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10/27/2020-4B-Agenda Packet-RegularAGENDA 4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARD TUESDAY, OCTOBER 27, 2020 6:00 PM HISTORIC CHURCH BUILDING ­ 403 NORTH 7TH STREET SANGER, TEXAS 1.Call Meeting to Order 2.Approval of Minutes Discuss, consider and possible action on approval of the minutes from the September 22, 2020 board meeting.  3.Property Enhancement Incentives Policy Discuss, consider and take any necessary action on the Property Enhancement Incentives Policy. 4.Review Monthly Reports A. Financial Reports B. Sales Tax Report C. Director Update 5.Future Agenda Items and Meetings Board members shall not comment upon, deliberate, or discuss any item that is not on the agenda. 6.Citizen Comments 7.Adjourn I, the undersigned authority, do hereby certify that this Notice of Meeting was posted on the City Website, and on the bulletin board, at the City Hall of the City of Sanger, Texas, a place convenient and readily accessible to the general public at all times. Said notice was posted on the following date and time, and remained posted continuously for at least 72 hours prior to the scheduled time of said meeting and shall remain posted until meeting is adjourned. 10/23/20 9:00a.m. Jeriana Staton, Deputy City Secretary City of Sanger, Texas Date/Time Posted This facility is wheelchair accessible and accessible parking spaces are available. Requests for additional accommodations or interpretive services must be made 48 hours prior to this meeting. Please contact the City AGENDA4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARDTUESDAY, OCTOBER 27, 20206:00 PMHISTORIC CHURCH BUILDING ­ 403 NORTH 7TH STREETSANGER, TEXAS1.Call Meeting to Order2.Approval of MinutesDiscuss, consider and possible action on approval of the minutes from the September 22, 2020board meeting. 3.Property Enhancement Incentives PolicyDiscuss, consider and take any necessary action on the Property Enhancement Incentives Policy.4.Review Monthly ReportsA. Financial ReportsB. Sales Tax ReportC. Director Update5.Future Agenda Items and MeetingsBoard members shall not comment upon, deliberate, or discuss any item that is not on theagenda.6.Citizen Comments7.AdjournI, the undersigned authority, do hereby certify that this Notice of Meeting was posted on theCity Website, and on the bulletin board, at the City Hall of the City of Sanger, Texas, a placeconvenient and readily accessible to the general public at all times. Said notice was posted on thefollowing date and time, and remained posted continuously for at least 72 hours prior to thescheduled time of said meeting and shall remain posted until meeting is adjourned.10/23/20 9:00a.m.Jeriana Staton, Deputy CitySecretaryCity of Sanger, Texas Date/Time Posted This facility is wheelchair accessible and accessible parking spaces are available. Requests for additional accommodations or interpretive services must be made 48 hours prior to this meeting. Please contact the City Secretary's office at (940) 458­7930 for further information. 4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARD AGENDA MEMO AGENDA ITEM NO. 2. AGENDA MEETING DATE: October 27, 2020 TO: Shani Bradshaw, 4B FROM: Shani Bradshaw, Director of Economic Development ITEM/CAPTION: Approval of Minutes Discuss, consider and possible action on approval of the minutes from the September 22, 2020 board meeting.  AGENDA TYPE: Consent Agenda ACTION REQUESTED:  Approval  BACKGROUND: NA LEGAL/BOARD COMMISSION RECOMMENDATIONS/CITIZEN NOTICE FEEDBACK: NA FINANCIAL SUMMARY ­ FUNDING/FISCAL IMPACT: NA FUNDS: NA STAFF RECOMMENDATION/ACTION DESIRED: APPROVE the September 8, 2020 minutes.  ATTACHMENTS: Description Upload Date Type Board Meeting Minutes ­ September 22, 2020 10/14/2020 Cover Memo MINUTES 4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARD TUESDAY, SEPTEMBER 22, 2020 6:00 PM HISTORIC CHURCH BUILDING ­ 403 NORTH 7TH STREET SANGER, TEXAS COMMISSION MEMBERS PRESENT: Beverly Howard, Carry Bilyeu, Jeff Springer, Will Dutton (Absent: Payne, Piercy, Swaim) COMMISSION MEMBERS ABSENT: John Payne, Justin Swaim, Eddie Piercy (Absent: Payne, Piercy, Swaim) OTHERS PRESENT: Director of Economic Development Shani Bradshaw, Stefani Dodson(Absent: Payne, Piercy, Swaim) 1.Call Meeting to Order There being a quorum, the meeting was called to order at 6:05 p.m.(Absent: Payne, Piercy, Swaim) 2.Approval of Minutes Will Dutton made a motion to accept the minutes from the last meeting.  Carry Bilyeu seconded the motion.  Motion passes unanimously.  (Absent: Payne, Piercy, Swaim) 3.Property Enhancement Policy Shani Bradshaw explains to the board that she has been in touch with Greg Last about the Facade Grant.  She asks the board what they would like to focus on first in the City.  She asks if they would like to reach out to all businesses or just the downtown area.  The board has a brief discussion and they like the idea of starting with the downtown area first. Shani Bradshaw also brings up the vacant building that the City owns on the square.  She said she would love to use it as an example of what the Facade Grant can offer.   Carry Bilyeu says she thinks the board should pay to fix it up and not use the grant money for a City building.  There is a little more discussion from the board about start up businesses needing the grant money to fix up their building. (Absent: Payne, Piercy, Swaim) MINUTES4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARDTUESDAY, SEPTEMBER 22, 20206:00 PMHISTORIC CHURCH BUILDING ­ 403 NORTH 7TH STREETSANGER, TEXASCOMMISSION MEMBERS PRESENT:Beverly Howard, Carry Bilyeu, Jeff Springer, Will Dutton (Absent: Payne, Piercy, Swaim)COMMISSION MEMBERS ABSENT:John Payne, Justin Swaim, Eddie Piercy (Absent: Payne, Piercy, Swaim)OTHERS PRESENT:Director of Economic Development Shani Bradshaw, Stefani Dodson(Absent: Payne, Piercy,Swaim)1.Call Meeting to OrderThere being a quorum, the meeting was called to order at 6:05 p.m.(Absent: Payne, Piercy, Swaim)2.Approval of MinutesWill Dutton made a motion to accept the minutes from the last meeting.  Carry Bilyeu seconded themotion.  Motion passes unanimously.  (Absent: Payne, Piercy, Swaim)3.Property Enhancement PolicyShani Bradshaw explains to the board that she has been in touch with Greg Last about the FacadeGrant.  She asks the board what they would like to focus on first in the City.  She asks if they wouldlike to reach out to all businesses or just the downtown area. The board has a brief discussion and they like the idea of starting with the downtown area first.Shani Bradshaw also brings up the vacant building that the City owns on the square.  She said shewould love to use it as an example of what the Facade Grant can offer.  Carry Bilyeu says she thinks the board should pay to fix it up and not use the grant money for a Citybuilding. There is a little more discussion from the board about start up businesses needing the grant money tofix up their building. (Absent: Payne, Piercy, Swaim) 4.Sanger Strong Business Relief Grant Update Shani Bradshaw gives and update to the board.  She explains that they have received 8 applications.  She says they have a meeting set up to go over the applications on Friday.   There was a brief discussion about having a phase two is all the grant money is not used.  The board likes the idea.  She said she would see if City Council would be open to the idea. (Absent: Payne, Piercy, Swaim) 5.Financial Reports Shani Bradshaw briefly goes over the financial report and the budget.(Absent: Payne, Piercy, Swaim) 6.Citizen Comments There were no citizens who came forward wishing to speak.(Absent: Payne, Piercy, Swaim) 7.Adjourn There being no further items for discussion the meeting is adjourned at 6:22 p.m.(Absent: Payne, Piercy, Swaim) 4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARD AGENDA MEMO AGENDA ITEM NO. 3. AGENDA MEETING DATE: October 27, 2020 TO: Shani Bradshaw, 4B FROM: Shani Bradshaw, Director of Economic Development ITEM/CAPTION: Property Enhancement Incentives Policy Discuss, consider and take any necessary action on the Property Enhancement Incentives Policy. AGENDA TYPE: Regular ACTION REQUESTED:  Approval  BACKGROUND: The Property Enhancement Incentive Program provides financial assistance to property owners and businesses seeking to renovate or restore their exterior appearance of their buildings and storefronts, and exterior signage.   The purpose of this program is to promote development and expansion of new and existing businesses within the City of Sanger.  The program is set up as a single payment reimbursement to property owners per building/business, and tenants. Property Enhancement and Sign Grant funds are available on a 50/50 matching basis with a cap of $5,000.   LEGAL/BOARD COMMISSION RECOMMENDATIONS/CITIZEN NOTICE FEEDBACK: Legal has reviewed the Property Enhancement Incentives Policy. FINANCIAL SUMMARY ­ FUNDING/FISCAL IMPACT: FUNDS: $25,000 has been allocated to the Grant Program.  STAFF RECOMMENDATION/ACTION DESIRED: APPROVE the Property Enhancement Incentives Policy 4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARD AGENDA MEMOAGENDA ITEM NO. 3.AGENDA MEETING DATE: October 27, 2020TO: Shani Bradshaw, 4BFROM: Shani Bradshaw, Director of Economic DevelopmentITEM/CAPTION:Property Enhancement Incentives PolicyDiscuss, consider and take any necessary action on the Property Enhancement Incentives Policy.AGENDA TYPE: RegularACTION REQUESTED:  Approval BACKGROUND:The Property Enhancement Incentive Program provides financial assistance to property owners and businesses seekingto renovate or restore their exterior appearance of their buildings and storefronts, and exterior signage.   The purposeof this program is to promote development and expansion of new and existing businesses within the City of Sanger. The program is set up as a single payment reimbursement to property owners per building/business, and tenants.Property Enhancement and Sign Grant funds are available on a 50/50 matching basis with a cap of $5,000.  LEGAL/BOARD COMMISSION RECOMMENDATIONS/CITIZEN NOTICE FEEDBACK:Legal has reviewed the Property Enhancement Incentives Policy.FINANCIAL SUMMARY ­ FUNDING/FISCAL IMPACT:FUNDS:$25,000 has been allocated to the Grant Program. STAFF RECOMMENDATION/ACTION DESIRED:APPROVE the Property Enhancement Incentives Policy ATTACHMENTS: Description Upload Date Type Sanger PEIP ­ Clean Version 10/22/2020 Cover Memo Sanger PEIP ­ Redline Version 10/22/2020 Cover Memo Sanger, Texas - Property Enhancement Incentives Policy - Resolution 20-___ - DRAFT: 2020-10-15 - Page 1 of 3 RESOLUTION NO. 20-______ A RESOLUTION OF THE CITY OF SANGER, TEXAS, APPROVING THE TERMS AND CONDITIONS OF A PROPERTY ENHANCEMENT INCENTIVES POLICY TO ENCOURAGE DEVELOPMENT, RETENTION OR EXPANSION OF BUSINESS ENTERPRISES IN THE CITY; AND PROVIDING AN EFFECTIVE DATE. WHEREAS, The Texas Development Corporation Act of 1979 (the Act), now codified in Title 12, Subtitle C1, of the Texas Local Government Code, authorizes communities to collect Type A and / or Type B economic development sales and use taxes; and WHEREAS, the residents of the City of Sanger, Texas (City), on May 2, 1998 passed an election approving the collection of sales and use tax for the benefit of the Sanger Texas Development Corporation, a Type B Corporation; and WHEREAS, Chapter 380 of the Texas Local Government Code authorizes municipalities to establish and provide for the administration of programs that promote economic development and stimulate business and commercial activity in the City; and WHEREAS, the City desires to implement a matching grant program to encourage development, retention, or expansion of business enterprises in the City; and WHEREAS, the City desires to improve the physical appearance of businesses and visibly enhance the City’s commercial corridors; and WHEREAS, the City desires to increase the marketability and occupancy rate of commercial buildings hindered by an outdated appearance; and WHEREAS, the City desires to provide incentives in areas and to businesses most likely to stimulate similar enhancements by other private entities; and WHEREAS, the Sanger Texas Development Corporation on _______, 2020 considered and recommended the City Council approve this Property Enhancement Incentives Policy (Policy); and WHEREAS, upon full review and consideration of this Policy and all matters attendant and related thereto, the City Council is of the opinion that this Policy will assist