presented.  The motion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0, Mayor Pro Tem Bilyeu absent).  4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda. No items were removed for the Consent Agenda. REGULAR AGENDA 5.Ordinance 10­31­19 Amending Utility Billing Procedures Consider, Discuss and Act on Ordinance #10­31­19 ­ Amending the Code  of Ordinances, Chapter 13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; Providing for the Repeal of All Ordinances in Conflict; Providing for a Severability Clause; and Providing for an Effective Date. Finance Director Clayton Gray summarized. He noted that he brought this presentation to the City Council a few weeks ago and this ordinance is in preparation of the change to split the billing cycles.  The current proposal is to split the billing cycles with the dividing line at the railroad tracks.  The ordinance does not call out specific calendar days but specifies the number of days from the billing date.  This ordinance would also allow for future additional splitting of billing cycles, as development occurs, and it becomes necessary.  Mr. Gray noted that we are probably looking at starting this change around January 1st and will provide several venues of notification to affected residents. This change will provide better service without adding to staff levels. There was brief discussion regarding the division of the billing cycles and how the information would be provided to the public. A motion was made by Councilmember Chick to approve Ordinance #10­31­19 ­ Amending the Code  of Ordinances, Chapter 13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; providing for the repeal of all ordinances in conflict; Providing for a severability clause; and providing for an effective date. The motion was seconded by Councilmember Barrett.  The motion carried unanimously (4­0, Mayor Pro Tem Bilyeu absent). 6.Exterior Facade Design Criteria Conduct a Public Hearing and Consider, Discuss, and Act on Ordinance # 10­29­19 Establishing the "Exterior Facade Design Criteria Manual"; Amending Article 3.2100 "Exterior Construction of Residential Dwellings", Chapter 3 "Building Regulations", of the Code of Ordinances; and Moving All Provisions Under Article 3.2100 to "Exterior Facade Design Criteria Manual". Mayor Muir read the agenda summary and opened the public hearing at 7:12 p.m.  Director of Development Services Ramie Hammonds was recognized to provide a summary.  As a result of House Bill 2439 staff has been researching requirements with other cities and, what their guidelines are, and has come up with this proposed design criteria manual   She summarized the complete design criteria manual.  Below are the noted changes which came about from feedback to staff before public comment:  2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that    anything previously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from this requirement.  Page 2 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, October 7, 2019 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon;Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Mayor Pro Tem Gary Bilyeu.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; CityEngineer Tracy LaPiene; Director of Development Services Ramie Hammonds; Planner MuzaibRiaz; Police Officer Josh Bishop.  1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present, the October 7, 2019 Regular City Council Meeting was called toorder by Mayor Muir at 7:00 p.m.  The Invocation was given by Allen  Chick and the Pledge ofAllegiance was led by Councilmember Barrett. 2.CITIZEN INPUT:Mark Kerr, 1114 N. Stemmons, Sanger, (Marky's dry cleaning business), was recognized.  Henoted that a water leak caused his bill to be very high during the months of June through September. He noted he had a plumber come out identify it and repair it.  He requested a utility adjustment fromthe City and received it; however, on the next statement, the bill was still high and the fix happenedafter the meter was read so he waited until next month and the bill was still very large.  They foundthe second leak which was more significant and the plumber did not spot it and it was fixed.  He thenspoke with utility billing again and they advised that they only provide an adjustment for a two monthbilling cycle twice a year.  He requested an exception to this rule.   Mr. Kerr said his bill is normallyabout $4,000 and it was over $13,000.  He hoped that staff would reconsider his request foradjustment. 3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 09­16­2019Approval of Minutes for the City Council Work Session on September 16, 2019. 2.City Council Regular Meeting Minutes 9­16­2019Approval of the Regular City Council Agenda Minutes for September 16, 2019. b.Resolution #10­14­19 Closing a Bank AccountApproval of  Resolution #10­14­19 Authorizing the Closure of a Bank AccountA motion was made by Councilmember Barrett to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0, Mayor ProTem Bilyeu absent). 4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.No items were removed for the Consent Agenda.REGULAR AGENDA5.Ordinance 10­31­19 Amending Utility Billing ProceduresConsider, Discuss and Act on Ordinance #10­31­19 ­ Amending the Code  of Ordinances, Chapter13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; Providing for the Repeal of All Ordinancesin Conflict; Providing for a Severability Clause; and Providing for an Effective Date.Finance Director Clayton Gray summarized. He noted that he brought this presentation to the CityCouncil a few weeks ago and this ordinance is in preparation of the change to split the billing cycles. The current proposal is to split the billing cycles with the dividing line at the railroad tracks.  Theordinance does not call out specific calendar days but specifies the number of days from the billingdate.  This ordinance would also allow for future additional splitting of billing cycles, as developmentoccurs, and it becomes necessary.  Mr. Gray noted that we are probably looking at starting thischange around January 1st and will provide several venues of notification to affected residents. Thischange will provide better service without adding to staff levels. There was brief discussion regardingthe division of the billing cycles and how the information would be provided to the public.A motion was made by Councilmember Chick to approve Ordinance #10­31­19 ­ Amending theCode  of Ordinances, Chapter 13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; providingfor the repeal of all ordinances in conflict; Providing for a severability clause; and providing for aneffective date. The motion was seconded by Councilmember Barrett.  The motion carriedunanimously (4­0, Mayor Pro Tem Bilyeu absent).6.Exterior Facade Design CriteriaConduct a Public Hearing and Consider, Discuss, and Act on Ordinance # 10­29­19 Establishingthe "Exterior Facade Design Criteria Manual"; Amending Article 3.2100 "Exterior Construction ofResidential Dwellings", Chapter 3 "Building Regulations", of the Code of Ordinances; and MovingAll Provisions Under Article 3.2100 to "Exterior Facade Design Criteria Manual".Mayor Muir read the agenda summary and opened the public hearing at 7:12 p.m.  Director ofDevelopment Services Ramie Hammonds was recognized to provide a summary.  As a result ofHouse Bill 2439 staff has been researching requirements with other cities and, what their guidelinesare, and has come up with this proposed design criteria manual   She summarized the completedesign criteria manual.  Below are the noted changes which came about from feedback to staffbefore public comment: 2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that    anything previously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from this requirement.  3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it may be hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will now be: attached garages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may not extend in front of house.  8. (m) Window Shutters: delete "hinged" before the word panels.  Not requiring hinged panels. A summary was provided of the point system which is basically a requirement of what we already have in the Central Core area of Sanger.  Multi­family and amenity requirements and, non­residential requirements covered in the manual were summarized.  She reiterated that staff looked at several other city requirements and did a lot of research.  Staff did not want to be out of line with what other cities were doing or be so restrictive that it is difficult for builders; however, wanted to have enough design to still have quality development in Sanger.  Mayor Muir noted this is a public hearing and solicited anyone who wished to speak on this item. He noted he has been provided citizen input forms from some of the citizens who wished to speak: Lisa Dritschler, McClintock Homes, 100 N. Highland, Sanger, Texas was recognized.  She noted that she is grateful for the changes that staff has made and discussed them earlier in the day with Ramie Hammonds.  