Loading...
09/16/2019-CC-Minutes-Work SessionCITY OF SANGER, TEXAS MINUTES: WORK SESSION CITY COUNCIL MEETING Monday, September 16, 2019 ­ 6:00 PM 502 Elm Street, Sanger, Texas COUNCIL MEMBERS PRESENT: Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett; Councilmember Dennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick. COUNCIL MEMBERS ABSENT: None. STAFF MEMBERS PRESENT: City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; City Engineer Tracy LaPiene; Public Works Director Jim Berman; Director of Development Services Ramie Hammonds; Police Officer Josh Bishop. 1.Call Meeting to Order There being a quorum, Mayor Muir called the  City Council Work Session to order Monday September 16th, 2019 at 6:03 p.m.  2.Code Enforcement Overview Staff Presentation and Discussion on the Future Code Enforcement Process.  Director of Development Services Ramie Hammonds summarized.  They are proposing to change the name from Code Enforcement to Community Enhancement to give a more positive connotation.  Her vision is for the department to partner with the citizens to produce a clean and livable community.  The department would focus on a process that promotes health and safety, as well as protecting property values.  She summarized items that we currently look at as violation noting the number one complaint is tall grass and weeds.  Also noted were trash and debris, brush, parking on grass, junked vehicles, outside storage, substandard structures, work without permit, operating a business without a CO or a permit.  One thing that we have not regulated much in the past is illegal signs.  Staff is looking for direction from City Council as to what the priorities are, what does Council want this individual we will be hiring to focus on.  She noted that she would like to give this employee good direction.  Do we want to start  on a couple of items and do the whole City or do we want to start on particular areas and cover everything.  We checked with the  legal department and either way is fine.   This is a compliance based program.  Staff will start off to try to partner with the community and get voluntary compliance. She noted that when a violation is noted that they will attempt to get compliance.  To get out in the community and getting to know the community, possibly showing up at a block party, etc.  Another thing that she would like to implement is when they run into an instance when the citizen physically can not do what needs to be done that we partner with the local churches, Lions Club, Masons, etc.  who may be able to assist with the citizen with getting into compliance.  She again asked for direction as to what the Council sees as target areas, how the program should be structured.  This would make it easier for the new employee in this position to know exactly what is expected.  When there are violations, the Council is usually one of the first to Page 1 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: WORK SESSION CITY COUNCIL MEETINGMonday, September 16, 2019 ­ 6:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett; CouncilmemberDennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick.COUNCIL MEMBERS ABSENT:None.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; CityEngineer Tracy LaPiene; Public Works Director Jim Berman; Director of Development ServicesRamie Hammonds; Police Officer Josh Bishop.1.Call Meeting to OrderThere being a quorum, Mayor Muir called the  City Council Work Session to order MondaySeptember 16th, 2019 at 6:03 p.m. 2.Code Enforcement OverviewStaff Presentation and Discussion on the Future Code Enforcement Process. Director of Development Services Ramie Hammonds summarized.  They are proposing to changethe name from Code Enforcement to Community Enhancement to give a more positive connotation. Her vision is for the department to partner with the citizens to produce a clean and livablecommunity.  The department would focus on a process that promotes health and safety, as well asprotecting property values.  She summarized items that we currently look at as violation noting thenumber one complaint is tall grass and weeds.  Also noted were trash and debris, brush, parking ongrass, junked vehicles, outside storage, substandard structures, work without permit, operating abusiness without a CO or a permit.  One thing that we have not regulated much in the past is illegalsigns.  Staff is looking for direction from City Council as to what the priorities are, what doesCouncil want this individual we will be hiring to focus on.  She noted that she would like to give thisemployee good direction.  Do we want to start  on a couple of items and do the whole City or dowe want to start on particular areas and cover everything.  We checked with the  legal departmentand either way is fine.   This is a compliance based program.  Staff will start off to try to partner withthe community and get voluntary compliance. She noted that when a violation is noted that they willattempt to get compliance.  To get out in the community and getting to know the community, possiblyshowing up at a block party, etc.  