Loading...
07/15/2019-CC-Minutes-Work SessionCITY OF SANGER, TEXAS MINUTES: WORK SESSION CITY COUNCIL MEETING Monday, July 15, 2019 ­ 6:00 PM 502 Elm Street, Sanger, Texas COUNCIL MEMBERS PRESENT: Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember  Allen Chick. All Councilmembers were present constituting a quorum. COUNCIL MEMBERS ABSENT: No Councilmembers were absent. STAFF MEMBERS PRESENT: City Manager Alina Ciocan; Director of Public Works Jim Berman; Director of Finance Clayton Gray; City Secretary Cheryl Price; Josh Bishop, Police Department. 1.Call Meeting to Order The Work Session was called to order on July 15, 2019 at 6:03 PM. 2.Budget Workshop FY 2019­20 Budget Workshop City Manager Alina Ciocan summarized.  At the last City Council work session she provided a detailed presentation of every revenue stream and expenditure for each of the three funds.  She noted the updated new calendar. Ms. Ciocan reminded the Council of discussion from the last work session regarding the system maintenance street budget.  She reiterated that the main road projects discussed have been booked to the Capital Improvement Project Funds. The City Council discussed combining the road improvements we are planning to do this fiscal year with some projects we are planning to do next fiscal year. She noted there is a budget amendment for $190,000 on the agenda tonight to combine them for this fiscal year.  This is part of a five year capital project road improvement plan which is a moving target/estimate as Council has discussed further consolidation of the phases.  Ms. Ciocan provided an update on the cash balance in the Capital Projects Fund.  She also provided an overview of the proposed phases of the capital project road improvement plan. There was brief discussion on consolidating Phase II scheduled for FY 19­20  with the proposed Phase III  (FY 20­ 21).  A majority of Council agreed this was a good idea and suggested moving all of Phase II to 2019­20.  It was noted that if this is done there would have to be additional streets added to the 5 year plan. Director of Public Works Jim Berman was recognized and provided more information on the  street improvements.  He noted that the bigger roads were not being done at this time, that all of the side streets were being tied in.  Some of the larger roads like Bolivar would be more costly larger projects for a later date.  There was miscellaneous discussion and questions from the City Council, Page 1 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: WORK SESSION CITY COUNCIL MEETINGMonday, July 15, 2019 ­ 6:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Gary Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett;Councilmember Dennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember  Allen Chick.All Councilmembers were present constituting a quorum.COUNCIL MEMBERS ABSENT:No Councilmembers were absent.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; Director of Public Works Jim Berman; Director of Finance ClaytonGray; City Secretary Cheryl Price; Josh Bishop, Police Department.1.Call Meeting to OrderThe Work Session was called to order on July 15, 2019 at 6:03 PM.2.Budget WorkshopFY 2019­20 Budget WorkshopCity Manager Alina Ciocan summarized.  At the last City Council work session she provided adetailed presentation of every revenue stream and expenditure for each of the three funds.  Shenoted the updated new calendar.Ms. Ciocan reminded the Council of discussion from the last work session regarding the systemmaintenance street budget.  She reiterated that the main road projects discussed have been bookedto the Capital Improvement Project Funds. The City Council discussed combining the roadimprovements we are planning to do this fiscal year with some projects we are planning to do nextfiscal year. She noted there is a budget amendment for $190,000 on the agenda tonight to combinethem for this fiscal year.  This is part of a five year capital project road improvement plan which is amoving target/estimate as Council has discussed further consolidation of the phases.  Ms. Ciocanprovided an update on the cash balance in the Capital Projects Fund.  She also provided anoverview of the proposed phases of the capital project road improvement plan. There was briefdiscussion on consolidating Phase II scheduled for FY 19­20  with the proposed Phase III  (FY 20­21).  A majority of Council agreed this was a good idea and suggested moving all of Phase II to2019­20.  It was noted that if this is done there would have to be additional streets added to the 5year plan.Director of Public Works Jim Berman was recognized and provided more information on the  streetimprovements.  He noted that the bigger roads were not being done at this time, that all of the side streets were being tied in.  Some of the larger roads like Bolivar would be more costly larger projects for a later date.  There was miscellaneous discussion and questions from the City Council, and Public Works Director Jim Berman and City Manager Alina Ciocan responded and provided additional information.  There was general discussion regarding the amendment to the budget on the agenda tonight.  There a was question as to whether the improved roads were an asset and Finance Director Clayton Gray explained that the roads are considered an asset for typically 25 to 30 years if it is complete reconstruction but they are depreciated. There was additional brief discussion on the funds for road improvements.  Director of Public Works noted that he was going to start the project as soon as he gets out of the meeting tonight.  He explained that rehabilitation of the roads would consist of milling the road, adding cement or lime stabilization to it and asphalt.   It was noted that there would be $100,000 for system maintenance which would be for maintenance crack­sealing on the roads that we currently have, repairs on potholes and ditches.  City Manager Alina Ciocan also noted that we set funds in the budget for cul­de­sac repairs.  This has been discussed in a previous meeting.  Ms. Ciocan asked if the City Council wanted to combine any more improvements or discuss at a later date.  City Manager Alina Ciocan noted that she would like to see Plum St. moved up to be sure we are aligned with the timeline for FM 455.  We could take Plum St. out of FY 2020­21 and put it in FY 2019­20. Ms. Ciocan proceeded to summarized the enterprise CIP projects: relocating utilities along FM 455, relocating utilities along IH­35, Outfall Pipeline and the Railroad Lift Station.  There was brief discussion about the CIP Master Plan. Other expenditures not mentioned in the previous budget presentation include:  Comprehensive Plan for which we are looking at adding about $30,000 to the Development Services Budget.; a new vehicle for the Streets Department, an F­350.  In the Parks Department we are including funds for early detection lightening systems at Porter Park and Railroad.  Facilities Maintenance we are upgrading the cameras at city hall and upgrading the community center.   There was brief discussion and Council asked if the Comprehensive Plan was presented to the 4A and 4B and Director of Economic Development Shani Bradshaw noted that she would be having a meeting Tuesday, July 30th to discuss this item.  There was no further discussion on the budget. 3.Overview of Items on the Regular Agenda City Manager Alina Ciocan noted the  Budget Amendment on the agenda and provided a brief summary.  4.Adjourn There being no further discussion Mayor Muir adjourned the meeting at 6:58 PM.  Page 2