She indicated that she was happy with the changes that staff made to the design criteria but would like to see a few more changes which would affect the homes they are building right now, mostly in Sable Creek. She noted a big concern:  Item 3. Garages facing a public street may not extend beyond the house front.  She stated this eliminates their entire plan mix and the houses they currently have under construction do not comply. She provided pictures of some of their home elevations and noted that they would not comply. She noted they only have one plan that would comply.  She noted that she felt this would be a hardship for them with lots already platted and model homes already constructed.  She noted that she has 10 houses right now that have financing but they have not submitted a permit because they are waiting on engineering, etc. What is being proposed will eliminate their product line.   Ms. Dritschler noted also of concern is, Item 7 regarding the house elevation shall not be repeated with in any ten (10) lot groupings.  She requested if there was any way to move it to a six (6) lot block, that every third house can not be the same.  Also item 8 d, the offsets to the Front Facade:  There are already front and side building setbacks and with lots already on the ground, with a 10 foot offset the building pads are not set for that.  She noted she would like to see a one foot setback.  This is a hard one to get points for on the smaller lots. She reiterated the biggest issue is the garage not extending beyond the house front and would like to see if something can be worked out with this issue. Matt Hackley, 3292 Hinton Road, Nacona Texas with Impression Homes, Sanger Circle 6 was recognized.  He noted that they do not like to build in cities where it is too hard to do business and gave examples.  He stated that the 10 lot block is a real problem, it gets too complicated. He also noted the garage not extending in front of the home also complicates things.  He stated they love it here but if it is burdened too much they will just pull out.  Carolyn Cashion, Builder Ultra Homes, 6640 Blackjack Oaks, Aubrey, Texas.  She noted that she also appreciated the changes that staff is proposing but would like to see a few more changes.  She provided some elevations of their homes and noted that all of them would not be allowed to be built with the garage not being able to extend in front of the home. She also noted that they have bought some lots that are problem lots within a cul­de­sac and the products they developed for the lots Page 3 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, October 7, 2019 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon;Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Mayor Pro Tem Gary Bilyeu.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; CityEngineer Tracy LaPiene; Director of Development Services Ramie Hammonds; Planner MuzaibRiaz; Police Officer Josh Bishop.  1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present, the October 7, 2019 Regular City Council Meeting was called toorder by Mayor Muir at 7:00 p.m.  The Invocation was given by Allen  Chick and the Pledge ofAllegiance was led by Councilmember Barrett. 2.CITIZEN INPUT:Mark Kerr, 1114 N. Stemmons, Sanger, (Marky's dry cleaning business), was recognized.  Henoted that a water leak caused his bill to be very high during the months of June through September. He noted he had a plumber come out identify it and repair it.  He requested a utility adjustment fromthe City and received it; however, on the next statement, the bill was still high and the fix happenedafter the meter was read so he waited until next month and the bill was still very large.  They foundthe second leak which was more significant and the plumber did not spot it and it was fixed.  He thenspoke with utility billing again and they advised that they only provide an adjustment for a two monthbilling cycle twice a year.  He requested an exception to this rule.   Mr. Kerr said his bill is normallyabout $4,000 and it was over $13,000.  He hoped that staff would reconsider his request foradjustment. 3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 09­16­2019Approval of Minutes for the City Council Work Session on September 16, 2019. 2.City Council Regular Meeting Minutes 9­16­2019Approval of the Regular City Council Agenda Minutes for September 16, 2019. b.Resolution #10­14­19 Closing a Bank AccountApproval of  Resolution #10­14­19 Authorizing the Closure of a Bank AccountA motion was made by Councilmember Barrett to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0, Mayor ProTem Bilyeu absent). 4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.No items were removed for the Consent Agenda.REGULAR AGENDA5.Ordinance 10­31­19 Amending Utility Billing ProceduresConsider, Discuss and Act on Ordinance #10­31­19 ­ Amending the Code  of Ordinances, Chapter13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; Providing for the Repeal of All Ordinancesin Conflict; Providing for a Severability Clause; and Providing for an Effective Date.Finance Director Clayton Gray summarized. He noted that he brought this presentation to the CityCouncil a few weeks ago and this ordinance is in preparation of the change to split the billing cycles. The current proposal is to split the billing cycles with the dividing line at the railroad tracks.  Theordinance does not call out specific calendar days but specifies the number of days from the billingdate.  This ordinance would also allow for future additional splitting of billing cycles, as developmentoccurs, and it becomes necessary.  Mr. Gray noted that we are probably looking at starting thischange around January 1st and will provide several venues of notification to affected residents. Thischange will provide better service without adding to staff levels. There was brief discussion regardingthe division of the billing cycles and how the information would be provided to the public.A motion was made by Councilmember Chick to approve Ordinance #10­31­19 ­ Amending theCode  of Ordinances, Chapter 13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; providingfor the repeal of all ordinances in conflict; Providing for a severability clause; and providing for aneffective date. The motion was seconded by Councilmember Barrett.  The motion carriedunanimously (4­0, Mayor Pro Tem Bilyeu absent).6.Exterior Facade Design CriteriaConduct a Public Hearing and Consider, Discuss, and Act on Ordinance # 10­29­19 Establishingthe "Exterior Facade Design Criteria Manual"; Amending Article 3.2100 "Exterior Construction ofResidential Dwellings", Chapter 3 "Building Regulations", of the Code of Ordinances; and MovingAll Provisions Under Article 3.2100 to "Exterior Facade Design Criteria Manual".Mayor Muir read the agenda summary and opened the public hearing at 7:12 p.m.  Director ofDevelopment Services Ramie Hammonds was recognized to provide a summary.  As a result ofHouse Bill 2439 staff has been researching requirements with other cities and, what their guidelinesare, and has come up with this proposed design criteria manual   She summarized the completedesign criteria manual.  Below are the noted changes which came about from feedback to staffbefore public comment: 2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that    anythingpreviously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from thisrequirement. 3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it maybe hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will now be:attached garages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may notextend in front of house. 8. (m) Window Shutters: delete "hinged" before the word panels.  Not requiring hinged panels.A summary was provided of the point system which is basically a requirement of what we alreadyhave in the Central Core area of Sanger.  Multi­family and amenity requirements and, non­residentialrequirements covered in the manual were summarized.  She reiterated that staff looked atseveral other city requirements and did a lot of research.  Staff did not want to be out of line withwhat other cities were doing or be so restrictive that it is difficult for builders; however, wanted tohave enough design to still have quality development in Sanger. Mayor Muir noted this is a public hearing and solicited anyone who wished to speak on this item. Henoted he has been provided citizen input forms from some of the citizens who wished to speak:Lisa Dritschler, McClintock Homes, 100 N. Highland, Sanger, Texas was recognized.  She notedthat she is grateful for the changes that staff has made and discussed them earlier in the day withRamie Hammonds.  She indicated that she was happy with the changes that staff made to the designcriteria but would like to see a few more changes which would affect the homes they are buildingright now, mostly in Sable Creek. She noted a big concern:  Item 3. Garages facing a public streetmay not extend beyond the house front.  She stated this eliminates their entire plan mix and thehouses they currently have under construction do not comply. She provided pictures of some of theirhome elevations and noted that they would not comply. She noted they only have one plan thatwould comply.  