Another thing that she would like to implement is when they runinto an instance when the citizen physically can not do what needs to be done that we partner withthe local churches, Lions Club, Masons, etc.  who may be able to assist with the citizen with gettinginto compliance.  She again asked for direction as to what the Council sees as target areas, how the program should be structured.  This would make it easier for the new employee in this position to know exactly what is expected.  When there are violations, the Council is usually one of the first to hear about them.  Discussion ensued.  Mayor Muir noted that along with the recent improvements to the streets, etc., that possibly a letter be sent out that the City is excited about the recent improvement to the neighborhood and provide them with some examples of how the citizens can continue to improve on their neighborhoods by compliance to the various codes.   Ms. Hammonds noted that she thought that door hangers may be a good idea to get the person out in the public and on the street where they can talk with the citizens.   She noted that when they get a direct complaint, that those will always be worked.  Mayor Pro Tem Bilyeu noted that the list that she mentioned at the beginning of the presentation was a good list and if they worked that it is a good list. Councilmember Barrett asked if they would be proactive as well a reactive  and Ms. Hammonds noted that they will be out in the community and will address the issues they see and speak with the residents. There was brief discussion regarding getting organizations to help some of the citizens who were not able to take care of their Code issues on their own. There was discussion regarding putting the information on the new Department and the Code Enforcement Information on Social Media and in the newspaper letting the public know the items that that they would be looking for. It was noted that junked vehicles are currently enforced the Police Department and that it should be part of the program. Councilmember Chick noted that Ms. Hammonds was saying officer and if this individual would be an officer.  Ms. Hammonds noted that the position would be a Certified Code Enforcement Officer, which is not the same as a Police Officer.  Councilmember Chick discussed the need for this to be a full time position at this time.  Ms. Hammonds noted that this would definitely be a full time position.  That the position has been a Police Officer in the past and this would move the position to Development Services Department.  The individual who is hired would have Code Certification so they are familiar with the laws. There was additional discussion regarding the need for the full time positon, and the decision to move it from the Police Department to Development Services.    Ms. Hammonds noted that everything will be documented.   3.Report on Utility Billing Cycles Report on Utility Billing Cycles Provided by Clayton Gray, Director of Finance. Finance Director Clayton Gray summarized.   Utility billing cycles where we are and where we need to be.  He noted that  in regard to the number of utility accounts ­ in the last 15 years we have gone from 2355 to 3628.  He noted the increases through the years and the upcoming development and construction would result in 10 to 20 % a year, which would add a lot of accounts to the system.  He noted the City currently only has one billing cycle with the billing date of the 1st and due on the 15th with cut off on the 27th, He noted that on the 15th of the month almost a third of the payments come in that one day.  There is also a high level of activity on the 27th which is cut­off day. They currently have a real ebb and flow of activity.  He noted what he would like to get into multiple billing cycles to try and smooth out the activity during the month and make the activity levels more manageable.   He noted that he would like to transition with minimal inconvenience to the customers.  He explained the complete details of the current billing cycle and provided graphs showing the payments processed.  He noted he has compared our city with other similar type cities and the average billing cycles is 2.5 cycles. He provided a visual color map showing the different routes "books".  He noted that what he is proposing is looking at the railroad tracks as a dividing line and moving the accounts on the east side of the railroad tracks to what we would call Cycle 2.  Cycle 2 would consist of approximately 726 accounts and most of them are in one book and would bill on the 8th and everything else would be one week later.    Eventually, we could do four billing cycles one week after the next to spread the activity out throughout the month.  He noted that anytime a billing date falls on a Saturday or Sunday it is due on the Monday.   He noted in speaking Page 2 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: WORK SESSION CITY COUNCIL MEETINGMonday, September 16, 2019 ­ 6:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett; CouncilmemberDennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick.COUNCIL MEMBERS ABSENT:None.