in implementing a program whereby economic development will be promoted and business and commercial activity will be stimulated in the City. NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANGER, TEXAS, THAT: SECTION 1. The City Council finds that the terms of the Policy will encourage development, retention, or expansion of business enterprises in the City and otherwise meet the criteria of Section 380.001 of the Texas Local Government Code. SECTION 2. The City Council hereby adopts a Property Enhancement Incentives Policy, attached hereto as Exhibit “A”, whereby the City of Sanger, Texas may participate financially in commercial property enhancements via matching grants, and take other specified actions, in accordance with the terms outlined in the Policy. SECTION 3. The terms and conditions of the Policy, having been reviewed by the City Council of the City of Sanger and found to be acceptable and in the best interest of the City and its citizens and businesses, are hereby approved. Sanger, Texas - Property Enhancement Incentives Policy - Resolution 20-___ - DRAFT: 2020-10-15 - Page 2 of 3 SECTION 4. This Resolution shall become effective from and after its passage. PASSED AND APPROVED this the ______ day of _________, 2020. ________________________ Thomas Muir, Mayor ATTEST: ____________________________ Name Here, TRMC Interim City Secretary Sanger, Texas - Property Enhancement Incentives Policy - Resolution 20-___ - DRAFT: 2020-10-15 - Page 3 of 3 EXHIBIT A Property Enhancement Incentives Policy Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐15     ‐     Page 1 of 9    Sanger, Texas  Property Enhancement Incentives Policy    WHEREAS, the City Council of the City of Sanger, Texas (Council) desires to implement a matching grant  program to encourage the development, retention, or expansion of business enterprises in the City; and  WHEREAS, Chapter 380 of the Texas Local Government Code authorizes municipalities to establish and  provide for the administration of programs that promote economic development and stimulate business and  commercial activity in the City; and   WHEREAS,  the  Sanger  Texas  Development  Corporation  on  _______,  2020  considered  and  recommended the City Council approve this Property Enhancement Incentives Policy (Policy); and  WHEREAS,  the  City  Council  on  ________, 2020  considered  and  approved  Resolution  ________  approving the Policy.  BE IT KNOWN THAT, the terms and conditions of the Policy, having been reviewed by the Council and  found to be acceptable and in the best interest of the City and its citizens and businesses, are hereby  approved.  Section 1.  Introduction & Goals  This  program  is  a  matching  grant  program  that  reimburses  commercial  property  owners  or  business  operators for Eligible Enhancements made to the Property.  The goals of this Policy are to:  1.1. Enhance the commercial viability and sustainability of commercial properties in the City;  1.2. Improve the physical appearance of businesses and visibly enhance the City’s commercial corridors;  1.3. Increase the marketability and occupancy rate of commercial buildings hindered by an outdated  appearance;  1.4. Increase the safety of a commercial area and stimulate more public interaction; and  1.5. Provide incentives in areas and to businesses most likely to stimulate similar enhancements by other  private entities.  Section 2.  Definitions  The following definitions shall apply to the terms used in this Policy:   Agreement:  A written performance agreement between the Board and the Applicant.  Applicant:  Shall mean the Property owner or business occupant signing the Application for a Property  Enhancement Grant.  Application:  Shall mean the Application for Property Enhancement Incentives as maintained by Staff.  Board:  Shall mean the Board of Directors of the Sanger Texas Development Corporation of the City (STDC).  City:  The City of Sanger, Texas.  City Council:  The City Council of the City.  Code Violations:  Shall be any violation of the City’s code of ordinances.  Construction Costs: The  cost of  permits, fees,  construction  materials, and installation  labor.   All other  associated costs are deemed excluded,  including,  but  not  exclusively,  the  following  costs:  design,  construction document preparation, bidding, sweat equity and construction financing.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐15     ‐     Page 2 of 9    Eligible Enhancements:  Shall mean the Enhancements identified as eligible in Section 4 herein.  Enhancements:  Shall be as defined in Section 4 herein.  Façade:  Shall mean the exterior of a building.  Notice to Proceed:  A written notice authorizing the Applicant to begin construction as approved.  Policy:  Shall mean this Property Enhancements Incentives Policy (PEIP).  Property:  Shall mean the physical lot and / or building to which Enhancements are being made.  Property Enhancement Grant:  Shall mean the financial support to make designated Property Enhancements  as approved, and sometimes referred to as “Grant.”  Staff:  Shall mean the City Manager or their designee.  Section 3.  Eligibility  The following Properties and Businesses are eligible to receive Grants.  3.1. Properties:    Only  properties  meeting  the  following  requirements  at  the  time  an  Application  is  submitted shall be eligible to receive Grants as outlined by this Policy:  3.1.1. Within the City:  Property must be located within the City’s municipal boundaries.  3.1.2. Non‐Residentially Zoned:  Property must be zoned for uses other than residential uses and the  current use of the Property may not be residential.  3.1.3. Tax‐Paying Entity:  The Property must be subject to the City’s Ad Valorem property tax.  3.1.4. Financial Standing:  Property shall be in good standing as it relates to taxes or any monies due  to the City or the STDC.  3.1.5. City Liens:  Property shall be in good standing as it relates to any liens held by the City.  3.1.6. Ownership:  Property owners must provide sufficient proof of ownership.  3.1.7. Code Violations:  Property must not have any outstanding code violations.  3.1.8. Frequency:  Property must not have received a Grant for the same category of Enhancement  (e.g. Façade, Landscaping) in a twelve (12) month period.  3.2. Businesses:  Only businesses meeting the following requirements shall be eligible to receive benefits  outlined by this Policy:  3.2.1. Financial Standing:  The business shall be in good standing as it relates to taxes or any monies  due to the City.  3.2.2. Tax‐Paying Entity:  The business must be a tax‐paying entity.   3.2.3. Operations in City:  The business must have maintained continuous operations in the City for  a minimum of six (6) months.  3.2.4. Property Owner Approval:  Businesses, if not the owner of the property to be occupied, must  provide a copy of their lease agreement and support of the Application from the Property  owner prior to approval of the Application.     Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐15     ‐     Page 3 of 9    Section 4.  Enhancements  4.1. Aspirations:  As with any policy or regulation, it is difficult to precisely regulate factors that are not  easily defined.  With that in mind, the following are to be considered aspirations for contemplated  Enhancements:   Enhancements  should  be  compatible  with  the  character  and  architecture  of  the  individual  building and those in proximity;   Where appropriate, Enhancements may act as a catalyst to create a unique environment;   Enhancements should make the Property more inviting to the public; and   Enhancements should be functional as well as visually appealing.  4.2. General Enhancement Eligibility:  Property Enhancements shall be deemed as eligible or ineligible for  the benefits of this Policy as defined below.  In general, the following Enhancements, though not  exclusively, are ineligible for all Grants:    Any Enhancement that does not comply with existing ordinances of the City;   Any Enhancements made prior to the Notice to Proceed;   Sweat equity or “in‐kind” services;   New construction which is not specifically listed in this Policy as an Eligible Enhancement;   Any Enhancements to eliminate Code Violations of a Property or Business;    Fees for designing, engineering, surveying, legal services, financing, etc.; or   Any Enhancements not identified as eligible below.  A potential  applicant  may  discuss  an  enhancement not identified below with City staff to ascertain whether or not the enhancement  meets the Purpose and Intent of this Policy.  If so, an amendment to this Policy may be placed  before the Board to make a recommendation to the City Council who shall determine the merits  of including a new eligible enhancement.  4.3. Façade Enhancements:  The following are Eligible Enhancements except as noted otherwise:  4.3.1. Façade Materials:  Replacing deteriorated or unsafe façade materials with brick, stone, tile,  wood, or siding meeting the City’s masonry requirements or architectural standards, if any.   Removal of “slip” coverings of prior façade materials and re‐establishment of historic façade  details.  Repointing of mortared joints, replacement or repair of damaged masonry.  4.3.2. Cleaning:  Pressure washing or sand blasting existing facades, cleaning of tiles.  4.3.3. Painting:  Scraping, priming and otherwise preparing the surface and painting.  4.3.4. Window / Doors:  Replacement of or improvements to existing windows or doors that are  visible from a public street.  New windows and doors matching replaced windows or doors.   Replacement of broken glass panes.   4.3.5. Awnings / Canopies:  Replacement of or improvements to existing awnings or canopies.  New  awnings or canopies.  4.3.6. Historical Restoration:  Restoration of architectural details of historic significance and / or  removal of elements covering such details.  4.3.7. Roof Repair:  Replacement or repair of all or portions of the roof.  4.3.8. Gutters and Downspouts:  Replacement or repair of existing gutters and / or downspouts.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐15     ‐     Page 4 of 9    4.3.9. Ineligible:  Though not an all‐inclusive list, the following are specifically not eligible:  burglar  bars, painting a new building.  4.4. Interior Renovation:  The following are Eligible Enhancements except as noted otherwise:    4.4.1. Renovations:  Renovations that enhance the commercial usability of the building.  4.4.2. Ineligible:  Though not an all‐inclusive list, the following are specifically not eligible:  painting,  wallpaper, aesthetic treatments, and lighting.  4.5. Landscaping:  The following are Eligible Enhancements except as noted otherwise:    4.5.1. Edging:  Providing a perimeter to shrub beds with materials deemed to be of a long life, e.g.  brick, stone, concrete, steel.  4.5.2. Shrubs and Trees:  Shrubs and / or trees of a variety that are sustainable in the area when  combined with removal of existing shrubs and / or trees that are either overgrown or of poor  quality.  4.5.3. Seasonal Color:  Providing one‐time planting of annual or perennial flowers in critical areas  adequate to provide an appealing impact.  4.5.4. Irrigation:  Automatic irrigation system complying with all code requirements.  Irrigation may  be required with any other Landscaping Grant.  4.5.5. Lawn Renovation:  Removal or re‐establishment of an existing lawn with a desirable type of  lawn.  (An automatic irrigation system is required with this Enhancement.)  4.5.6. Fencing:  Replacement of fencing or installation of new fencing that is visually appealing.    4.5.7. Ineligible:  Though not an all‐inclusive list, the following are specifically not eligible:  landscape  pruning, mowing and / or maintenance.  4.6. Lighting:  The following are Eligible Enhancements:  4.6.1. Pedestrian:  Increases in lighting in pedestrian areas on or adjacent to the Property, e.g.  sidewalks, parking lots.  4.6.2. Accents:  Lighting that accentuates features of the building or Property creating a pleasant  ambience on the Property.  4.6.3. Signage:  Lighting that illuminates signage identifying the business.  4.7. Parking / Driveways:  The following are Eligible Enhancements except as noted otherwise:  4.7.1. Reconstruction:  Removal of existing pavement, gravel, curbing, drives, accessibility ramps,  etc. and replacement with reconstruction meeting City requirements.  4.7.2. Resurfacing:  Re‐topping asphalt parking areas.  