She noted that she felt this would be a hardship for them with lots already plattedand model homes already constructed.  She noted that she has 10 houses right now that havefinancing but they have not submitted a permit because they are waiting on engineering, etc. What isbeing proposed will eliminate their product line.   Ms. Dritschler noted also of concern is, Item 7regarding the house elevation shall not be repeated with in any ten (10) lot groupings.  She requestedif there was any way to move it to a six (6) lot block, that every third house can not be the same. Also item 8 d, the offsets to the Front Facade:  There are already front and side building setbacksand with lots already on the ground, with a 10 foot offset the building pads are not set for that.  Shenoted she would like to see a one foot setback.  This is a hard one to get points for on the smallerlots. She reiterated the biggest issue is the garage not extending beyond the house front and wouldlike to see if something can be worked out with this issue.Matt Hackley, 3292 Hinton Road, Nacona Texas with Impression Homes, Sanger Circle 6 wasrecognized.  He noted that they do not like to build in cities where it is too hard to do business andgave examples.  He stated that the 10 lot block is a real problem, it gets too complicated. He alsonoted the garage not extending in front of the home also complicates things.  He stated they love ithere but if it is burdened too much they will just pull out. Carolyn Cashion, Builder Ultra Homes, 6640 Blackjack Oaks, Aubrey, Texas.  She noted that shealso appreciated the changes that staff is proposing but would like to see a few more changes.  Sheprovided some elevations of their homes and noted that all of them would not be allowed to be built with the garage not being able to extend in front of the home. She also noted that they have bought some lots that are problem lots within a cul­de­sac and the products they developed for the lots would not be allowed to be built under the new rules.  Another note she wanted to bring up is Item 8 a. Porch ­ she noted that they do like to build porches but the requirement says six (6) feet and that is really way to much for something that an appraiser gives no value for.  They don't even put six foot (6') porches on their custom homes. This is why you don't see covered porches on homes much anymore.  She also noted she has a problem with the 10 lot block rule.    Kurt Cameron,  Cameron Classic Homes and Parkbrook Homes, P.O. Box 92335, Southlake, TX  76092.   He was going to ask if the proposed changes were an effort to circumvent the new laws in HB 2439 and that was answered in the presentation by staff.  Do any of these proposed regulations conflict in any way with HB 2459?  He noted his concerns regarding any  possible conflicts in not allowing materials that are directly allowed by the building code.  He was concerned if there was any additional construction costs to builders because of these changes.   He noted the garage not being able to extend in front of the home was a big concern in cost and is an issue with his homes, that every single home he has, the garage extends in front of the home.  Also, affect of future sales and if a study was made on the economic impact and how these changes will affect that.  Has the staff had the opportunity to research regarding any pending litigation in other cities? He mentioned the masonry requirements and noted that there were not mentions of Hardie Board  and it is a masonry product, that approved products can not be restricted.  He reiterated that the garage issue was a concern.  The six foot (6') porch depth is not realistic; that a four foot (4') porch would be more realistic.  The other items he had concerns with have already been corrected by staff. There being no further citizens approaching the podium to speak, Mayor Muir closed the public hearing at 7:52 p.m.  There was discussion between the Mayor, City Council Members, Staff and the Citizens/Builders who spoke (above) regarding the items of concern brought up during the public hearing.  There was also discussion with Lisa Dritschler of McClintock Homes regarding eight lots which were already sold/or financed and Ramie Hammonds, Director of Development Services suggested that if they applied for permit by tomorrow (10­08­2019) staff will count them before the effective date of the ordinance and they would be allowed to be built under the old guidelines, if the engineered plans are submitted within two weeks.  Councilmembers were in agreement. The following items were proposed to be changed by staff at the beginning of the meeting: 2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that anything previously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from this requirement.  3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it may be hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will be attached garages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may not extend in front of house.  8. (m) Window Shutters: delete "hinged" before the word panels (shingles).  Not requiring hinged panels. The following proposed changes were discussed during the meeting (some revisions were made to some of the items above): Page 4 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, October 7, 2019 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon;Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Mayor Pro Tem Gary Bilyeu.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; CityEngineer Tracy LaPiene; Director of Development Services Ramie Hammonds; Planner MuzaibRiaz; Police Officer Josh Bishop.  1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present, the October 7, 2019 Regular City Council Meeting was called toorder by Mayor Muir at 7:00 p.m.  The Invocation was given by Allen  Chick and the Pledge ofAllegiance was led by Councilmember Barrett. 2.CITIZEN INPUT:Mark Kerr, 1114 N. Stemmons, Sanger, (Marky's dry cleaning business), was recognized.  Henoted that a water leak caused his bill to be very high during the months of June through September. He noted he had a plumber come out identify it and repair it.  He requested a utility adjustment fromthe City and received it; however, on the next statement, the bill was still high and the fix happenedafter the meter was read so he waited until next month and the bill was still very large.  They foundthe second leak which was more significant and the plumber did not spot it and it was fixed.  He thenspoke with utility billing again and they advised that they only provide an adjustment for a two monthbilling cycle twice a year.  He requested an exception to this rule.   Mr. Kerr said his bill is normallyabout $4,000 and it was over $13,000.  He hoped that staff would reconsider his request foradjustment. 3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 09­16­2019Approval of Minutes for the City Council Work Session on September 16, 2019. 2.City Council Regular Meeting Minutes 9­16­2019Approval of the Regular City Council Agenda Minutes for September 16, 2019. b.Resolution #10­14­19 Closing a Bank AccountApproval of  Resolution #10­14­19 Authorizing the Closure of a Bank AccountA motion was made by Councilmember Barrett to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0, Mayor ProTem Bilyeu absent). 4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.No items were removed for the Consent Agenda.REGULAR AGENDA5.Ordinance 10­31­19 Amending Utility Billing ProceduresConsider, Discuss and Act on Ordinance #10­31­19 ­ Amending the Code  of Ordinances, Chapter13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; Providing for the Repeal of All Ordinancesin Conflict; Providing for a Severability Clause; and Providing for an Effective Date.Finance Director Clayton Gray summarized. He noted that he brought this presentation to the CityCouncil a few weeks ago and this ordinance is in preparation of the change to split the billing cycles. The current proposal is to split the billing cycles with the dividing line at the railroad tracks.  Theordinance does not call out specific calendar days but specifies the number of days from the billingdate.  This ordinance would also allow for future additional splitting of billing cycles, as developmentoccurs, and it becomes necessary.  Mr. Gray noted that we are probably looking at starting thischange around January 1st and will provide several venues of notification to affected residents. Thischange will provide better service without adding to staff levels. There was brief discussion regardingthe division of the billing cycles and how the information would be provided to the public.A motion was made by Councilmember Chick to approve Ordinance #10­31­19 ­ Amending theCode  of Ordinances, Chapter 13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; providingfor the repeal of all ordinances in conflict; Providing for a severability clause; and providing for aneffective date. The motion was seconded by Councilmember Barrett.  