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; CityEngineer Tracy LaPiene; Public Works Director Jim Berman; Director of Development ServicesRamie Hammonds; Police Officer Josh Bishop.1.Call Meeting to OrderThere being a quorum, Mayor Muir called the  City Council Work Session to order MondaySeptember 16th, 2019 at 6:03 p.m. 2.Code Enforcement OverviewStaff Presentation and Discussion on the Future Code Enforcement Process. Director of Development Services Ramie Hammonds summarized.  They are proposing to changethe name from Code Enforcement to Community Enhancement to give a more positive connotation. Her vision is for the department to partner with the citizens to produce a clean and livablecommunity.  The department would focus on a process that promotes health and safety, as well asprotecting property values.  She summarized items that we currently look at as violation noting thenumber one complaint is tall grass and weeds.  Also noted were trash and debris, brush, parking ongrass, junked vehicles, outside storage, substandard structures, work without permit, operating abusiness without a CO or a permit.  One thing that we have not regulated much in the past is illegalsigns.  Staff is looking for direction from City Council as to what the priorities are, what doesCouncil want this individual we will be hiring to focus on.  She noted that she would like to give thisemployee good direction.  Do we want to start  on a couple of items and do the whole City or dowe want to start on particular areas and cover everything.  We checked with the  legal departmentand either way is fine.   This is a compliance based program.  Staff will start off to try to partner withthe community and get voluntary compliance. She noted that when a violation is noted that they willattempt to get compliance.  To get out in the community and getting to know the community, possiblyshowing up at a block party, etc.  Another thing that she would like to implement is when they runinto an instance when the citizen physically can not do what needs to be done that we partner withthe local churches, Lions Club, Masons, etc.  who may be able to assist with the citizen with gettinginto compliance.  She again asked for direction as to what the Council sees as target areas, how theprogram should be structured.  This would make it easier for the new employee in this position toknow exactly what is expected.  When there are violations, the Council is usually one of the first tohear about them. Discussion ensued.  Mayor Muir noted that along with the recent improvements to the streets, etc.,that possibly a letter be sent out that the City is excited about the recent improvement to theneighborhood and provide them with some examples of how the citizens can continue to improve ontheir neighborhoods by compliance to the various codes.   Ms. Hammonds noted that she thoughtthat door hangers may be a good idea to get the person out in the public and on the street wherethey can talk with the citizens.   She noted that when they get a direct complaint, that those willalways be worked.  Mayor Pro Tem Bilyeu noted that the list that she mentioned at the beginning ofthe presentation was a good list and if they worked that it is a good list. Councilmember Barrettasked if they would be proactive as well a reactive  and Ms. Hammonds noted that they will be outin the community and will address the issues they see and speak with the residents. There was briefdiscussion regarding getting organizations to help some of the citizens who were not able to takecare of their Code issues on their own. There was discussion regarding putting the information on thenew Department and the Code Enforcement Information on Social Media and in the newspaperletting the public know the items that that they would be looking for. It was noted that junkedvehicles are currently enforced the Police Department and that it should be part of the program.Councilmember Chick noted that Ms. Hammonds was saying officer and if this individual would bean officer.  Ms. Hammonds noted that the position would be a Certified Code Enforcement Officer,which is not the same as a Police Officer.  Councilmember Chick discussed the need for this to be afull time position at this time.  Ms. Hammonds noted that this would definitely be a full time position. That the position has been a Police Officer in the past and this would move the position toDevelopment Services Department.  The individual who is hired would have Code Certification sothey are familiar with the laws. There was additional discussion regarding the need for the full timepositon, and the decision to move it from the Police Department to Development Services.    Ms.Hammonds noted that everything will be documented.  3.Report on Utility Billing CyclesReport on Utility Billing Cycles Provided by Clayton Gray, Director of Finance.Finance Director Clayton Gray summarized.   Utility billing cycles where we are and where we needto be.  