4.7.3. Restriping:  Repainting of parking stall stripes and / or fire lane graphics meeting the City’s  requirements.  4.7.4. Ineligible:    Though  not  an  all‐inclusive  list,  the  following  are  specifically  not  eligible:   Installation, repair or replacement of any surface that is not an all‐weather hard surface as  required by the City’s code of ordinances.  4.8. Pedestrian Amenities:  The following are Eligible Enhancements:  4.8.1. Paving:  Paving of a unique nature in areas that allow customers to congregate.  4.8.2. Seating Areas:  Provisions for seating in areas where customers may congregate before, during  or after supporting the business.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐15     ‐     Page 5 of 9    4.8.3. Shade:  Provisions for shading pedestrian areas to include permanent or temporary canopies,  awnings, umbrellas or similar shade structures.  4.8.4. Music:  Provisions for permanent installation of fixtures to accommodate providing music in  areas where customers congregate.  4.8.5. Trash Receptacles: Trash receptacles establishing or matching a  design  theme  utilized  throughout the pedestrian areas.  4.8.6. Play Equipment:  Recreational equipment intended for the entertainment of children when  placed on private property in close proximity to the primary building.  4.9. Signage:  The following are Eligible Enhancements. The replacement of signs that do not conform to  current City requirements is a priority for the City.  4.9.1. Replacing  Signs:    Replacing  existing  signs,  with  new  signage  that  complies  with  all  City  requirements.  4.9.2. New Signs:  New signs for existing or new businesses.  4.10. Utilities:  The following are Eligible Enhancements:    4.10.1. Franchise Utilities:  The upgrading or installation of new franchise utilities (e.g. electric, phone,  Internet) that increase the commercial capacity or functionality of a building.  4.10.2. Public Utilities:  The upgrading or installation of new public utilities (e.g. water, sanitary sewer,  gas) that increase the commercial capacity or functionality of a building.  4.10.3. Private Utilities:  The upgrading or installation of new private utilities (e.g. septic systems) that  increase the commercial capacity or functionality of a building.  4.10.4. Placement Underground:  The placement of existing or new utilities underground.  4.11. Code Compliance:  The following are Eligible Enhancements:  4.11.1. Public Accessibility:  Reconstruction or new construction to comply with public accessibility  requirements.  4.11.2. Fire Suppression Systems:  Replacement, upgrade, or installation of fire suppression systems  in compliance with current codes.  4.12. Demolition:    The  costs  of  demolishing  and  removing  existing  structures  on  a  Property  may  be  considered for Property Enhancements.  4.13. Participation Limitations:    The potential matching Grant for each type of Enhancement would be the  lesser of the Maximum Percentage or Maximum Per Enhancement Category Amount.  The Applicant  is responsible for the remaining costs of the Enhancement and must complete the full Enhancement  to be eligible for the matching Grant.  4.13.1. Maximum Percentage: A Maximum Percentage of fifty percent (50%) shall be the maximum  percentage of the total cost of any Enhancement that the City will grant the Applicant.  4.13.2. Maximum Per Enhancement Category: A Maximum Amount of five thousand dollars ($5,000)  is the maximum dollar amount to be granted for any category of Enhancement other than  Signage which shall have a Maximum Amount of five hundred dollars ($500).    4.13.3. Accumulative Maximum Grant:  Notwithstanding the Maximum Percentage and Maximum Per  Enhancement Category limitations for each type of Enhancement, no Property or Business may  receive more than five thousand dollars ($5,000) in matching Grants during one 12‐month  period.  The following examples are provided to clarify different application scenarios:  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐15     ‐     Page 6 of 9    A. Example 1:  Applicant desires to do $24,000 in eligible Landscape Enhancements.  By  Policy, the maximum Grant allowed by the Max Percentage (50%) would be $12,000, but  the maximum Grant allowed by the Max Per Category would be $5,0 00.  The lesser of the  two is $5,000 which would be the maximum matching Grant for the $24,000 landscaping  project.  Further, within a 12‐month period the Applicant cannot receive additional grants  for any Enhancements (per Section 4.13.3).  B. Example 2:  Applicant desires to do $8,000 in eligible Landscape Enhancements.  By Policy,  the maximum Grant allowed by the Max Percentage (50%) would be $4,000, and the  maximum Grant allowed by the Max Per Category would be $5,000.  The lesser of the two  is $4,000 which would be the maximum matching Grant for the $8,000 landscaping  project.  Further, within a twelve‐month period the Applicant cannot receive more grants  for Landscape Enhancements (per Section 3.1.8), but may apply and receive a second  matching Grant, not to exceed $1,000 ($5,000 max ‐ $4,000 Grant) for any Enhancement  category other than Landscaping.  Section 5.  Grant Priorities  The City has determined that the following are priorities for the benefits of this Policy.  The evaluation of the  merits of any Application shall take into consideration whether or not the Application also meets these  priorities.  5.1. Preferred Areas:  The following areas of the City are areas of priority for implementation of this Policy:  5.1.1. Downtown Sanger; and  5.1.2. Areas where greatest benefit may be obtained.  5.2. Preferred Businesses:  The following types of businesses are a priority for implementation of this Policy:  5.2.1. Retail;  5.2.2. Restaurants;  5.2.3. Professional Office; and  5.2.4. Any sales‐tax generating business.  Section 6.  Administrative Procedures  Following  are  the  Administrative  Procedures  regarding  the  Application for and approval of Property  Enhancement Grants:  6.1. Pre‐Submittal:  All Applicants are encouraged to meet with Staff prior to preparation of an Application.   Applicants should contact the following to set up a meeting.  Executive Director  Department of Economic Development  Address: 201 Bolivar Street, Sanger, TX  76266  PH: (940) 458‐2059  EM: sbradshaw@sangertexas.org  6.2. Application:  The submittal of an Application is required prior to any evaluation of the request for  Property Enhancement Grants.  The Application shall be on a form prepared by Staff and available on  the City’s website or at the location noted in 6.1.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐15     ‐     Page 7 of 9    6.2.1. Required Information:  The following shall be included with the Application:  A. Proof of ownership of the Property;  B. Photographs of the existing Property;  C. Drawings, renderings, plans of the proposed Enhancements;  D. Written description of the Enhancements including building materials and color schemes  to be used;  E. Construction Cost estimates from at least two (2) different contractors; and  F. If Applicant is not the Property owner:  i. Written approval of the Application from the owner; and  ii. Copy of the signed lease agreement.  6.2.2. Amendments:  Staff may amend the form of the Application as needed to more efficiently  evaluate the merits of requested Enhancements.  6.3. Review & Evaluation:  Following are criteria to review and evaluate the Application:  6.3.1. Review Criteria:    A. Completeness of Application:  Completeness of the Application; including all required  attachments.  B. Grant Priorities:  Whether the Application includes a targeted business classification or  whether it is located in a targeted improvement area as defined in Section 5.  C. Impact:  An estimation of the impact that the Enhancements might have, particularly as a  catalyst for continued private investment.  D. Non‐funded Improvements:  Are the improvements associated with the Grant part of a  larger effort to enhance the Property.  E. Elimination of a Non‐Conformity:  Do the Enhancements eliminate a legal non‐conforming  aspect of the Property.  6.3.2. Staff Evaluation and Recommendation:  The coordinating Staff member shall convene a team  of the appropriate persons to evaluate the Application.  Upon review, such team shall prepare  a recommendation to forward to the Board.  A. Site Visit:  Prior to formal evaluation of the Application, the  Applicant shall allow Staff the  opportunity to visit the Property to verify its status prior to any Enhancements.  6.4. Approval:  The Board shall make the final decision regarding the merits of the Application and the  appropriate Property Enhancement Grant to be given, if any, if funds are available as pre‐approved by  the Council for the funding period.  If approval of the Application requires funds not pre‐approved by  the Council, the board will prepare a recommendation to forward to the Council for final approval.   Upon approval of a matching Grant, the Board shall enter into an Agreement with the Applicant on a  form acceptable to the City Attorney.  The Agreement, at a minimum, must contain the following:   6.4.1. Enhancements:  List the specifications of the proposed Enhancements on the Property.  6.4.2. Access:  Provide the City and Staff access to the Property to ensure that the Enhancements or  repairs are made according to the specifications and conditions in the Agreement.  6.4.3. Grant:  Provide for the procedures of the matching Grant payment.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐15     ‐     Page 8 of 9    6.4.4. Recapture Provisions:  Provide for the repayment of a Grant if the Applicant or the condition  of the Property do not fulfill all obligations required under the Agreement.  The City may take  any remedy necessary to recover the funds, including filing a lien on the Property.  6.5. Pre‐Construction Meeting:  If the matching Grant is approved as noted above, and if deemed necessary  by Staff, the Applicant must attend a pre‐construction meeting with Staff to coordinate any required  permits, execute Grant documents, and resolve any questions either party might have.  6.6. Notice to Proceed:  Upon approval as noted above, Staff shall prepare and issue a written Notice to  Proceed authorizing the Applicant to begin work on the Enhancements.  The Notice to Proceed shall in  no event be regarded as the issuance or approval of a building permit or any other construction  permits.  6.6.1. Required:  All Grant documents, including the Agreement with the Board, must be executed  and all required permits must be received prior to issuance of the Notice to Proceed.  6.6.2. Beginning of Work:  All work must begin within sixty (60) days of the issuance of the Notice to  Proceed.  6.6.3. Completion of Work:  All work for approved projects must be complete within ninety (90) days  of the Notice to Proceed unless an Applicant’s written request for extension is granted in  writing by the Board.  6.7. Construction:    All  construction  shall  be  in  accordance  with  all  requirements  for  permitting  and  inspection required by the City.  6.8. Verification:  Upon completion and approval of the work by the City, Staff shall verify that the work  has been performed as authorized in the approval action.  6.8.1. Documentation:  The Applicant shall provide Staff with documentation necessary to determine  the Construction Costs of the Enhancements as approved, e.g. copies of paid contractor  invoices,  receipts  or  processed checks.    Construction  Costs  not  supported  by  adequate  documentation shall not be eligible for reimbursement.  6.9. Payment:  Upon verification of compliance with the approval action, Staff shall cause a check to be  issued to the Applicant in the approved amount.  6.9.1. Cost Overruns:  Any costs above and beyond the amounts approved shall be the responsibility  of the Applicant.  Section 7.  Applicant / Owner Certifications  The Application shall include the following certifications which shall be affirmed by the Applicant / Owner by  signing the Application.  7.1. Application Accuracy:  The information provided in the Application, and all that may have been affixed  thereto, is true and correct, and that the City may rely on all of the information therein contained, and  all that may have been affixed thereto, as being true and correct.  