The motion carriedunanimously (4­0, Mayor Pro Tem Bilyeu absent).6.Exterior Facade Design CriteriaConduct a Public Hearing and Consider, Discuss, and Act on Ordinance # 10­29­19 Establishingthe "Exterior Facade Design Criteria Manual"; Amending Article 3.2100 "Exterior Construction ofResidential Dwellings", Chapter 3 "Building Regulations", of the Code of Ordinances; and MovingAll Provisions Under Article 3.2100 to "Exterior Facade Design Criteria Manual".Mayor Muir read the agenda summary and opened the public hearing at 7:12 p.m.  Director ofDevelopment Services Ramie Hammonds was recognized to provide a summary.  As a result ofHouse Bill 2439 staff has been researching requirements with other cities and, what their guidelinesare, and has come up with this proposed design criteria manual   She summarized the completedesign criteria manual.  Below are the noted changes which came about from feedback to staffbefore public comment: 2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that    anythingpreviously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from thisrequirement. 3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it maybe hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will now be:attached garages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may notextend in front of house. 8. (m) Window Shutters: delete "hinged" before the word panels.  Not requiring hinged panels.A summary was provided of the point system which is basically a requirement of what we alreadyhave in the Central Core area of Sanger.  Multi­family and amenity requirements and, non­residentialrequirements covered in the manual were summarized.  She reiterated that staff looked atseveral other city requirements and did a lot of research.  Staff did not want to be out of line withwhat other cities were doing or be so restrictive that it is difficult for builders; however, wanted tohave enough design to still have quality development in Sanger. Mayor Muir noted this is a public hearing and solicited anyone who wished to speak on this item. Henoted he has been provided citizen input forms from some of the citizens who wished to speak:Lisa Dritschler, McClintock Homes, 100 N. Highland, Sanger, Texas was recognized.  She notedthat she is grateful for the changes that staff has made and discussed them earlier in the day withRamie Hammonds.  She indicated that she was happy with the changes that staff made to the designcriteria but would like to see a few more changes which would affect the homes they are buildingright now, mostly in Sable Creek. She noted a big concern:  Item 3. Garages facing a public streetmay not extend beyond the house front.  She stated this eliminates their entire plan mix and thehouses they currently have under construction do not comply. She provided pictures of some of theirhome elevations and noted that they would not comply. She noted they only have one plan thatwould comply.  She noted that she felt this would be a hardship for them with lots already plattedand model homes already constructed.  She noted that she has 10 houses right now that havefinancing but they have not submitted a permit because they are waiting on engineering, etc. What isbeing proposed will eliminate their product line.   Ms. Dritschler noted also of concern is, Item 7regarding the house elevation shall not be repeated with in any ten (10) lot groupings.  She requestedif there was any way to move it to a six (6) lot block, that every third house can not be the same. Also item 8 d, the offsets to the Front Facade:  There are already front and side building setbacksand with lots already on the ground, with a 10 foot offset the building pads are not set for that.  Shenoted she would like to see a one foot setback.  This is a hard one to get points for on the smallerlots. She reiterated the biggest issue is the garage not extending beyond the house front and wouldlike to see if something can be worked out with this issue.Matt Hackley, 3292 Hinton Road, Nacona Texas with Impression Homes, Sanger Circle 6 wasrecognized.  He noted that they do not like to build in cities where it is too hard to do business andgave examples.  He stated that the 10 lot block is a real problem, it gets too complicated. He alsonoted the garage not extending in front of the home also complicates things.  He stated they love ithere but if it is burdened too much they will just pull out. Carolyn Cashion, Builder Ultra Homes, 6640 Blackjack Oaks, Aubrey, Texas.  She noted that shealso appreciated the changes that staff is proposing but would like to see a few more changes.  Sheprovided some elevations of their homes and noted that all of them would not be allowed to be builtwith the garage not being able to extend in front of the home. She also noted that they have boughtsome lots that are problem lots within a cul­de­sac and the products they developed for the lotswould not be allowed to be built under the new rules.  Another note she wanted to bring up is Item 8a. Porch ­ she noted that they do like to build porches but the requirement says six (6) feet and thatis really way to much for something that an appraiser gives no value for.  They don't even put six foot(6') porches on their custom homes. This is why you don't see covered porches on homes muchanymore.  She also noted she has a problem with the 10 lot block rule.   Kurt Cameron,  Cameron Classic Homes and Parkbrook Homes, P.O. Box 92335, Southlake, TX 76092.   He was going to ask if the proposed changes were an effort to circumvent the new laws inHB 2439 and that was answered in the presentation by staff.  Do any of these proposed regulationsconflict in any way with HB 2459?  He noted his concerns regarding any  possible conflicts in notallowing materials that are directly allowed by the building code.  He was concerned if there was anyadditional construction costs to builders because of these changes.   He noted the garage not beingable to extend in front of the home was a big concern in cost and is an issue with his homes, thatevery single home he has, the garage extends in front of the home.  Also, affect of future sales and ifa study was made on the economic impact and how these changes will affect that.  Has the staff hadthe opportunity to research regarding any pending litigation in other cities? He mentioned themasonry requirements and noted that there were not mentions of Hardie Board  and it is a masonryproduct, that approved products can not be restricted.  He reiterated that the garage issue was aconcern.  The six foot (6') porch depth is not realistic; that a four foot (4') porch would be morerealistic.  The other items he had concerns with have already been corrected by staff.There being no further citizens approaching the podium to speak, Mayor Muir closed the publichearing at 7:52 p.m. There was discussion between the Mayor, City Council Members, Staff and the Citizens/Builderswho spoke (above) regarding the items of concern brought up during the public hearing. There was also discussion with Lisa Dritschler of McClintock Homes regarding eight lots whichwere already sold/or financed and Ramie Hammonds, Director of Development Services suggestedthat if they applied for permit by tomorrow (10­08­2019) staff will count them before the effectivedate of the ordinance and they would be allowed to be built under the old guidelines, if theengineered plans are submitted within two weeks.  Councilmembers were in agreement.The following items were proposed to be changed by staff at the beginning of the meeting:2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that anythingpreviously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from thisrequirement. 3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it maybe hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will be attachedgarages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may not extend infront of house. 8. (m) Window Shutters: delete "hinged" before the word panels (shingles).  Not requiring hingedpanels. The following proposed changes were discussed during the meeting (some revisions were made to some of the items above): 3. Any garage facing a public street may not extend more than 10 feet beyond the house front.  Council to allow staff to  approve a variance on non­typical lots and if staff can not work it out that it would be presented to City Council for determination. 7. Any house elevation shall not be repeated on a group of three lots most directly across the street, nor shall it be repeated on two adjacent lots in either direction on the same side of the street. 8.a. Reduce the porch size from the six foot (6') requirement to a four foot (4') requirement. The eight houses noted by Lisa Dritschler of McClintock Homes will be counted under the old guidelines if submitted within two (2) weeks. Mayor Muir summarized all of the changes discussed and noted that the Council can always bring items back for changes if necessary.  Councilmember Chick commented that he would definitely like to hear feedback on this as it progresses.  