He noted that  in regard to the number of utility accounts ­ in the last 15 years we have gonefrom 2355 to 3628.  He noted the increases through the years and the upcoming development andconstruction would result in 10 to 20 % a year, which would add a lot of accounts to the system. He noted the City currently only has one billing cycle with the billing date of the 1st and due on the15th with cut off on the 27th, He noted that on the 15th of the month almost a third of the paymentscome in that one day.  There is also a high level of activity on the 27th which is cut­off day. Theycurrently have a real ebb and flow of activity.  He noted what he would like to get into multiple billingcycles to try and smooth out the activity during the month and make the activity levels moremanageable.   He noted that he would like to transition with minimal inconvenience to thecustomers.  He explained the complete details of the current billing cycle and provided graphsshowing the payments processed.  He noted he has compared our city with other similar type citiesand the average billing cycles is 2.5 cycles. He provided a visual color map showing the differentroutes "books".  He noted that what he is proposing is looking at the railroad tracks as a dividing lineand moving the accounts on the east side of the railroad tracks to what we would call Cycle 2. Cycle 2 would consist of approximately 726 accounts and most of them are in one book and wouldbill on the 8th and everything else would be one week later.    Eventually, we could do four billing cycles one week after the next to spread the activity out throughout the month.  He noted that anytime a billing date falls on a Saturday or Sunday it is due on the Monday.   He noted in speaking with Ramie Hammonds of Development Services that most of the future development would also go on the Cycle 2. For the future a target of approximately 3000 accounts on a cycle would be a good dividing number.  He noted, looking into the future, at some point we are going to have to replace our meter reading system which is about 15 years old. Many cities have smart meters where you do not have to go out and physically read the meters. Mayor Pro Tem Bilyeu asked what the ballpark figure is for the meters.  Mr. Gray noted that a basic ballpark could be around three­quarters of a million dollars.   There was discussion as to if this cost could be phased in.  Mr. Gray advised that we would also have to update our ordinance which specifically calls out the billing dates.  He would mirror other cities ordinances which address multiple billing cycles.  The ordinances call out the days between the billing dates instead of specific dates. He provided details as to how the cycle would be phased in and it was noted that the cost would be minimal; but, the main issue would be educating people when their bill is due.is notifying the customers of the change.   He noted the plan is a postcard mailing; door hangers on the doors well in advance; signs at the entrances of areas where the change will occur; social media, newspaper, and the website. Mayor Pro Tem Bilyeu noted that he was not opposed to this idea; however the transition period would be better if it is done in the Fall or Spring when the utilities are not as high.    4.Stream Restoration for Wastewater Treatment Plant Presentation by Plummer  Associates, Inc. Regarding Stream Restoration for Wastewater Treatment Plant. Mr. Jeff Caffey with Plummer and Associates was recognized and provided a background history of the project and the various alternatives.  A decision was made to expand the treatment plant discharge and every treatment plant has a discharge permit.  The existing permit for the plant is running at .98 mgd and the expansion proposed to be 1.86 mgd.  At that time, after reviewing the four different concepts, a decision was made by Council and the former City Manager to construct a pipeline around the Paddock Lake with a cost of about 4 million dollars not including easement acquisition.  There was brief discussion regarding the various concepts and it was noted that there has been some changes in how various landowners are looking at the project and that they have been asked to come back and revisit the stream restoration.  Mr. Caffey introduced Mr. Tim Noack, Plummer and Associates, as Project Manager for the proposed Stream Restoration for the Wastewater Treatment Plant.  Mr. Noack noted that this plan will basically eliminate the lake as a lake itself and basically create a free flowing stream through the footprint on which the lake currently exists right now.  This would eliminate the oxygen sag issue and the permitting would be able to move forward. Some of the major components of the project would be lowering all or one or two portions of the dam; restoring the stream channels upstream of the lake to Ranger Creek downstream of the lake.  Planting riparian vegetation which is basically trees and shrubs along the stream corridor and also within the footprint of the lake.   