7.2. Compliance:  I (we) certify that I am (we are) solely responsib le for all safety conditions and compliance  with all safety regulations, building codes, ordinance and other  applicable  regulations.    Neither  approval of an Application nor payment of a Property Enhancement Grant upon completion of the  project shall constitute approval of the project by any City department, Board Member or Staff or a  waiver by the City of any safety regulation, building code, ordinance or other applicable regulation.  7.3. Insurance:  I (we) certify that I (we) maintain sufficient insurance coverage for property damage and  personal injury liability relating to the project.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐15     ‐     Page 9 of 9    7.4. Maintenance:  I (we) certify that the Enhancements, once approved by the City shall be maintained for  a period of three (3) years from the date of payment.  No changes shall be made without prior written  approval from the Board.    7.5. Discretionary Rights:  I (we) certify that I (we) acknowledge that the Board has the absolute right of  discretion in deciding whether or not to approve a matching Grant relative to the Application, whether  or not such discretion is deemed arbitrary or without basis in fact, including the right to approve or  disapprove a Grant on terms and conditions that are contrary to the guidelines of this Policy.  7.6. Policy Promotion:  I (we) authorize the Board to use an approved project to promote the merits of this  Policy, including but not limited to displaying a sign at the Property or Business during and within thirty  (30) days after construction, and using photographs and descriptions of the project in distribution  material, press releases, social media and on the City’s website.  7.7. Indemnification:  I (we) certify that I am (we are) solely responsible for overseeing the work, and will  not seek to hold the City, the Board, and / or their agents, employees, officers, and / or directors liable  for any property damage, personal injury, or other loss related in any way to this Policy, and by  submission of an Application, agree to indemnify the City, the Board and / or their agents, employees,  officers, and / or directors from any claims or damages resulting from the project, including reasonable  attorney fees.   Section 8.  General Provisions  8.1. Termination:  The City and / or the Board has the right to terminate any agreement under this Policy  for any reason.  8.2. Changes During Construction:  If an Applicant seeks to change the scope of their project after a Grant  has been approved, the Applicant shall meet with Staff to discuss the desired change.  Staff has the  authorization to approve minor modifications during construction.  Any other desired modification  shall be placed before the approving body for reconsideration.  8.3. Flexibility:  The terms and conditions of this Policy are a guideline for the Board and / or City Council  during their deliberation and evaluation.  The Board and / or City Council reserves the right to modify  the terms and conditions herein at any time, including for any pending application, and may approve  a Grant on terms and conditions contrary to the guidelines set forth in this Policy.  8.4. Section or Other Headings:  Section or other headings contained in this Policy are for reference  purposes only and shall not affect in any way the meaning or interpretation of this Policy.  8.5. Severability:  In the event that any provision of this Policy is determined to be illegal, invalid, or  unenforceable, then, and in that event, it is the intention that the remainder of this Policy shall not be  affected thereby.    ‐‐ The remainder of this page purposefully left blank. ‐‐   Sanger, Texas     ‐     Application for Property Enhancement Incentives     ‐     2020‐10‐15    ‐     Page 1 of 3    Sanger, Texas  Application for Property Enhancement Incentives  Contact: Shani Bradshaw, Executive Director ‐ (940) 458‐2059 ‐ sbradshaw@sangertexas.org    1 PROJECT INFORMATION  A Property Address:    B Estimated Begin Work Date:   Estimated Completion Date:    C Years in business at this location:    D Reason for requesting grant:    2 ELIGIBILITY OF PROPERTY   Yes  No  Item  Notes  A      Within the City?    B      Commercially zoned?    C      Tax Paying entity?    D      City taxes in good standing?    E      No City liens existing?    F      Proof of ownership provided?    G      Outstanding code violations?    H      Frequency of Grants OK?  In accordance with Section 3.1.8  3 ELIGIBILITY OF BUSINESS   Yes  No  Item  Notes  A      Business taxes in good standing?    B      Tax Paying entity?    C      Continuous operations of 6 months?  (within the City)  D      If not owner, authorization provided?    4 Enhancements Total Cost Policy  Max %  Policy  Max $  Amount  Requested  Amount  Approved  A  Façade:  (Section 4.3)    $ 50 %  $5,000 $  $  B  Interior Renovation:  (Section 4.4)    $ 50 % $5,000 $  $  C  Landscaping:  (Section 4.5)    $ 50 % $5,000 $  $  D  Lighting:  (Section 4.6)    $ 50 % $5,000 $  $  E  Parking / Driveways:  (Section 4.7)    $ 50 % $5,000 $  $  F  Pedestrian Amenities:  (Section 4.8)    $ 50 % $5,000 $  $  G  Signage:  (Section 4.9)    $ 50 % $500 $  $  H  Utilities:  (Section 4.10)    $ 50 % $5,000 $  $  I  Code Compliance:  (Section 4.11)    $ 50 % $5,000 $  $  J  Demolition:  (Section 4.12)    $ 50 % $5,000 $  $  K  (Max. Grant Per Policy = $5,000)   TOTAL PROPERTY ENHANCEMENT GRANT APPROVED:     L Describe any planned Non‐Grant Enhancements:       Sanger, Texas     ‐     Application for Property Enhancement Incentives     ‐     2020‐10‐15    ‐     Page 2 of 3    5 GRANT PRIORITIES (Section 5.0)   Yes  No  Preferred Area?  Notes  A     Downtown Sanger    B     Areas where greatest benefit obtained     Yes  No  Preferred Business?  Notes  C     Retail    D     Restaurant    E     Professional Office    F     Sales tax generating business    6 ATTACHMENTS / EXHIBITS   Yes  No  Item  Notes  A      Ownership documentation    B      Photos of existing conditions    C   Drawing, renderings, plans of the  proposed enhancements     D     Written description of the  enhancements including building  materials and color schemes     E   Construction cost estimates from two  contractors     F      Copy of the signed lease agreement  If Applicant is not property owner  G   Written support of the grant  application from the owner   If Applicant is not property owner  7 CONTRACTOR INFORMATION  A Contractor for:      Company Name:     Contact Person:   Title:     Address:     Wk Phone:  Cell:   Fax:     Email:   Website:   B Contractor for:     Company Name:     Contact Person:   Title:     Address:     Wk Phone:  Cell:   Fax:     Email:   Website:   C Contractor for:     Company Name:     Contact Person:   Title:     Address:     Wk Phone:  Cell:   Fax:     Email:   Website:   D Contractor for:     Company Name:     Contact Person:   Title:     Address:     Wk Phone:  Cell:   Fax:     Email:   Website:      Sanger, Texas     ‐     Application for Property Enhancement Incentives     ‐     2020‐10‐15    ‐     Page 3 of 3    8 Applicant / Owner Certifications:  In accordance with Resolution # __‐____ adopting the Property  Enhancement Incentives Policy, the undersigned do hereby certify the following:  A Section 7.1 ‐ Application Accuracy:  The information provided in the Application, and all that may have  been affixed thereto, is true and correct, and that the City / Board may rely on all of the information therein  contained, and all that may have been affixed thereto, as being true and correct.  B Section 7.2 ‐ Compliance:  I (we) certify that I am (we are) solely responsible for all safety conditions and  compliance with all safety regulations, building codes, ordinance and other applicable regulations.  Neither  approval of an Application nor payment of a Property Enhancement Grant upon completion of the project  shall constitute approval of the project by any City department, Board Member or Staff or a waiver by the  City of any safety regulation, building code, ordinance or other applicable regulation.  C Section 7.3 ‐ Insurance:  I (we) certify that I (we) maintain sufficient insurance coverage for property  damage and personal injury liability relating to the project.  D Section 7.4 ‐ Maintenance:  I (we) certify that the Enhancements, once approved by the City shall be  maintained for a period of three (3) years from the date of payment.  No changes shall be made without  prior written approval from the City.    E Section 7.5 ‐ Discretionary Rights:  I (we) certify that I (we) acknowledge that the City has the absolute right  of discretion in deciding whether or not to approve a matching Grant relative to the Application, whether or  not such discretion is deemed arbitrary or without basis in fact, including the right to approve or disapprove  a Grant on terms and conditions that are contrary to the guidelines of this Policy.  F Section 7.6 ‐ Policy Promotion:  I (we) authorize the City to use an approved project to promote the merits  of this Policy, including but not limited to displaying a sign at the Property or Business during and within  thirty (30) days after construction, and using photographs and descriptions of the project in distribution  material, press releases, social media and on the City’s website.  G Section 7.7 ‐ Indemnification:  I (we) certify that I am (we are) solely responsible for overseeing the work,  and will not seek to hold the City, the Board, and / or their agents, employees, officers, and / or directors  liable for any property damage, personal injury, or other loss related in any way to this Policy, and by  submission of an Application, agree to indemnify the City, the Board and / or their agents, employees,  officers, and / or directors from any claims or damages resulting from the project, including reasonable  attorney fees.  9 I (we) hereby affirm the Certifications noted above and approve this Application for Property  Enhancement incentives and the Enhancements identified herein.  Property Owner  Applicant / Business Representative  Company:     Company:   Signed:       Signed:   Name:     Name:   Title:     Title:   W:   C:    W:   C:   EM:     EM:   Address:       Address:       Sanger, Texas - Property Enhancement Incentives Policy - Resolution 20-___ - DRAFT: 2020-10-1507 - Page 1 of 3 RESOLUTION NO. 20-______ A RESOLUTION OF THE CITY OF SANGER, TEXAS, APPROVING THE TERMS AND CONDITIONS OF A PROPERTY ENHANCEMENT INCENTIVES POLICY TO ENCOURAGE DEVELOPMENT, RETENTION OR EXPANSION OF BUSINESS ENTERPRISES IN THE CITY; AND PROVIDING AN EFFECTIVE DATE. WHEREAS, The Texas Development Corporation Act of 1979 (the Act), now codified in Title 12, Subtitle C1, of the Texas Local Government Code, authorizes communities to collect Type A and / or Type B economic development sales and use taxes; and WHEREAS, the residents of the City of Sanger, Texas (City), on May 2, 1998___________, ______ passed an election approving the collection of sales and use tax for the benefit of the Sanger Texas Development Corporation, a Type B Corporation; and WHEREAS, Chapter 380 of the Texas Local Government Code authorizes municipalities to establish and provide for the administration of programs that promote economic development and stimulate business and commercial activity in the City; and WHEREAS, the City desires to implement a matching grant program to encourage development, retention, or expansion of business enterprises in the City; and WHEREAS, the City desires to improve the physical appearance of businesses and visibly enhance the City’s commercial corridors; and WHEREAS, the City desires to increase the marketability and occupancy rate of commercial buildings hindered by an outdated appearance; and WHEREAS, the City desires to provide incentives in areas and to businesses most likely to stimulate similar enhancements by other private entities; and WHEREAS, the Sanger Texas Development Corporation on _______, 2020 considered and recommended the City Council approve this Property Enhancement Incentives Policy (Policy); and WHEREAS, upon full review and consideration of this Policy and all matters attendant and related thereto, the City Council is of the opinion that this Policy will assist in implementing a program whereby economic development will be promoted and business and commercial activity will be stimulated in the City. NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED BY THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANGER, TEXAS, THAT: SECTION 1. The City Council finds that the terms of the Policy will encourage development, retention, or expansion of business enterprises in the City and otherwise meet the criteria of Section 380.001 of the Texas Local Government Code. SECTION 2. The City Council hereby adopts a Property Enhancement Incentives Policy, attached hereto as Exhibit “A”, whereby the City of Sanger, Texas may participate financially in commercial property enhancements via matching grants, and take other specified actions, in accordance with the terms outlined in the Policy. SECTION 3. The terms and conditions of the Policy, having been reviewed by the City Council of the City of Sanger and found to be acceptable and in the best interest of the City and its citizens and businesses, are hereby approved. Sanger, Texas - Property Enhancement Incentives Policy - Resolution 20-___ - DRAFT: 2020-10-1507 - Page 2 of 3 SECTION 4. This Resolution shall become effective from and after its passage. PASSED AND APPROVED this the ______ day of _________, 2020. ________________________ Thomas Muir, Mayor ATTEST: ____________________________ Name Here, TRMC Interim City Secretary Sanger, Texas - Property Enhancement Incentives Policy - Resolution 20-___ - DRAFT: 2020-10-1507 - Page 3 of 3 EXHIBIT A Property Enhancement Incentives Policy Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 1 of 10    Sanger, Texas  Property Enhancement Incentives Policy    WHEREAS, the City Council of the City of Sanger, Texas (Council) desires to implement a matching grant  program to encourage the development, retention, or expansion of business enterprises in the City; and  WHEREAS, Chapter 380 of the Texas Local Government Code authorizes municipalities to establish and  provide for the administration of programs that promote economic development and stimulate business and  commercial activity in the City; and   WHEREAS,  the  Sanger  Texas  Development  Corporation  on  _______,  2020  considered  and  recommended the City Council approve this Property Enhancement Incentives Policy (Policy); and  WHEREAS,  the  City  Council  on  ________, 2020  considered  and  approved  Resolution  ________  approving the Policy.  BE IT KNOWN THAT, the terms and conditions of the Policy, having been reviewed by the Council and  found to be acceptable and in the best interest of the City and its citizens and businesses, are hereby  approved.  Section 1.  Introduction & Goals  This  program  is  a  matching  grant  program  that  reimburses  commercial  property  owners  or  business  operators for Eligible Enhancements made to the Property.  The goals of this Policy are to:  1.1. Enhance the commercial viability and sustainability of commercial properties in the City;  1.2. Improve the physical appearance of businesses and visibly enhance the City’s commercial corridors;  1.3. Increase the marketability and occupancy rate of commercial buildings hindered by an outdated  appearance;  1.4. Increase the safety of a commercial area and stimulate more public interaction; and  1.5. Provide incentives in areas and to businesses most likely to stimulate similar enhancements by other  private entities.  Section 2.  Definitions  The following definitions shall apply to the terms used in this Policy:   Agreement:  A written performance agreement between the Board and the Applicant.  Applicant:  Shall mean the Property owner or business occupant signing the Application for a Property  Enhancement Grant.  Application:  Shall mean the Application for Property Enhancement Incentives as maintained by Staff.  Board:  Shall mean the Board of Directors of the Sanger Texas Development Corporation of the City (STDC).  City:  The City of Sanger, Texas.  City Council:  The City Council of the City.  Code Violations:  Shall be any violation of the City’s code of ordinances.  Construction Costs: The  cost of  permits, fees,  construction  materials, and installation  labor.   All other  associated costs are deemed excluded,  including,  but  not  exclusively,  the  following  costs:  design,  construction document preparation, bidding, sweat equity and construction financing.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 2 of 10    Eligible Enhancements:  Shall mean the Enhancements identified as eligible in Section 4 herein.  Enhancements:  Shall be as defined in Section 4 herein.  Façade:  Shall mean the exterior of a building.  Notice to Proceed:  A written notice authorizing the Applicant to begin construction as approved.  Policy:  Shall mean this Property Enhancements Incentives Policy (PEIP).  Property:  Shall mean the physical lot and / or building to which Enhancements are being made.  Property Enhancement Grant:  Shall mean the financial support to make designated Property Enhancements  as approved, and sometimes referred to as “Grant.”  Staff:  Shall mean the City Manager or their designee.  Section 3.  Eligibility  The following Properties and Businesses are eligible to receive Grants.  3.1. Properties:    Only  properties  meeting  the  following  requirements  at  the  time  an  Application  is  submitted shall be eligible to receive Grants as outlined by this Policy:  3.1.1. Within the City:  Property must be located within the City’s municipal boundaries.  3.1.2. Non‐Residentially Zoned:  Property must be zoned for uses other than residential uses and the  current use of the Property may not be residential.  3.1.3. Tax‐Paying Entity:  The Property must be subject to the City’s Ad Valorem property tax.  3.1.4. Financial Standing:  Property shall be in good standing as it relates to taxes or any monies due  to the City or the STDC.  3.1.5. City Liens:  Property shall be in good standing as it relates to any liens held by the City.  3.1.6. Ownership:  Property owners must provide sufficient proof of ownership.  3.1.7. Code Violations:  Property must not have any outstanding code violations.  3.1.8. Frequency:  Property must not have received a Grant for the same category of Enhancement  (e.g. Façade, Landscaping) in a twelve (12) month period.  3.2. Businesses:  Only businesses meeting the following requirements shall be eligible to receive benefits  outlined by this Policy:  3.2.1. Financial Standing:  The business shall be in good standing as it relates to taxes or any monies  due to the City.  3.2.2. Tax‐Paying Entity:  The business must be a tax‐paying entity.   3.2.3. Operations in City:  The business must have maintained continuous operations in the City for  a minimum of six (6) months.  3.2.4. Property Owner Approval:  Businesses, if not the owner of the property to be occupied, must  provide a copy of their lease agreement and support of the Application from the Property  owner prior to approval of the Application.     Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 3 of 10    Section 4.  Enhancements  4.1. Aspirations:  As with any policy or regulation, it is difficult to precisely regulate factors that are not  easily defined.  With that in mind, the following are to be considered aspirations for contemplated  Enhancements:   Enhancements  should  be  compatible  with  the  character  and  architecture  of  the  individual  building and those in proximity;   Where appropriate, Enhancements may act as a catalyst to create a unique environment;   Enhancements should make the Property more inviting to the public; and   Enhancements should be functional as well as visually appealing.  4.2. General Enhancement Eligibility:  Property Enhancements shall be deemed as eligible or ineligible for  the benefits of this Policy as defined below.  In general, the following Enhancements, though not  exclusively, are ineligible for all Grants:    Any Enhancement that does not comply with existing ordinances of the City;   Any Enhancements made prior to the Notice to Proceed;   Sweat equity or “in‐kind” services;   New construction which is not specifically listed in this Policy as an Eligible Enhancement;   Any Enhancements to eliminate Code Violations of a Property or Business;    Fees for designing, engineering, surveying, legal services, financing, etc.; or   Any Enhancements not identified as eligible below.  A potential  applicant  may  discuss  an  enhancement not identified below with City staff to ascertain whether or not the enhancement  meets the Purpose and Intent of this Policy.  If so, an amendment to this Policy may be placed  before the Board to make a recommendation to the City Council who shall determine the merits  of including a new eligible enhancement.  4.3. Façade Enhancements:  The following are Eligible Enhancements except as noted otherwise:  4.3.1. Façade Materials:  Replacing deteriorated or unsafe façade materials with brick, stone, tile,  wood, or siding meeting the City’s masonry requirements or architectural standards, if any.   Removal of “slip” coverings of prior façade materials and re‐establishment of historic façade  details.  Repointing of mortared joints, replacement or repair of damaged masonry.  4.3.2. Cleaning:  Pressure washing or sand blasting existing facades, cleaning of tiles.  4.3.3. Painting:  Scraping, priming and otherwise preparing the surface and painting.  4.3.4. Window / Doors:  Replacement of or improvements to existing windows or doors that are  visible from a public street.  New windows and doors matching replaced windows or doors.   Replacement of broken glass panes.   4.3.5. Awnings / Canopies:  Replacement of or improvements to existing awnings or canopies.  New  awnings or canopies.  4.3.6. Historical Restoration:  Restoration of architectural details of historic significance and / or  removal of elements covering such details.  4.3.7. Roof Repair:  Replacement or repair of all or portions of the roof.  4.3.8. Gutters and Downspouts:  Replacement or repair of existing gutters and / or downspouts.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 4 of 10    4.3.9. Ineligible:  Though not an all‐inclusive list, the following are specifically not eligible:  burglar  bars, painting a new building.  4.4. Interior Renovation:  The following are Eligible Enhancements except as noted otherwise:    4.4.1. Renovations:  Renovations that enhance the commercial usability of the building.  4.4.2. Ineligible:  Though not an all‐inclusive list, the following are specifically not eligible:  painting,  wallpaper, aesthetic treatments, and lighting.  4.5. Landscaping:  The following are Eligible Enhancements except as noted otherwise:    4.5.1. Edging:  Providing a perimeter to shrub beds with materials deemed to be of a long life, e.g.  brick, stone, concrete, steel.  4.5.2. Shrubs and Trees:  Shrubs and / or trees of a variety that are sustainable in the area when  combined with removal of existing shrubs and / or trees that are either overgrown or of poor  quality.  4.5.3. Seasonal Color:  Providing one‐time planting of annual or perennial flowers in critical areas  adequate to provide an appealing impact.  4.5.4. Irrigation:  Automatic irrigation system complying with all code requirements.  Irrigation may  be required with any other Landscaping Grant.  4.5.5. Lawn Renovation:  Removal or re‐establishment of an existing lawn with a desirable type of  lawn.  (An automatic irrigation system is required with this Enhancement.)  4.5.6. Fencing:  Replacement of fencing or installation of new fencing that is visually appealing.    4.5.7. Ineligible:  Though not an all‐inclusive list, the following are specifically not eligible:  landscape  pruning, mowing and / or maintenance.  4.6. Lighting:  The following are Eligible Enhancements:  4.6.1. Pedestrian:  Increases in lighting in pedestrian areas on or adjacent to the Property, e.g.  sidewalks, parking lots.  4.6.2. Accents:  Lighting that accentuates features of the building or Property creating a pleasant  ambience on the Property.  4.6.3. Signage:  Lighting that illuminates signage identifying the business.  4.7. Parking / Driveways:  The following are Eligible Enhancements except as noted otherwise:  4.7.1. Reconstruction:  Removal of existing pavement, gravel, curbing, drives, accessibility ramps,  etc. and replacement with reconstruction meeting City requirements.  4.7.2. Resurfacing:  Re‐topping asphalt parking areas.  4.7.3. Restriping:  Repainting of parking stall stripes and / or fire lane graphics meeting the City’s  requirements.  