It doesn't mean it will be changed. He noted that the intent is that we want to see nice quality homes that people want to live in and that he understands that the builders are running a business; but, also wants them to understand that we are trying to build a good community and if we can meet in the middle, it will work for everybody.  Councilmember Clark asked Ms. Hammonds if she would do the research on the homes built in the city and come back with an average of how far the garages sit in front of the house lines.  Ms Hammonds noted that she would do the research and get back with Council.   A motion was made by Councilmember Barrett to approve Ordinance # 10­29­19 Establishing the "Exterior Facade Design Criteria Manual"; Amending Article 3.2100 "Exterior Construction of Residential Dwellings", Chapter 3 "Building Regulations", of the Code of Ordinances; and Moving All Provisions Under Article 3.2100 to "Exterior Facade Design Criteria Manual",to include the following revisions and amendments:  2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that anything previously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from this requirement.  3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it may be hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will be attached garages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may not extend more than 10 feet beyond the house front.  Council to allow staff to  approve a variance on non­typical lots and if staff can not work it out that it would be presented to City Council for determination. 7. Any house elevation shall not be repeated on a group of three lots most directly across the street, nor shall it be repeated on two adjacent lots in either direction on the same side of the street. 8. a. Reduce the porch size from the six foot (6') requirement to four foot (4'). 8.m. Window Shutters: delete "hinged" before the word panels (shutters).  Not requiring hinged Page 5 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, October 7, 2019 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon;Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Mayor Pro Tem Gary Bilyeu.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; CityEngineer Tracy LaPiene; Director of Development Services Ramie Hammonds; Planner MuzaibRiaz; Police Officer Josh Bishop.  1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present, the October 7, 2019 Regular City Council Meeting was called toorder by Mayor Muir at 7:00 p.m.  The Invocation was given by Allen  Chick and the Pledge ofAllegiance was led by Councilmember Barrett. 2.CITIZEN INPUT:Mark Kerr, 1114 N. Stemmons, Sanger, (Marky's dry cleaning business), was recognized.  Henoted that a water leak caused his bill to be very high during the months of June through September. He noted he had a plumber come out identify it and repair it.  He requested a utility adjustment fromthe City and received it; however, on the next statement, the bill was still high and the fix happenedafter the meter was read so he waited until next month and the bill was still very large.  They foundthe second leak which was more significant and the plumber did not spot it and it was fixed.  He thenspoke with utility billing again and they advised that they only provide an adjustment for a two monthbilling cycle twice a year.  He requested an exception to this rule.   Mr. Kerr said his bill is normallyabout $4,000 and it was over $13,000.  He hoped that staff would reconsider his request foradjustment. 3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 09­16­2019Approval of Minutes for the City Council Work Session on September 16, 2019. 2.City Council Regular Meeting Minutes 9­16­2019Approval of the Regular City Council Agenda Minutes for September 16, 2019. b.Resolution #10­14­19 Closing a Bank AccountApproval of  Resolution #10­14­19 Authorizing the Closure of a Bank AccountA motion was made by Councilmember Barrett to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0, Mayor ProTem Bilyeu absent). 4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.No items were removed for the Consent Agenda.REGULAR AGENDA5.Ordinance 10­31­19 Amending Utility Billing ProceduresConsider, Discuss and Act on Ordinance #10­31­19 ­ Amending the Code  of Ordinances, Chapter13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; Providing for the Repeal of All Ordinancesin Conflict; Providing for a Severability Clause; and Providing for an Effective Date.Finance Director Clayton Gray summarized. He noted that he brought this presentation to the CityCouncil a few weeks ago and this ordinance is in preparation of the change to split the billing cycles. The current proposal is to split the billing cycles with the dividing line at the railroad tracks.  Theordinance does not call out specific calendar days but specifies the number of days from the billingdate.  This ordinance would also allow for future additional splitting of billing cycles, as developmentoccurs, and it becomes necessary.  Mr. Gray noted that we are probably looking at starting thischange around January 1st and will provide several venues of notification to affected residents. Thischange will provide better service without adding to staff levels. There was brief discussion regardingthe division of the billing cycles and how the information would be provided to the public.A motion was made by Councilmember Chick to approve Ordinance #10­31­19 ­ Amending theCode  of Ordinances, Chapter 13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; providingfor the repeal of all ordinances in conflict; Providing for a severability clause; and providing for aneffective date. The motion was seconded by Councilmember Barrett.  The motion carriedunanimously (4­0, Mayor Pro Tem Bilyeu absent).6.Exterior Facade Design CriteriaConduct a Public Hearing and Consider, Discuss, and Act on Ordinance # 10­29­19 Establishingthe "Exterior Facade Design Criteria Manual"; Amending Article 3.2100 "Exterior Construction ofResidential Dwellings", Chapter 3 "Building Regulations", of the Code of Ordinances; and MovingAll Provisions Under Article 3.2100 to "Exterior Facade Design Criteria Manual".Mayor Muir read the agenda summary and opened the public hearing at 7:12 p.m.  Director ofDevelopment Services Ramie Hammonds was recognized to provide a summary.  As a result ofHouse Bill 2439 staff has been researching requirements with other cities and, what their guidelinesare, and has come up with this proposed design criteria manual   She summarized the completedesign criteria manual.  Below are the noted changes which came about from feedback to staffbefore public comment: 2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that    anythingpreviously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from thisrequirement. 3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it maybe hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will now be:attached garages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may notextend in front of house. 8. (m) Window Shutters: delete "hinged" before the word panels.  Not requiring hinged panels.A summary was provided of the point system which is basically a requirement of what we alreadyhave in the Central Core area of Sanger.  Multi­family and amenity requirements and, non­residentialrequirements covered in the manual were summarized.  She reiterated that staff looked atseveral other city requirements and did a lot of research.  Staff did not want to be out of line withwhat other cities were doing or be so restrictive that it is difficult for builders; however, wanted tohave enough design to still have quality development in Sanger. Mayor Muir noted this is a public hearing and solicited anyone who wished to speak on this item. Henoted he has been provided citizen input forms from some of the citizens who wished to speak:Lisa Dritschler, McClintock Homes, 100 N. Highland, Sanger, Texas was recognized.  She notedthat she is grateful for the changes that staff has made and discussed them earlier in the day withRamie Hammonds.  She indicated that she was happy with the changes that staff made to the designcriteria but would like to see a few more changes which would affect the homes they are buildingright now, mostly in Sable Creek. She noted a big concern:  Item 3. Garages facing a public streetmay not extend beyond the house front.  She stated this eliminates their entire plan mix and thehouses they currently have under construction do not comply. She provided pictures of some of theirhome elevations and noted that they would not comply. She noted they only have one plan thatwould comply.  She noted that she felt this would be a hardship for them with lots already plattedand model homes already constructed.  She noted that she has 10 houses right now that havefinancing but they have not submitted a permit because they are waiting on engineering, etc. What isbeing proposed will eliminate their product line.   Ms. Dritschler noted also of concern is, Item 7regarding the house elevation shall not be repeated with in any ten (10) lot groupings.  She requestedif there was any way to move it to a six (6) lot block, that every third house can not be the same. Also item 8 d, the offsets to the Front Facade:  There are already front and side building setbacksand with lots already on the ground, with a 10 foot offset the building pads are not set for that.  Shenoted she would like to see a one foot setback.  This is a hard one to get points for on the smallerlots. She reiterated the biggest issue is the garage not extending beyond the house front and wouldlike to see if something can be worked out with this issue.Matt Hackley, 3292 Hinton Road, Nacona Texas with Impression Homes, Sanger Circle 6 wasrecognized.  He noted that they do not like to build in cities where it is too hard to do business andgave examples.  He stated that the 10 lot block is a real problem, it gets too complicated. He alsonoted the garage not extending in front of the home also complicates things.  He stated they love ithere but if it is burdened too much they will just pull out. Carolyn Cashion, Builder Ultra Homes, 6640 Blackjack Oaks, Aubrey, Texas.  She noted that shealso appreciated the changes that staff is proposing but would like to see a few more changes.  Sheprovided some elevations of their homes and noted that all of them would not be allowed to be builtwith the garage not being able to extend in front of the home. She also noted that they have boughtsome lots that are problem lots within a cul­de­sac and the products they developed for the lotswould not be allowed to be built under the new rules.  Another note she wanted to bring up is Item 8a. Porch ­ she noted that they do like to build porches but the requirement says six (6) feet and thatis really way to much for something that an appraiser gives no value for.  They don't even put six foot(6') porches on their custom homes. This is why you don't see covered porches on homes muchanymore.  She also noted she has a problem with the 10 lot block rule.   Kurt Cameron,  Cameron Classic Homes and Parkbrook Homes, P.O. Box 92335, Southlake, TX 76092.   He was going to ask if the proposed changes were an effort to circumvent the new laws inHB 2439 and that was answered in the presentation by staff.  Do any of these proposed regulationsconflict in any way with HB 2459?  He noted his concerns regarding any  possible conflicts in notallowing materials that are directly allowed by the building code.  He was concerned if there was anyadditional construction costs to builders because of these changes.   He noted the garage not beingable to extend in front of the home was a big concern in cost and is an issue with his homes, thatevery single home he has, the garage extends in front of the home.  Also, affect of future sales and ifa study was made on the economic impact and how these changes will affect that.  Has the staff hadthe opportunity to research regarding any pending litigation in other cities? He mentioned themasonry requirements and noted that there were not mentions of Hardie Board  and it is a masonryproduct, that approved products can not be restricted.  He reiterated that the garage issue was aconcern.  The six foot (6') porch depth is not realistic; that a four foot (4') porch would be morerealistic.  The other items he had concerns with have already been corrected by staff.There being no further citizens approaching the podium to speak, Mayor Muir closed the publichearing at 7:52 p.m. There was discussion between the Mayor, City Council Members, Staff and the Citizens/Builderswho spoke (above) regarding the items of concern brought up during the public hearing. There was also discussion with Lisa Dritschler of McClintock Homes regarding eight lots whichwere already sold/or financed and Ramie Hammonds, Director of Development Services suggestedthat if they applied for permit by tomorrow (10­08­2019) staff will count them before the effectivedate of the ordinance and they would be allowed to be built under the old guidelines, if theengineered plans are submitted within two weeks.  Councilmembers were in agreement.The following items were proposed to be changed by staff at the beginning of the meeting:2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that anythingpreviously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from thisrequirement. 3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it maybe hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will be attachedgarages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may not extend infront of house. 8. (m) Window Shutters: delete "hinged" before the word panels (shingles).  Not requiring hingedpanels.The following proposed changes were discussed during the meeting (some revisions were made tosome of the items above):3. Any garage facing a public street may not extend more than 10 feet beyond the house front. Council to allow staff to  approve a variance on non­typical lots and if staff can not work it out that itwould be presented to City Council for determination.7. Any house elevation shall not be repeated on a group of three lots most directly across the street,nor shall it be repeated on two adjacent lots in either direction on the same side of the street.8.a. Reduce the porch size from the six foot (6') requirement to a four foot (4') requirement.The eight houses noted by Lisa Dritschler of McClintock Homes will be counted under the oldguidelines if submitted within two (2) weeks.Mayor Muir summarized all of the changes discussed and noted that the Council can always bringitems back for changes if necessary. Councilmember Chick commented that he would definitely like to hear feedback on this as itprogresses.  It doesn't mean it will be changed. He noted that the intent is that we want to see nicequality homes that people want to live in and that he understands that the builders are running abusiness; but, also wants them to understand that we are trying to build a good community and if wecan meet in the middle, it will work for everybody.  Councilmember Clark asked Ms. Hammonds ifshe would do the research on the homes built in the city and come back with an average of how farthe garages sit in front of the house lines.  Ms Hammonds noted that she would do the research andget back with Council.  A motion was made by Councilmember Barrett to approve Ordinance # 10­29­19 Establishing the"Exterior Facade Design Criteria Manual"; Amending Article 3.2100 "Exterior Construction ofResidential Dwellings", Chapter 3 "Building Regulations", of the Code of Ordinances; and MovingAll Provisions Under Article 3.2100 to "Exterior Facade Design Criteria Manual",to include thefollowing revisions and amendments: 2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that anythingpreviously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from thisrequirement. 3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it maybe hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will be attachedgarages with a minimum of 400 square feet. Any garage facing a public street may not extend more than 10 feet beyond the house front.  Councilto allow staff to  approve a variance on non­typical lots and if staff can not work it out that it wouldbe presented to City Council for determination.7. Any house elevation shall not be repeated on a group of three lots most directly across the street,nor shall it be repeated on two adjacent lots in either direction on the same side of the street.8. a. Reduce the porch size from the six foot (6') requirement to four foot (4'). 8.m. Window Shutters: delete "hinged" before the word panels (shutters).  Not requiring hinged panels. The motion to approve was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0 vote, Mayor Pro Tem Bilyeu absent).   7.Comprehensive Plan Request for Qualifications with Possible Request for Proposal Component Consider, Discuss and Possibly Approve Issuing a Request for Qualifications for Consulting Services to Update the Comprehensive Plan with a Possible Request for Proposal Component.  Director of Development Services Ramie Hammonds gave a summary.  She noted this has been under discussion for a while.  This is being brought before Council to request putting the Comprehensive Plan out for Request for Qualifications (RFQ) and with a Request for Proposal (RFP) component.  She provided information on the scope and framework of the proposal  noting that it would be a planning tool for the future which would include all of the land use, thoroughfare plans, park plans, etc,  It will look at what we currently have and analyze current conditions and  include a market analysis with visions and goals and will include a downtown component to look at what we can do to bring more activity and growth to the downtown area.  This will also include strategies on how to implement the plans. She provided and explained the schedule noting it would hopefully begin early spring.  The proposed funding will be allocated between 4A, 4B, and General Funds (Development Services Department and is currently budgeted at $110,000.  It was noted this request tonight was to initiate the process and get the qualifications and quotes.   A motion was made by Councilmember Barrett to approve issuing a Request for Qualifications for Consulting Services to Update the Comprehensive Plan with a possible request for Proposal Component.  The motion was seconded by Councilmember Clark.  The motion carried unanimously (4­0 vote, Mayor Pro Tem Bilyeu absent). 8.INFORMATION ITEMS: a.Monthly Financial Report b.Capital Projects Recap ­ August 27, 2019 c.ATMOS Energy ­ Rate Schedules R,C,I, T ATMOS Energy Rate Schedule ­ Residential, Commercial, Industrial, and Transportation Rates  Effective September 26, 2019. d.Denco Area 9­1­1 District Candidate Appointment Sue Tejml appointed to the  Denco Area 9­1­1 Board of Managers. e.Disbursements 09­2019 Disbursements for the City of Sanger for September 2019. There was no discussion regarding information items.   Page 6 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: REGULAR CITY COUNCIL MEETINGMonday, October 7, 2019 ­ 7:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon;Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT:Mayor Pro Tem Gary Bilyeu.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; CityEngineer Tracy LaPiene; Director of Development Services Ramie Hammonds; Planner MuzaibRiaz; Police Officer Josh Bishop.  1.Call Meeting to Order, Invocation, Pledge of Allegiance.There being a quorum present, the October 7, 2019 Regular City Council Meeting was called toorder by Mayor Muir at 7:00 p.m.  The Invocation was given by Allen  Chick and the Pledge ofAllegiance was led by Councilmember Barrett. 2.CITIZEN INPUT:Mark Kerr, 1114 N. Stemmons, Sanger, (Marky's dry cleaning business), was recognized.  Henoted that a water leak caused his bill to be very high during the months of June through September. He noted he had a plumber come out identify it and repair it.  He requested a utility adjustment fromthe City and received it; however, on the next statement, the bill was still high and the fix happenedafter the meter was read so he waited until next month and the bill was still very large.  They foundthe second leak which was more significant and the plumber did not spot it and it was fixed.  He thenspoke with utility billing again and they advised that they only provide an adjustment for a two monthbilling cycle twice a year.  He requested an exception to this rule.   Mr. Kerr said his bill is normallyabout $4,000 and it was over $13,000.  He hoped that staff would reconsider his request foradjustment. 3.CONSENT AGENDA:a.Approval of Minutes1.City Council Work Session Minutes 09­16­2019Approval of Minutes for the City Council Work Session on September 16, 2019. 2.City Council Regular Meeting Minutes 9­16­2019Approval of the Regular City Council Agenda Minutes for September 16, 2019. b.Resolution #10­14­19 Closing a Bank AccountApproval of  Resolution #10­14­19 Authorizing the Closure of a Bank AccountA motion was made by Councilmember Barrett to approve the Consent Agenda as presented.  Themotion was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously (4­0, Mayor ProTem Bilyeu absent). 4.Consider Any Items Removed from Consent Agenda.No items were removed for the Consent Agenda.REGULAR AGENDA5.Ordinance 10­31­19 Amending Utility Billing ProceduresConsider, Discuss and Act on Ordinance #10­31­19 ­ Amending the Code  of Ordinances, Chapter13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; Providing for the Repeal of All Ordinancesin Conflict; Providing for a Severability Clause; and Providing for an Effective Date.Finance Director Clayton Gray summarized. He noted that he brought this presentation to the CityCouncil a few weeks ago and this ordinance is in preparation of the change to split the billing cycles. The current proposal is to split the billing cycles with the dividing line at the railroad tracks.  Theordinance does not call out specific calendar days but specifies the number of days from the billingdate.  This ordinance would also allow for future additional splitting of billing cycles, as developmentoccurs, and it becomes necessary.  Mr. Gray noted that we are probably looking at starting thischange around January 1st and will provide several venues of notification to affected residents. Thischange will provide better service without adding to staff levels. There was brief discussion regardingthe division of the billing cycles and how the information would be provided to the public.A motion was made by Councilmember Chick to approve Ordinance #10­31­19 ­ Amending theCode  of Ordinances, Chapter 13 "Utilities", Article 13.1600 "Utility Billing Procedures"; providingfor the repeal of all ordinances in conflict; Providing for a severability clause; and providing for aneffective date. The motion was seconded by Councilmember Barrett.  The motion carriedunanimously (4­0, Mayor Pro Tem Bilyeu absent).6.Exterior Facade Design CriteriaConduct a Public Hearing and Consider, Discuss, and Act on Ordinance # 10­29­19 Establishingthe "Exterior Facade Design Criteria Manual"; Amending Article 3.2100 "Exterior Construction ofResidential Dwellings", Chapter 3 "Building Regulations", of the Code of Ordinances; and MovingAll Provisions Under Article 3.2100 to "Exterior Facade Design Criteria Manual".Mayor Muir read the agenda summary and opened the public hearing at 7:12 p.m.  Director ofDevelopment Services Ramie Hammonds was recognized to provide a summary.  As a result ofHouse Bill 2439 staff has been researching requirements with other cities and, what their guidelinesare, and has come up with this proposed design criteria manual   She summarized the completedesign criteria manual.  Below are the noted changes which came about from feedback to staffbefore public comment: 2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that    anythingpreviously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from thisrequirement. 3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it maybe hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will now be:attached garages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may notextend in front of house. 8. (m) Window Shutters: delete "hinged" before the word panels.  Not requiring hinged panels.A summary was provided of the point system which is basically a requirement of what we alreadyhave in the Central Core area of Sanger.  Multi­family and amenity requirements and, non­residentialrequirements covered in the manual were summarized.  She reiterated that staff looked atseveral other city requirements and did a lot of research.  Staff did not want to be out of line withwhat other cities were doing or be so restrictive that it is difficult for builders; however, wanted tohave enough design to still have quality development in Sanger. Mayor Muir noted this is a public hearing and solicited anyone who wished to speak on this item. Henoted he has been provided citizen input forms from some of the citizens who wished to speak:Lisa Dritschler, McClintock Homes, 100 N. Highland, Sanger, Texas was recognized.  She notedthat she is grateful for the changes that staff has made and discussed them earlier in the day withRamie Hammonds.  She indicated that she was happy with the changes that staff made to the designcriteria but would like to see a few more changes which would affect the homes they are buildingright now, mostly in Sable Creek. She noted a big concern:  Item 3. Garages facing a public streetmay not extend beyond the house front.  She stated this eliminates their entire plan mix and thehouses they currently have under construction do not comply. She provided pictures of some of theirhome elevations and noted that they would not comply. She noted they only have one plan thatwould comply.  She noted that she felt this would be a hardship for them with lots already plattedand model homes already constructed.  She noted that she has 10 houses right now that havefinancing but they have not submitted a permit because they are waiting on engineering, etc. What isbeing proposed will eliminate their product line.   Ms. Dritschler noted also of concern is, Item 7regarding the house elevation shall not be repeated with in any ten (10) lot groupings.  She requestedif there was any way to move it to a six (6) lot block, that every third house can not be the same. Also item 8 d, the offsets to the Front Facade:  There are already front and side building setbacksand with lots already on the ground, with a 10 foot offset the building pads are not set for that.  Shenoted she would like to see a one foot setback.  This is a hard one to get points for on the smallerlots. She reiterated the biggest issue is the garage not extending beyond the house front and wouldlike to see if something can be worked out with this issue.Matt Hackley, 3292 Hinton Road, Nacona Texas with Impression Homes, Sanger Circle 6 wasrecognized.  He noted that they do not like to build in cities where it is too hard to do business andgave examples.  He stated that the 10 lot block is a real problem, it gets too complicated. He alsonoted the garage not extending in front of the home also complicates things.  He stated they love ithere but if it is burdened too much they will just pull out. Carolyn Cashion, Builder Ultra Homes, 6640 Blackjack Oaks, Aubrey, Texas.  She noted that shealso appreciated the changes that staff is proposing but would like to see a few more changes.  Sheprovided some elevations of their homes and noted that all of them would not be allowed to be builtwith the garage not being able to extend in front of the home. She also noted that they have boughtsome lots that are problem lots within a cul­de­sac and the products they developed for the lotswould not be allowed to be built under the new rules.  Another note she wanted to bring up is Item 8a. Porch ­ she noted that they do like to build porches but the requirement says six (6) feet and thatis really way to much for something that an appraiser gives no value for.  They don't even put six foot(6') porches on their custom homes. This is why you don't see covered porches on homes muchanymore.  She also noted she has a problem with the 10 lot block rule.   Kurt Cameron,  Cameron Classic Homes and Parkbrook Homes, P.O. Box 92335, Southlake, TX 76092.   He was going to ask if the proposed changes were an effort to circumvent the new laws inHB 2439 and that was answered in the presentation by staff.  Do any of these proposed regulationsconflict in any way with HB 2459?  He noted his concerns regarding any  possible conflicts in notallowing materials that are directly allowed by the building code.  He was concerned if there was anyadditional construction costs to builders because of these changes.   He noted the garage not beingable to extend in front of the home was a big concern in cost and is an issue with his homes, thatevery single home he has, the garage extends in front of the home.  Also, affect of future sales and ifa study was made on the economic impact and how these changes will affect that.  Has the staff hadthe opportunity to research regarding any pending litigation in other cities? He mentioned themasonry requirements and noted that there were not mentions of Hardie Board  and it is a masonryproduct, that approved products can not be restricted.  He reiterated that the garage issue was aconcern.  The six foot (6') porch depth is not realistic; that a four foot (4') porch would be morerealistic.  The other items he had concerns with have already been corrected by staff.There being no further citizens approaching the podium to speak, Mayor Muir closed the publichearing at 7:52 p.m. There was discussion between the Mayor, City Council Members, Staff and the Citizens/Builderswho spoke (above) regarding the items of concern brought up during the public hearing. There was also discussion with Lisa Dritschler of McClintock Homes regarding eight lots whichwere already sold/or financed and Ramie Hammonds, Director of Development Services suggestedthat if they applied for permit by tomorrow (10­08­2019) staff will count them before the effectivedate of the ordinance and they would be allowed to be built under the old guidelines, if theengineered plans are submitted within two weeks.  Councilmembers were in agreement.The following items were proposed to be changed by staff at the beginning of the meeting:2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that anythingpreviously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from thisrequirement. 3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it maybe hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will be attachedgarages with a minimum of 400 square feet.  Any garage facing a public street may not extend infront of house. 8. (m) Window Shutters: delete "hinged" before the word panels (shingles).  Not requiring hingedpanels.The following proposed changes were discussed during the meeting (some revisions were made tosome of the items above):3. Any garage facing a public street may not extend more than 10 feet beyond the house front. Council to allow staff to  approve a variance on non­typical lots and if staff can not work it out that itwould be presented to City Council for determination.7. Any house elevation shall not be repeated on a group of three lots most directly across the street,nor shall it be repeated on two adjacent lots in either direction on the same side of the street.8.a. Reduce the porch size from the six foot (6') requirement to a four foot (4') requirement.The eight houses noted by Lisa Dritschler of McClintock Homes will be counted under the oldguidelines if submitted within two (2) weeks.Mayor Muir summarized all of the changes discussed and noted that the Council can always bringitems back for changes if necessary. Councilmember Chick commented that he would definitely like to hear feedback on this as itprogresses.  It doesn't mean it will be changed. He noted that the intent is that we want to see nicequality homes that people want to live in and that he understands that the builders are running abusiness; but, also wants them to understand that we are trying to build a good community and if wecan meet in the middle, it will work for everybody.  Councilmember Clark asked Ms. Hammonds ifshe would do the research on the homes built in the city and come back with an average of how farthe garages sit in front of the house lines.  Ms Hammonds noted that she would do the research andget back with Council.  A motion was made by Councilmember Barrett to approve Ordinance # 10­29­19 Establishing the"Exterior Facade Design Criteria Manual"; Amending Article 3.2100 "Exterior Construction ofResidential Dwellings", Chapter 3 "Building Regulations", of the Code of Ordinances; and MovingAll Provisions Under Article 3.2100 to "Exterior Facade Design Criteria Manual",to include thefollowing revisions and amendments: 2. Duplex buildings designed to appear as a single unit will have a statement added that anythingpreviously platted as of the effective date of this ordinance would be exempted from thisrequirement. 3. Attached Garage ­ 40% was the maximum allowable garage,  and with a three car garage it maybe hard to get the 40% ­ this requirement will be eliminated.  So the requirement will be attachedgarages with a minimum of 400 square feet. Any garage facing a public street may not extend more than 10 feet beyond the house front.  Councilto allow staff to  approve a variance on non­typical lots and if staff can not work it out that it wouldbe presented to City Council for determination.7. Any house elevation shall not be repeated on a group of three lots most directly across the street,nor shall it be repeated on two adjacent lots in either direction on the same side of the street.8. a. Reduce the porch size from the six foot (6') requirement to four foot (4').8.m. Window Shutters: delete "hinged" before the word panels (shutters).  Not requiring hingedpanels.The motion to approve was seconded by Councilmember Dillon.  The motion carried unanimously(4­0 vote, Mayor Pro Tem Bilyeu absent).  7.Comprehensive Plan Request for Qualifications with Possible Request for ProposalComponentConsider, Discuss and Possibly Approve Issuing a Request for Qualifications for Consulting Servicesto Update the Comprehensive Plan with a Possible Request for Proposal Component. Director of Development Services Ramie Hammonds gave a summary.  She noted this has beenunder discussion for a while.  This is being brought before Council to request putting theComprehensive Plan out for Request for Qualifications (RFQ) and with a Request for Proposal(RFP) component.  She provided information on the scope and framework of the proposal  notingthat it would be a planning tool for the future which would include all of the land use, thoroughfareplans, park plans, etc,  It will look at what we currently have and analyze current conditions and include a market analysis with visions and goals and will include a downtown component to look atwhat we can do to bring more activity and growth to the downtown area.  This will also includestrategies on how to implement the plans. She provided and explained the schedule noting it wouldhopefully begin early spring.  The proposed funding will be allocated between 4A, 4B, and GeneralFunds (Development Services Department and is currently budgeted at $110,000.  It was noted thisrequest tonight was to initiate the process and get the qualifications and quotes.  A motion was made by Councilmember Barrett to approve issuing a Request for Qualifications forConsulting Services to Update the Comprehensive Plan with a possible request for ProposalComponent.  The motion was seconded by Councilmember Clark.  The motion carried unanimously(4­0 vote, Mayor Pro Tem Bilyeu absent).8.INFORMATION ITEMS:a.Monthly Financial Reportb.Capital Projects Recap ­ August 27, 2019c.ATMOS Energy ­ Rate Schedules R,C,I, TATMOS Energy Rate Schedule ­ Residential, Commercial, Industrial, and Transportation Rates Effective September 26, 2019.d.Denco Area 9­1­1 District Candidate AppointmentSue Tejml appointed to the  Denco Area 9­1­1 Board of Managers.e.Disbursements 09­2019Disbursements for the City of Sanger for September 2019. There was no discussion regarding information items.   9.FUTURE AGENDA ITEMS: There were no future agenda items discussed.   10.ADJOURN. There being no further agenda items for discussion Mayor Muir adjourned the meeting at 8:43 p.m. Page 7