He noted two different approaches noting the two creeks that feed into Paddock Lake, one being Ranger Creek and the other creek to the northeast ­ to keep these as separate streams through the lake and the other approach is to combine the streams within the lake itself.  He noted that these are just concepts at this time and what they would be considering as they move forward as they approach some of the regulators.  He noted some of the major considerations as they move forward with the stream restoration is the regulators and provided a brief description as to what that entails.    They are setting up the project into five phases and doing it in an incremental manner.   Phase 1 would be the preliminary planning and the following phases would be addressing the regulatory items.  Phase 3 would be the Corps of Engineers permit;  Phase 4 would be getting into the detailed design of the stream; and, Phase 5 would be implementation of the construction.   Tonight what is being proposed Page 3 CITY OF SANGER, TEXASMINUTES: WORK SESSION CITY COUNCIL MEETINGMonday, September 16, 2019 ­ 6:00 PM502 Elm Street, Sanger, TexasCOUNCIL MEMBERS PRESENT:Mayor Thomas Muir; Mayor Pro Tem Bilyeu; Councilmember Marissa Barrett; CouncilmemberDennis Dillon; Councilmember David Clark; Councilmember Allen Chick.COUNCIL MEMBERS ABSENT:None.STAFF MEMBERS PRESENT:City Manager Alina Ciocan; City Secretary Cheryl Price; Finance Director Clayton Gray; CityEngineer Tracy LaPiene; Public Works Director Jim Berman; Director of Development ServicesRamie Hammonds; Police Officer Josh Bishop.1.Call Meeting to OrderThere being a quorum, Mayor Muir called the  City Council Work Session to order MondaySeptember 16th, 2019 at 6:03 p.m. 2.Code Enforcement OverviewStaff Presentation and Discussion on the Future Code Enforcement Process. Director of Development Services Ramie Hammonds summarized.  They are proposing to changethe name from Code Enforcement to Community Enhancement to give a more positive connotation. Her vision is for the department to partner with the citizens to produce a clean and livablecommunity.  The department would focus on a process that promotes health and safety, as well asprotecting property values.  She summarized items that we currently look at as violation noting thenumber one complaint is tall grass and weeds.  Also noted were trash and debris, brush, parking ongrass, junked vehicles, outside storage, substandard structures, work without permit, operating abusiness without a CO or a permit.  One thing that we have not regulated much in the past is illegalsigns.  Staff is looking for direction from City Council as to what the priorities are, what doesCouncil want this individual we will be hiring to focus on.  She noted that she would like to give thisemployee good direction.  Do we want to start  on a couple of items and do the whole City or dowe want to start on particular areas and cover everything.  We checked with the  legal departmentand either way is fine.   This is a compliance based program.  Staff will start off to try to partner withthe community and get voluntary compliance. She noted that when a violation is noted that they willattempt to get compliance.  To get out in the community and getting to know the community, possiblyshowing up at a block party, etc.  Another thing that she would like to implement is when they runinto an instance when the citizen physically can not do what needs to be done that we partner withthe local churches, Lions Club, Masons, etc.  who may be able to assist with the citizen with gettinginto compliance.  She again asked for direction as to what the Council sees as target areas, how theprogram should be structured.  This would make it easier for the new employee in this position toknow exactly what is expected.  When there are violations, the Council is usually one of the first tohear about them. Discussion ensued.  Mayor Muir noted that along with the recent improvements to the streets, etc.,that possibly a letter be sent out that the City is excited about the recent improvement to theneighborhood and provide them with some examples of how the citizens can continue to improve ontheir neighborhoods by compliance to the various codes.   Ms. Hammonds noted that she thoughtthat door hangers may be a good idea to get the person out in the public and on the street wherethey can talk with the citizens.   She noted that when they get a direct complaint, that those willalways be worked.  Mayor Pro Tem Bilyeu noted that the list that she mentioned at the beginning ofthe presentation was a good list and if they worked that it is a good list. Councilmember Barrettasked if they would be proactive as well a reactive  and Ms. Hammonds noted that they will be outin the community and will address the issues they see and speak with the residents. There was briefdiscussion regarding getting organizations to help some of the citizens who were not able to takecare of their Code issues on their own. There was discussion regarding putting the information on thenew Department and the Code Enforcement Information on Social Media and in the newspaperletting the public know the items that that they would be looking for. It was noted that junkedvehicles are currently enforced the Police Department and that it should be part of the program.Councilmember Chick noted that Ms. Hammonds was saying officer and if this individual would bean officer.  