4.7.4. Ineligible:    Though  not  an  all‐inclusive  list,  the  following  are  specifically  not  eligible:   Installation, repair or replacement of any surface that is not an all‐weather hard surface as  required by the City’s code of ordinances.  4.8. Pedestrian Amenities:  The following are Eligible Enhancements:  4.8.1. Paving:  Paving of a unique nature in areas that allow customers to congregate.  4.8.2. Seating Areas:  Provisions for seating in areas where customers may congregate before, during  or after supporting the business.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 5 of 10    4.8.3. Shade:  Provisions for shading pedestrian areas to include permanent or temporary canopies,  awnings, umbrellas or similar shade structures.  4.8.4. Music:  Provisions for permanent installation of fixtures to accommodate providing music in  areas where customers congregate.  4.8.5. Trash Receptacles: Trash receptacles establishing or matching a  design  theme  utilized  throughout the pedestrian areas.  4.8.6. Play Equipment:  Recreational equipment intended for the entertainment of children when  placed on private property in close proximity to the primary building.  4.9. Signage:  The following are Eligible Enhancements. The replacement of signs that do not conform to  current City requirements is a priority for the City.  4.9.1. Replacing  Signs:    Replacing  existing  signs,  with  new  signage  that  complies  with  all  City  requirements.  4.9.2. New Signs:  New signs for existing or new businesses.  4.10. Utilities:  The following are Eligible Enhancements:    4.10.1. Franchise Utilities:  The upgrading or installation of new franchise utilities (e.g. electric, phone,  Internet) that increase the commercial capacity or functionality of a building.  4.10.2. Public Utilities:  The upgrading or installation of new public utilities (e.g. water, sanitary sewer,  gas) that increase the commercial capacity or functionality of a building.  4.10.3. Private Utilities:  The upgrading or installation of new private utilities (e.g. septic systems) that  increase the commercial capacity or functionality of a building.  4.10.4. Placement Underground:  The placement of existing or new utilities underground.  4.11. Code Compliance:  The following are Eligible Enhancements:  4.11.1. Public Accessibility:  Reconstruction or new construction to comply with public accessibility  requirements.  4.11.2. Fire Suppression Systems:  Replacement, upgrade, or installation of fire suppression systems  in compliance with current codes.  4.12. Demolition:    The  costs  of  demolishing  and  removing  existing  structures  on  a  Property  may  be  considered for Property Enhancements.  4.13. OPTION ONE (Option two at end) ‐ Participation Limitations:    The potential matching Grant for each  type of Enhancement would be the lesser of the Maximum Percentage or Maximum Per Enhancement  Category Amount.  The Applicant is responsible for the remaining costs of the Enhancement and must  complete the full Enhancement to be eligible for the matching Grant.  4.13.1. Maximum Percentage: A Maximum Percentage of fifty percent (50%) shall be the maximum  percentage of the total cost of any Enhancement that the City will grant the Applicant.  4.13.2. Maximum Per Enhancement Category: A Maximum Amount of five thousand dollars ($5,000)  is the maximum dollar amount to be granted for any category of Enhancement other than  Signage which shall have a Maximum Amount of five hundred dollars ($500).    4.13.3. Accumulative Maximum Grant:  Notwithstanding the Maximum Percentage and Maximum Per  Enhancement Category limitations for each type of Enhancement, no Property or Business may  receive more than five thousand dollars ($5,000) in matching Grants during one 12‐month  period.  The following examples are provided to clarify different application scenarios:  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 6 of 10    A. Example 1:  Applicant desires to do $24,000 in eligible Landscape Enhancements.  By  Policy, the maximum Grant allowed by the Max Percentage (50%) would be $12,000, but  the maximum Grant allowed by the Max Per Category would be $5,0 00.  The lesser of the  two is $5,000 which would be the maximum matching Grant for the $24,000 landscaping  project.  Further, within a 12‐month period the Applicant cannot receive additional grants  for any Enhancements (per Section 4.13.3).  B. Example 2:  Applicant desires to do $8,000 in eligible Landscape Enhancements.  By Policy,  the maximum Grant allowed by the Max Percentage (50%) would be $4,000, and the  maximum Grant allowed by the Max Per Category would be $5,000.  The lesser of the two  is $4,000 which would be the maximum matching Grant for the $8,000 landscaping  project.  Further, within a twelve‐month period the Applicant cannot receive more grants  for Landscape Enhancements (per Section 3.1.8), but may apply and receive a second  matching Grant, not to exceed $1,000 ($5,000 max ‐ $4,000 Grant) for any Enhancement  category other than Landscaping.  Section 5.  Grant Priorities  The City has determined that the following are priorities for the benefits of this Policy.  The evaluation of the  merits of any Application shall take into consideration whether or not the Application also meets these  priorities.  5.1. Preferred Areas:  The following areas of the City are areas of priority for implementation of this Policy:  5.1.1. Downtown Sanger; and  5.1.2. Areas where greatest benefit may be obtained.  5.2. Preferred Businesses:  The following types of businesses are a priority for implementation of this Policy:  5.2.1. Retail;  5.2.2. Restaurants;  5.2.3. Professional Office; and  5.2.4. Any sales‐tax generating business.  Section 6.  Administrative Procedures  Following  are  the  Administrative  Procedures  regarding  the  Application for and approval of Property  Enhancement Grants:  6.1. Pre‐Submittal:  All Applicants are encouraged to meet with Staff prior to preparation of an Application.   Applicants should contact the following to set up a meeting.  Executive Director  Department of Economic Development  Address: 201 Bolivar Street, Sanger, TX  76266  PH: (940) 458‐2059  EM: sbradshaw@sangertexas.org  6.2. Application:  The submittal of an Application is required prior to any evaluation of the request for  Property Enhancement Grants.  The Application shall be on a form prepared by Staff and available on  the City’s website or at the location noted in 6.1.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 7 of 10    6.2.1. Required Information:  The following shall be included with the Application:  A. Proof of ownership of the Property;  B. Photographs of the existing Property;  C. Drawings, renderings, plans of the proposed Enhancements;  D. Written description of the Enhancements including building materials and color schemes  to be used;  E. Construction Cost estimates from at least two (2) different contractors; and  F. If Applicant is not the Property owner:  i. Written approval of the Application from the owner; and  ii. Copy of the signed lease agreement.  6.2.2. Amendments:  Staff may amend the form of the Application as needed to more efficiently  evaluate the merits of requested Enhancements.  6.3. Review & Evaluation:  Following are criteria to review and evaluate the Application:  6.3.1. Review Criteria:    A. Completeness of Application:  Completeness of the Application; including all required  attachments.  B. Grant Priorities:  Whether the Application includes a targeted business classification or  whether it is located in a targeted improvement area as defined in Section 5.B.  C. Impact:  An estimation of the impact that the Enhancements might have, particularly as a  catalyst for continued private investment.  D. Non‐funded Improvements:  Are the improvements associated with the Grant part of a  larger effort to enhance the Property.  E. Elimination of a Non‐Conformity:  Do the Enhancements eliminate a legal non‐conforming  aspect of the Property.  6.3.2. Staff Evaluation and Recommendation:  The coordinating Staff member shall convene a team  of the appropriate persons to evaluate the Application.  Upon review, such team shall prepare  a recommendation to forward to the Board.  A. Site Visit:  Prior to formal evaluation of the Application, the  Applicant shall allow Staff the  opportunity to visit the Property to verify its status prior to any Enhancements.  6.4. Approval:  The Board shall make the final decision regarding the merits of the Application and the  appropriate Property Enhancement Grant to be given, if any, if funds are available as pre‐approved by  the Council for the funding period.  If approval of the Application requires funds not pre‐approved by  the Council, the board will prepare a recommendation to forward to the Council for final approval.   Upon approval of a matching Grant, the Board shall enter into an Agreement with the Applicant on a  form acceptable to the City Attorney.  The Agreement, at a minimum, must contain the following:   6.4.1. Enhancements:  List the specifications of the proposed Enhancements on the Property.  6.4.2. Access:  Provide the City and Staff access to the Property to ensure that the Enhancements or  repairs are made according to the specifications and conditions in the Agreement.  6.4.3. Grant:  Provide for the procedures of the matching Grant payment.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 8 of 10    6.4.4. Recapture Provisions:  Provide for the repayment of a Grant if the Applicant or the condition  of the Property do not fulfill all obligations required under the Agreement.  The City may take  any remedy necessary to recover the funds, including filing a lien on the Property.  6.5. Pre‐Construction Meeting:  If the matching Grant is approved as noted above, and if deemed necessary  by Staff, the Applicant must attend a pre‐construction meeting with Staff to coordinate any required  permits, execute Grant documents, and resolve any questions either party might have.  6.6. Notice to Proceed:  Upon approval as noted above, Staff shall prepare and issue a written Notice to  Proceed authorizing the Applicant to begin work on the Enhancements.  The Notice to Proceed shall in  no event be regarded as the issuance or approval of a building permit or any other construction  permits.  6.6.1. Required:  All Grant documents, including the Agreement with the Board, must be executed  and all required permits must be received prior to issuance of the Notice to Proceed.  6.6.2. Beginning of Work:  All work must begin within sixty (60) days of the issuance of the Notice to  Proceed.  6.6.3. Completion of Work:  All work for approved projects must be complete within ninety (90) days  of the Notice to Proceed unless an Applicant’s written request for extension is granted in  writing by the Board.  6.7. Construction:    All  construction  shall  be  in  accordance  with  all  requirements  for  permitting  and  inspection required by the City.  6.8. Verification:  Upon completion and approval of the work by the City, Staff shall verify that the work  has been performed as authorized in the approval action.  6.8.1. Documentation:  The Applicant shall provide Staff with documentation necessary to determine  the Construction Costs of the Enhancements as approved, e.g. copies of paid contractor  invoices,  receipts  or  processed checks.    Construction  Costs  not  supported  by  adequate  documentation shall not be eligible for reimbursement.  6.9. Payment:  Upon verification of compliance with the approval action, Staff shall cause a check to be  issued to the Applicant in the approved amount.  6.9.1. Cost Overruns:  Any costs above and beyond the amounts approved shall be the responsibility  of the Applicant.  Section 7.  Applicant / Owner Certifications  The Application shall include the following certifications which shall be affirmed by the Applicant / Owner by  signing the Application.  7.1. Application Accuracy:  The information provided in the Application, and all that may have been affixed  thereto, is true and correct, and that the City may rely on all of the information therein contained, and  all that may have been affixed thereto, as being true and correct.  7.2. Compliance:  I (we) certify that I am (we are) solely responsib le for all safety conditions and compliance  with all safety regulations, building codes, ordinance and other  applicable  regulations.    Neither  approval of an Application nor payment of a Property Enhancement Grant upon completion of the  project shall constitute approval of the project by any City department, Board Member or Staff or a  waiver by the City of any safety regulation, building code, ordinance or other applicable regulation.  7.3. Insurance:  I (we) certify that I (we) maintain sufficient insurance coverage for property damage and  personal injury liability relating to the project.  Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 9 of 10    7.4. Maintenance:  I (we) certify that the Enhancements, once approved by the City shall be maintained for  a period of three (3) years from the date of payment.  No changes shall be made without prior written  approval from the Board.    7.5. Discretionary Rights:  I (we) certify that I (we) acknowledge that the Board has the absolute right of  discretion in deciding whether or not to approve a matching Grant relative to the Application, whether  or not such discretion is deemed arbitrary or without basis in fact, including the right to approve or  disapprove a Grant on terms and conditions that are contrary to the guidelines of this Policy.  7.6. Policy Promotion:  I (we) authorize the Board to use an approved project to promote the merits of this  Policy, including but not limited to displaying a sign at the Property or Business during and within thirty  (30) days after construction, and using photographs and descriptions of the project in distribution  material, press releases, social media and on the City’s website.  7.7. Indemnification:  I (we) certify that I am (we are) solely responsible for overseeing the work, and will  not seek to hold the City, the Board, and / or their agents, employees, officers, and / or directors liable  for any property damage, personal injury, or other loss related in any way to this Policy, and by  submission of an Application, agree to indemnify the City, the Board and / or their agents, employees,  officers, and / or directors from any claims or damages resulting from the project, including reasonable  attorney fees.   Section 8.  General Provisions  8.1. Termination:  The City and / or the Board has the right to terminate any agreement under this Policy  for any reason.  8.2. Changes During Construction:  If an Applicant seeks to change the scope of their project after a Grant  has been approved, the Applicant shall meet with Staff to discuss the desired change.  Staff has the  authorization to approve minor modifications during construction.  Any other desired modification  shall be placed before the approving body for reconsideration.  8.3. Flexibility:  The terms and conditions of this Policy are a guideline for the Board and / or City Council  during their deliberation and evaluation.  The Board and / or City Council reserves the right to modify  the terms and conditions herein at any time, including for any pending application, and may approve  a Grant on terms and conditions contrary to the guidelines set forth in this Policy.  8.4. Section or Other Headings:  Section or other headings contained in this Policy are for reference  purposes only and shall not affect in any way the meaning or interpretation of this Policy.  8.5. Severability:  In the event that any provision of this Policy is determined to be illegal, invalid, or  unenforceable, then, and in that event, it is the intention that the remainder of this Policy shall not be  affected thereby.    ‐‐ The remainder of this page purposefully left blank. ‐‐   Sanger, Texas     ‐     Property Enhancement Incentives Policy     ‐     DRAFT: 2020‐10‐1507     ‐     Page 10 of 10    8.6. OPTION TWO ‐ Participation Limitations:  The potential matching Grant for each type of  Enhancement would be the lesser of the Maximum Percentage or Maximum Per Enhancement  Category Amount.  The Applicant is responsible for the remaining costs of the Enhancement and  must complete the full Enhancement to be eligible for the matching Grant.  8.6.1. Maximum Percentage: The Maximum Percentage of the total cost of any Enhancement that could be  granted the Applicant as represented in the Participation Limitations Table below.  8.6.2. Maximum Per Enhancement Category: The Maximum Amount that could be granted for any category  of Enhancement as represented in the Participation Limitations Table below.    8.6.3. Participation Limitations Table: Represents the Maximum Percentage and Maximum Per  Enhancement Category.    Section  Type of Enhancement  Maximum  Percentage  Maximum  Amount  4.3  Façade Enhancements  50%  $10,000  4.4  Interior Renovation  30%  $5,000  4.5  Landscaping  30%  $5,000  4.6  Lighting  30%  $5,000  4.7  Parking / Driveways  30%  $5,000  4.8  Pedestrian Amenities  50%  $5,000  4.9  Signage  30%  $5,000  4.10  Utilities  20%  $4,000  4.11  Code Compliance  20%  $4,000  4.12  Demolition  20%  $4,000    If Option Two is chosen, new examples will be developed in accordance with the chart.  Sanger, Texas     ‐     Application for Property Enhancement Incentives     ‐     2020‐10‐15    ‐     Page 1 of 3    Sanger, Texas  Application for Property Enhancement Incentives  Contact: Shani Bradshaw, Executive Director ‐ (940) 458‐2059 ‐ sbradshaw@sangertexas.org    1 PROJECT INFORMATION  A Property Address:    B Estimated Begin Work Date:   Estimated Completion Date:    C Years in business at this location:    D Reason for requesting grant:    2 ELIGIBILITY OF PROPERTY   Yes  No  Item  Notes  A      Within the City?    B      Commercially zoned?    C      Tax Paying entity?    D      City taxes in good standing?    E      No City liens existing?    F      Proof of ownership provided?    G      Outstanding code violations?    H      Frequency of Grants OK?  In accordance with Section 3.1.8  3 ELIGIBILITY OF BUSINESS   Yes  No  Item  Notes  A      Business taxes in good standing?    B      Tax Paying entity?    C      Continuous operations of 6 months?  (within the City)  D      If not owner, authorization provided?    4 Enhancements Total Cost Policy  Max %  Policy  Max $  Amount  Requested  Amount  Approved  A  Façade:  (Section 4.3)    $ 50 %  $5,000 $  $  B  Interior Renovation:  (Section 4.4)    $ 50 % $5,000 $  $  C  Landscaping:  (Section 4.5)    $ 50 % $5,000 $  $  D  Lighting:  (Section 4.6)    $ 50 % $5,000 $  $  E  Parking / Driveways:  (Section 4.7)    $ 50 % $5,000 $  $  F  Pedestrian Amenities:  (Section 4.8)    $ 50 % $5,000 $  $  G  Signage:  (Section 4.9)    $ 50 % $500 $  $  H  Utilities:  (Section 4.10)    $ 50 % $5,000 $  $  I  Code Compliance:  (Section 4.11)    $ 50 % $5,000 $  $  J  Demolition:  (Section 4.12)    $ 50 % $5,000 $  $  K  (Max. Grant Per Policy = $5,000)   TOTAL PROPERTY ENHANCEMENT GRANT APPROVED:     L Describe any planned Non‐Grant Enhancements:       Sanger, Texas     ‐     Application for Property Enhancement Incentives     ‐     2020‐10‐15    ‐     Page 2 of 3    5 GRANT PRIORITIES (Section 5.0)   Yes  No  Preferred Area?  Notes  A     Downtown Sanger    B     Areas where greatest benefit obtained     Yes  No  Preferred Business?  Notes  C     Retail    D     Restaurant    E     Professional Office    F     Sales tax generating business    6 ATTACHMENTS / EXHIBITS   Yes  No  Item  Notes  A      Ownership documentation    B      Photos of existing conditions    C   Drawing, renderings, plans of the  proposed enhancements     D     Written description of the  enhancements including building  materials and color schemes     E   Construction cost estimates from two  contractors     F      Copy of the signed lease agreement  If Applicant is not property owner  G   Written support of the grant  application from the owner   If Applicant is not property owner  7 CONTRACTOR INFORMATION  A Contractor for:      Company Name:     Contact Person:   Title:     Address:     Wk Phone:  Cell:   Fax:     Email:   Website:   B Contractor for:     Company Name:     Contact Person:   Title:     Address:     Wk Phone:  Cell:   Fax:     Email:   Website:   C Contractor for:     Company Name:     Contact Person:   Title:     Address:     Wk Phone:  Cell:   Fax:     Email:   Website:   D Contractor for:     Company Name:     Contact Person:   Title:     Address:     Wk Phone:  Cell:   Fax:     Email:   Website:      Sanger, Texas     ‐     Application for Property Enhancement Incentives     ‐     2020‐10‐15    ‐     Page 3 of 3    8 Applicant / Owner Certifications:  In accordance with Resolution # __‐____ adopting the Property  Enhancement Incentives Policy, the undersigned do hereby certify the following:  A Section 7.1 ‐ Application Accuracy:  The information provided in the Application, and all that may have  been affixed thereto, is true and correct, and that the City / Board may rely on all of the information therein  contained, and all that may have been affixed thereto, as being true and correct.  B Section 7.2 ‐ Compliance:  I (we) certify that I am (we are) solely responsible for all safety conditions and  compliance with all safety regulations, building codes, ordinance and other applicable regulations.  Neither  approval of an Application nor payment of a Property Enhancement Grant upon completion of the project  shall constitute approval of the project by any City department, Board Member or Staff or a waiver by the  City of any safety regulation, building code, ordinance or other applicable regulation.  C Section 7.3 ‐ Insurance:  I (we) certify that I (we) maintain sufficient insurance coverage for property  damage and personal injury liability relating to the project.  D Section 7.4 ‐ Maintenance:  I (we) certify that the Enhancements, once approved by the City shall be  maintained for a period of three (3) years from the date of payment.  No changes shall be made without  prior written approval from the City.    E Section 7.5 ‐ Discretionary Rights:  I (we) certify that I (we) acknowledge that the City has the absolute right  of discretion in deciding whether or not to approve a matching Grant relative to the Application, whether or  not such discretion is deemed arbitrary or without basis in fact, including the right to approve or disapprove  a Grant on terms and conditions that are contrary to the guidelines of this Policy.  F Section 7.6 ‐ Policy Promotion:  I (we) authorize the City to use an approved project to promote the merits  of this Policy, including but not limited to displaying a sign at the Property or Business during and within  thirty (30) days after construction, and using photographs and descriptions of the project in distribution  material, press releases, social media and on the City’s website.  G Section 7.7 ‐ Indemnification:  I (we) certify that I am (we are) solely responsible for overseeing the work,  and will not seek to hold the City, the Board, and / or their agents, employees, officers, and / or directors  liable for any property damage, personal injury, or other loss related in any way to this Policy, and by  submission of an Application, agree to indemnify the City, the Board and / or their agents, employees,  officers, and / or directors from any claims or damages resulting from the project, including reasonable  attorney fees.  9 I (we) hereby affirm the Certifications noted above and approve this Application for Property  Enhancement incentives and the Enhancements identified herein.  