Ms. Hammonds noted that the position would be a Certified Code Enforcement Officer,which is not the same as a Police Officer.  Councilmember Chick discussed the need for this to be afull time position at this time.  Ms. Hammonds noted that this would definitely be a full time position. That the position has been a Police Officer in the past and this would move the position toDevelopment Services Department.  The individual who is hired would have Code Certification sothey are familiar with the laws. There was additional discussion regarding the need for the full timepositon, and the decision to move it from the Police Department to Development Services.    Ms.Hammonds noted that everything will be documented.  3.Report on Utility Billing CyclesReport on Utility Billing Cycles Provided by Clayton Gray, Director of Finance.Finance Director Clayton Gray summarized.   Utility billing cycles where we are and where we needto be.  He noted that  in regard to the number of utility accounts ­ in the last 15 years we have gonefrom 2355 to 3628.  He noted the increases through the years and the upcoming development andconstruction would result in 10 to 20 % a year, which would add a lot of accounts to the system. He noted the City currently only has one billing cycle with the billing date of the 1st and due on the15th with cut off on the 27th, He noted that on the 15th of the month almost a third of the paymentscome in that one day.  There is also a high level of activity on the 27th which is cut­off day. Theycurrently have a real ebb and flow of activity.  He noted what he would like to get into multiple billingcycles to try and smooth out the activity during the month and make the activity levels moremanageable.   He noted that he would like to transition with minimal inconvenience to thecustomers.  He explained the complete details of the current billing cycle and provided graphsshowing the payments processed.  He noted he has compared our city with other similar type citiesand the average billing cycles is 2.5 cycles. He provided a visual color map showing the differentroutes "books".  He noted that what he is proposing is looking at the railroad tracks as a dividing lineand moving the accounts on the east side of the railroad tracks to what we would call Cycle 2. Cycle 2 would consist of approximately 726 accounts and most of them are in one book and wouldbill on the 8th and everything else would be one week later.    Eventually, we could do four billingcycles one week after the next to spread the activity out throughout the month.  He noted thatanytime a billing date falls on a Saturday or Sunday it is due on the Monday.   He noted in speakingwith Ramie Hammonds of Development Services that most of the future development would also goon the Cycle 2. For the future a target of approximately 3000 accounts on a cycle would be a gooddividing number.  He noted, looking into the future, at some point we are going to have to replaceour meter reading system which is about 15 years old. Many cities have smart meters where you donot have to go out and physically read the meters. Mayor Pro Tem Bilyeu asked what the ballparkfigure is for the meters.  Mr. Gray noted that a basic ballpark could be around three­quarters of amillion dollars.   There was discussion as to if this cost could be phased in.  Mr. Gray advised thatwe would also have to update our ordinance which specifically calls out the billing dates.  He wouldmirror other cities ordinances which address multiple billing cycles.  The ordinances call out the daysbetween the billing dates instead of specific dates. He provided details as to how the cycle would bephased in and it was noted that the cost would be minimal; but, the main issue would be educatingpeople when their bill is due.is notifying the customers of the change.   He noted the plan is apostcard mailing; door hangers on the doors well in advance; signs at the entrances of areas wherethe change will occur; social media, newspaper, and the website. Mayor Pro Tem Bilyeu noted thathe was not opposed to this idea; however the transition period would be better if it is done in theFall or Spring when the utilities are not as high.   4.Stream Restoration for Wastewater Treatment PlantPresentation by Plummer  Associates, Inc. Regarding Stream Restoration for Wastewater TreatmentPlant.Mr. Jeff Caffey with Plummer and Associates was recognized and provided a background history ofthe project and the various alternatives.  A decision was made to expand the treatment plantdischarge and every treatment plant has a discharge permit.  The existing permit for the plant isrunning at .98 mgd and the expansion proposed to be 1.86 mgd.  At that time, after reviewing thefour different concepts, a decision was made by Council and the former City Manager to construct apipeline around the Paddock Lake with a cost of about 4 million dollars not including easementacquisition.  There was brief discussion regarding the various concepts and it was noted that therehas been some changes in how various landowners are looking at the project and that they havebeen asked to come back and revisit the stream restoration. Mr. Caffey introduced Mr. Tim Noack, Plummer and Associates, as Project Manager for theproposed Stream Restoration for the Wastewater Treatment Plant.  Mr. Noack noted that this planwill basically eliminate the lake as a lake itself and basically create a free flowing stream through thefootprint on which the lake currently exists right now.  This would eliminate the oxygen sag issue andthe permitting would be able to move forward. Some of the major components of the project wouldbe lowering all or one or two portions of the dam; restoring the stream channels upstream of the laketo Ranger Creek downstream of the lake.  Planting riparian vegetation which is basically trees andshrubs along the stream corridor and also within the footprint of the lake.   He noted two differentapproaches noting the two creeks that feed into Paddock Lake, one being Ranger Creek and theother creek to the northeast ­ to keep these as separate streams through the lake and the otherapproach is to combine the streams within the lake itself.  He noted that these are just concepts atthis time and what they would be considering as they move forward as they approach some of theregulators.  He noted some of the major considerations as they move forward with the streamrestoration is the regulators and provided a brief description as to what that entails.    They aresetting up the project into five phases and doing it in an incremental manner.   Phase 1 would be thepreliminary planning and the following phases would be addressing the regulatory items.  Phase 3 would be the Corps of Engineers permit;  Phase 4 would be getting into the detailed design of the stream; and, Phase 5 would be implementation of the construction.   Tonight what is being proposed is to move forward with Phase 1. He provided a graphical representation of the phases to the Council and provided further summary of the process. There was brief discussion regarding the phases and it was noted that some of the phases could be approached simultaneously.  The first phase is the key as to whether it will be feasible to move forward with this plan.  He noted the process they would take in the preliminary planning and that they will be meeting with all of the TCEQ and the stakeholders, including the enforcement division and the water quality division.   After the meetings they can determine if the concept needs to be changed or adjusted if necessary and this would determine if they can move forward.  If so then the next step would be to meet with the Corps of Engineers which is done as a pre­application meeting.  They will do some minimal field work done preceding the meeting along with some conceptual drawings.  They will present them enough information to get some good feedback from them as well so they can determine if this can be done as a nationwide permit (best case scenario) or if an individual permit will be required  and to what extent and how complex it would be.   This would be another decision point where modifications may be necessary or to still proceed to move on to Phases 2­5.   There was miscellaneous discussion regarding the various plans, maintenance, and cost differences.  They discussed how the two designs would work and also discussed was 404 meeting and the Clean Water Act, that all entities would be involved in the meeting.  It was noted that the plant is currently running under a permit while the improvements and restoration to the plant is being completed and the water is going into the pond and the stream like it always has.  There was additional discussion regarding the permit and it was noted they have not had that conversation yet.  Worse case scenario, we could still go in and do the pipeline.  The pipeline is already designed because that was the original plan that was decided on. As that plan got closer some of the stakeholders realized that the water will not be in the lake or the pond with the pipeline.  Mr. Caffey noted that they have given an estimate of the full contract amount to be about $450,000.  This proposal tonight is for the first phase to see where we go from here.after meeting with all entities.  Mr. Caffey and Mr. Noack both advised that the timeline for Phase 1 would be about six to eight months.  It was noted the current discharge permit expires in 2021.  It was reiterated that after Phase 1 meetings we would know where we stand and whether we can move forward with the stream restoration.  Mayor Muir noted this is an Agenda Item for consideration on tonight's City Council Meeting.   5.Overview of Items on the Regular Agenda There was no overview of items on the Regular Agenda. 6.ADJOURN There being no further business Mayor Muir adjourned the City Council Work Session at 7:18 p.m. Page 4