Property Owner  Applicant / Business Representative  Company:     Company:   Signed:       Signed:   Name:     Name:   Title:     Title:   W:   C:    W:   C:   EM:     EM:   Address:       Address:       4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARD AGENDA MEMO AGENDA ITEM NO. 4. AGENDA MEETING DATE: October 27, 2020 TO: Shani Bradshaw, 4B FROM: Shani Bradshaw, Director of Economic Development ITEM/CAPTION: Review Monthly Reports A. Financial Reports B. Sales Tax Report C. Director Update AGENDA TYPE: Work Session ACTION REQUESTED:   BACKGROUND: LEGAL/BOARD COMMISSION RECOMMENDATIONS/CITIZEN NOTICE FEEDBACK: FINANCIAL SUMMARY ­ FUNDING/FISCAL IMPACT: FUNDS: STAFF RECOMMENDATION/ACTION DESIRED: ATTACHMENTS: Description Upload Date Type 4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARD AGENDA MEMOAGENDA ITEM NO. 4.AGENDA MEETING DATE: October 27, 2020TO: Shani Bradshaw, 4BFROM: Shani Bradshaw, Director of Economic DevelopmentITEM/CAPTION:Review Monthly ReportsA. Financial ReportsB. Sales Tax ReportC. Director UpdateAGENDA TYPE: Work SessionACTION REQUESTED:  BACKGROUND:LEGAL/BOARD COMMISSION RECOMMENDATIONS/CITIZEN NOTICE FEEDBACK:FINANCIAL SUMMARY ­ FUNDING/FISCAL IMPACT:FUNDS:STAFF RECOMMENDATION/ACTION DESIRED: ATTACHMENTS: Description Upload Date Type Balance Sheet ­ September 2020 10/21/2020 Cover Memo Revenue Expense Report ­ September 2020 10/21/2020 Cover Memo Trial Balance Report ­ September 30, 2020 10/21/2020 Cover Memo Financial Report ­ September 30, 2020 10/21/2020 Cover Memo Monthly Sales Tax Report ­ September 30, 2020 10/22/2020 Cover Memo 10-21-2020 01:23 PM CITY OF SANGER PAGE: 1 BALANCE SHEET AS OF: SEPTEMBER 30TH, 2020 42 -4B CORPORATION ACCOUNT # ACCOUNT DESCRIPTION BALANCE _____________________________________________________________________________________________ ASSETS ====== 42-00-1000 CLAIM ON CASH 1,038,364.15 42-00-1010 CKG - 4B CASH (2379694) 194,402.15 42-00-1013 CD - 4B #653500 22,094.06 42-00-1014 CD - 4B #659924 21,850.62 42-00-1015 CD - 4B #664243 21,946.20 42-00-1016 CD - 4B #673277 21,899.57 42-00-1017 CD - 4B #686115 21,918.55 42-00-1018 CD - 4B #689521 21,839.15 42-00-1019 CD - 4B #694371 21,913.05 42-00-1020 CD - 4B #697230 22,027.64 42-00-1021 CD - 4B #699934 21,940.16 42-00-1022 CD - 4B #702285 21,740.80 42-00-1023 CD - 4B #706078 21,640.63 42-00-1024 CD - 4B #720097 21,377.59 42-00-1025 CD - 4B #720119 21,412.74 42-00-1153 SALES TAX RECEIVABLE 4,052.29 1,520,419.35 TOTAL ASSETS 1,520,419.35 ============== LIABILITIES =========== 42-00-2000 ACCOUNTS PAYABLE CONTROL 10,000.00 42-00-2900 ENCUMBRANCE ( 38,007.50) 42-00-2910 RESERVE FOR ENCUMBRANCE 38,007.50 TOTAL LIABILITIES 10,000.00 EQUITY ====== 42-00-3015 FUND BALANCE - RESTRICTED 1,230,487.72 TOTAL BEGINNING EQUITY 1,230,487.72 TOTAL REVENUE 529,609.13 TOTAL EXPENSES 249,677.50 TOTAL REVENUE OVER/(UNDER) EXPENSES 279,931.63 TOTAL EQUITY & REV. OVER/(UNDER) EXP. 1,510,419.35 TOTAL LIABILITIES, EQUITY & REV.OVER/(UNDER) EXP. 1,520,419.35 ============== 10-21-2020 01:24 PM CITY OF SANGER PAGE: 1 REVENUE & EXPENSE REPORT (UNAUDITED) AS OF: SEPTEMBER 30TH, 2020 42 -4B CORPORATION FINANCIAL SUMMARY % OF YEAR COMPLETED: 100.00 CURRENT CURRENT PRIOR YEAR Y-T-D Y-T-D BUDGET % OF BUDGET PERIOD PO ADJUST. ACTUAL ENCUMBRANCE BALANCE BUDGET ___________________________________________________________________________________________________________________________________ REVENUE SUMMARY TAXES 385,000.00 33,207.95 0.00 524,430.39 0.00 ( 139,430.39 136.22 INTEREST 1,000.00 373.17 0.00 5,178.74 0.00 ( 4,178.74 517.87 TOTAL REVENUES 386,000.00 33,581.12 0.00 529,609.13 0.00 ( 143,609.13 137.20 EXPENDITURE SUMMARY 74-TRANSFERS 237,500.00 0.00 0.00 237,500.00 0.00 0.00 100.00 76-4B FUND 90,000.00 11,162.50 0.00 12,177.50 38,007.50 39,815.00 55.76 ___________________________________________________________________________________________________________________________________ TOTAL EXPENDITURES 327,500.00 11,162.50 0.00 249,677.50 38,007.50 39,815.00 87.84 REVENUE OVER/(UNDER) EXPENDITURES 58,500.00 22,418.62 0.00 279,931.63 ( 38,007.50)( 183,424.13 413.55 10-21-2020 01:24 PM CITY OF SANGER PAGE: 2 REVENUE & EXPENSE REPORT (UNAUDITED) AS OF: SEPTEMBER 30TH, 2020 42 -4B CORPORATION FINANCIAL SUMMARY % OF YEAR COMPLETED: 100.00 CURRENT CURRENT PRIOR YEAR Y-T-D Y-T-D BUDGET % OF REVENUES BUDGET PERIOD PO ADJUST. ACTUAL ENCUMBRANCE BALANCE BUDGET ___________________________________________________________________________________________________________________________________ TAXES 00-4325 STATE SALES TAX 385,000.00 33,207.95 0.00 524,430.39 0.00 ( 139,430.39 136.22 TOTAL TAXES 385,000.00 33,207.95 0.00 524,430.39 0.00 ( 139,430.39 136.22 INTEREST 00-4800 INTEREST INCOME 1,000.00 373.17 0.00 5,178.74 0.00 ( 4,178.74 517.87 TOTAL INTEREST 1,000.00 373.17 0.00 5,178.74 0.00 ( 4,178.74 517.87 ___________________________________________________________________________________________________________________________________ TOTAL REVENUES 386,000.00 33,581.12 0.00 529,609.13 0.00 ( 143,609.13 137.20 ============== ============ ============ ============= ============ ============ ====== 10-21-2020 01:24 PM CITY OF SANGER PAGE: 3 REVENUE & EXPENSE REPORT (UNAUDITED) AS OF: SEPTEMBER 30TH, 2020 42 -4B CORPORATION 74-TRANSFERS % OF YEAR COMPLETED: 100.00 CURRENT CURRENT PRIOR YEAR Y-T-D Y-T-D BUDGET % OF DEPARTMENTAL EXPENDITURES BUDGET PERIOD PO ADJUST. ACTUAL ENCUMBRANCE BALANCE BUDGET ___________________________________________________________________________________________________________________________________ 74-TRANSFERS 74-7403 TRANSFER TO DSF 212,500.00 0.00 0.00 212,500.00 0.00 0.00 100.00 74-7441 TRANSFER TO 4A (ADMIN) 25,000.00 0.00 0.00 25,000.00 0.00 0.00 100.00 TOTAL 74-TRANSFERS 237,500.00 0.00 0.00 237,500.00 0.00 0.00 100.00 ___________________________________________________________________________________________________________________________________ TOTAL 74-TRANSFERS 237,500.00 0.00 0.00 237,500.00 0.00 0.00 100.00 10-21-2020 01:24 PM CITY OF SANGER PAGE: 4 REVENUE & EXPENSE REPORT (UNAUDITED) AS OF: SEPTEMBER 30TH, 2020 42 -4B CORPORATION 76-4B FUND % OF YEAR COMPLETED: 100.00 CURRENT CURRENT PRIOR YEAR Y-T-D Y-T-D BUDGET % OF DEPARTMENTAL EXPENDITURES BUDGET PERIOD PO ADJUST. ACTUAL ENCUMBRANCE BALANCE BUDGET ___________________________________________________________________________________________________________________________________ 52-SUPPLIES AND MATERIALS ______________ ____________ ____________ _____________ ____________ ____________ ______ 53-MAINTENANCE AND OPERAT ______________ ____________ ____________ _____________ ____________ ____________ ______ 54-CONTRACT SERVICES 76-5425 LEGAL EXPENSE 500.00 0.00 0.00 185.00 0.00 315.00 37.00 76-5455 COMPREHENSIVE PLAN UPDATE 40,000.00 1,162.50 0.00 1,992.50 38,007.50 0.00 100.00 76-5457 BUSINESS RELIEF PROGRAM 25,000.00 10,000.00 0.00 10,000.00 0.00 15,000.00 40.00 TOTAL 54-CONTRACT SERVICES 65,500.00 11,162.50 0.00 12,177.50 38,007.50 15,315.00 76.62 61-CAPITAL OUTLAY 76-6116 COMMUNITY PROJECTS 24,500.00 0.00 0.00 0.00 0.00 24,500.00 0.00 TOTAL 61-CAPITAL OUTLAY 24,500.00 0.00 0.00 0.00 0.00 24,500.00 0.00 65-CAPITAL PROJECTS ______________ ____________ ____________ _____________ ____________ ____________ ______ 70-DEBT PAYMENTS ______________ ____________ ____________ _____________ ____________ ____________ ______ 74-TRANSFERS ______________ ____________ ____________ _____________ ____________ ____________ ______ ___________________________________________________________________________________________________________________________________ TOTAL 76-4B FUND 90,000.00 11,162.50 0.00 12,177.50 38,007.50 39,815.00 55.76 TOTAL EXPENDITURES 327,500.00 11,162.50 0.00 249,677.50 38,007.50 39,815.00 87.84 ============== ============ ============ ============= ============ ============ ====== ** REVENUE OVER(UNDER) EXPENDITURES ** 58,500.00 22,418.62 0.00 279,931.63 ( 38,007.50)( 183,424.13 413.55 10-21-2020 01:23 PM CITY OF SANGER PAGE: 1 BASE TRIAL BALANCE AS OF: SEPTEMBER 30TH, 2020 42 -4B CORPORATION *** MONTH TO DATE *** *** YEAR TO DATE *** ACCT# ACCOUNT NAME DEBITS CREDITS DEBITS CREDITS ______________________________________________________________________________________________________________________ ASSETS ====== 42-00-1000 CLAIM ON CASH 40,725.60 1,038,364.15 42-00-1010 CKG - 4B CASH (2379694) 270.51 194,402.15 42-00-1013 CD - 4B #653500 2.81 22,094.06 42-00-1014 CD - 4B #659924 2.79 21,850.62 42-00-1015 CD - 4B #664243 2.80 21,946.20 42-00-1016 CD - 4B #673277 2.79 21,899.57 42-00-1017 CD - 4B #686115 2.79 21,918.55 42-00-1018 CD - 4B #689521 13.87 21,839.15 42-00-1019 CD - 4B #694371 13.91 21,913.05 42-00-1020 CD - 4B #697230 13.98 22,027.64 42-00-1021 CD - 4B #699934 13.93 21,940.16 42-00-1022 CD - 4B #702285 13.80 21,740.80 42-00-1023 CD - 4B #706078 13.74 21,640.63 42-00-1024 CD - 4B #720097 2.72 21,377.59 42-00-1025 CD - 4B #720119 2.73 21,412.74 42-00-1153 SALES TAX RECEIVABLE 76,272.70 4,052.29 ______________ TOTAL ASSETS 41,098.77 76,272.70 1,520,419.35 0.00 ============== ============== ============== ============== LIABILITIES =========== 42-00-2000 ACCOUNTS PAYABLE CONTROL 9,815.00 10,000.00 42-00-2900 ENCUMBRANCE 1,162.50 38,007.50 42-00-2910 RESERVE FOR ENCUMBRANCE 1,162.50 38,007.50 42-00-2950 DUE TO GENERAL FUND 67,407.55 0.00 ______________ TOTAL LIABILITIES 68,570.05 10,977.50 38,007.50 48,007.50 ============== ============== ============== ============== FUND BALANCE ============ 42-00-3015 FUND BALANCE - RESTRICTED 0.00 1,230,487.72 TOTAL EQUITY/FUND BALANCE 0.00 0.00 0.00 1,230,487.72 ============== ============== ============== ============== REVENUES ======== 42-00-4325 STATE SALES TAX 33,207.95 524,430.39 42-00-4800 INTEREST INCOME 373.17 5,178.74 TOTAL REVENUES 0.00 33,581.12 0.00 529,609.13 ============== ============== ============== ============== 10-21-2020 01:23 PM CITY OF SANGER PAGE: 2 BASE TRIAL BALANCE AS OF: SEPTEMBER 30TH, 2020 42 -4B CORPORATION *** MONTH TO DATE *** *** YEAR TO DATE *** ACCT# ACCOUNT NAME DEBITS CREDITS DEBITS CREDITS ______________________________________________________________________________________________________________________ EXPENDITURES (CONT) ==================== EXPENDITURES ============ 42-74-7403 TRANSFER TO DSF 0.00 212,500.00 42-74-7441 TRANSFER TO 4A (ADMIN) 0.00 25,000.00 42-76-5425 LEGAL EXPENSE 0.00 185.00 42-76-5455 COMPREHENSIVE PLAN UPDATE 1,162.50 1,992.50 42-76-5457 BUSINESS RELIEF PROGRAM 10,000.00 10,000.00 ______________ TOTAL EXPENDITURES 11,162.50 0.00 249,677.50 0.00 ============== ============== ============== ============== ______________________________________________________________________________________________________________________ *** TOTALS BALANCE *** 120,831.32 120,831.32 1,808,104.35 1,808,104.35 ============== ============== ============== ============== *** END OF REPORT *** Percent Budget Actual of Budget Revenue Sales Tax 385,000 524,430 136% Interest Income 1,000 5,179 518% Total Revenue 386,000 529,609 137% Expenditures Transfer to 4A 25,000 25,000 100% Transfer to Debt Service Fund 212,500 212,500 100% Community Projects 25,000 - 0% Legal Expenses 500 185 Business Relief Program 25,000 10,000 40% Special Projects - Comprehensive Plan 40,000 1,993 5% Total Expenditures 328,000 249,678 76% Revenues Over Expenditures 58,000 279,932 Cash in Bank - Checking 194,402 Certificate of Deposit 283,600 Claim on Cash 1,038,364 Total Cash 1,516,366 September 30, 2020 Fund 4B Sanger Texas Development Corporation Month 2015 Total 2016 Total 2017 Total 2018 Total 2019 Total 2020 Total OCT 26,843 26,843 29,528 29,528 33,532 33,532 36,117 36,117 35,425 35,425 41,961 41,961 NOV 31,897 58,740 36,744 66,272 36,725 70,257 38,951 75,068 36,853 72,278 42,075 84,036 DEC 28,786 87,526 30,055 96,327 37,133 107,390 32,669 107,737 36,420 108,698 44,092 128,128 JAN 41,810 129,336 28,916 125,243 32,386 139,776 34,264 142,001 33,403 142,102 27,585 155,713 FEB 38,909 168,245 35,203 160,446 42,385 182,161 48,966 190,967 36,966 179,068 70,059 225,772 MAR 29,841 198,086 30,091 190,537 34,273 216,434 32,712 223,679 32,428 211,496 40,966 266,738 APR 29,329 227,415 31,321 221,858 29,088 245,522 28,440 252,119 32,984 244,481 35,736 302,474 MAY 33,641 261,056 34,401 256,259 42,345 287,867 39,427 291,546 43,134 287,615 41,692 344,166 JUN 29,030 290,086 32,746 289,005 30,853 318,720 31,811 323,357 36,456 324,071 50,482 394,647 JUL 27,800 317,886 32,803 321,808 35,710 354,430 34,802 358,159 36,977 361,048 49,189 443,837 AUG 35,487 353,373 37,628 359,436 42,725 397,155 39,661 397,820 42,598 403,646 47,386 491,222 SEP 33,366 386,739 31,646 391,082 38,361 435,516 38,280 436,100 38,860 442,506 42,073 442,506 TOTAL 386,739 386,739 391,082 391,082 435,516 435,516 436,100 436,100 442,506 442,506 533,295 533,295 BUDGET 320,000 66,739 362,500 28,582 362,500 73,016 385,000 51,100 385,000 57,506 385,000 148,295 Actual Actual %Actual Actual % 2019 2020 Change 2019 2020 Change 42,598 47,386 11.2%403,646 491,222 21.7% Year to Date 4A & 4B SALES TAX REVENUE REPORT AugustSales Tax Collection 386,739 391,082 435,516 436,100 442,506 533,295 0 100,000 200,000 300,000 400,000 500,000 600,000 2015 2016 2017 2018 2019 2020 TOTAL REVENUE 2015-2020 4B ECONOMIC DEVELOPMENT BOARD AGENDA MEMO AGENDA ITEM NO. 5. AGENDA MEETING DATE: October 27, 2020 TO: Shani Bradshaw, 4B FROM:  ITEM/CAPTION: Future Agenda Items and Meetings Board members shall not comment upon, deliberate, or discuss any item that is not on the agenda. AGENDA TYPE:  ACTION REQUESTED:   BACKGROUND: LEGAL/BOARD COMMISSION RECOMMENDATIONS/CITIZEN NOTICE FEEDBACK: FINANCIAL SUMMARY ­ FUNDING/FISCAL IMPACT: FUNDS: STAFF RECOMMENDATION/ACTION DESIRED: